Cómo configurar los Planes de Acción en Clima y Desempeño

Los Planes de Acción son una herramienta fundamental para impulsar el desarrollo y la mejora continua en tu organización. Para aprovechar al máximo su potencial, es necesario configurarlos correctamente dentro de los módulos de Clima y Desempeño.

Esta guía te mostrará, paso a paso, cómo habilitar y personalizar los Planes de Acción en cada uno de estos módulos para adaptarlos a las necesidades de tus equipos.

1. Configuración en el Módulo de Clima

Para comenzar a utilizar los Planes de Acción en tus encuestas de Clima, primero debes activar y ajustar las configuraciones generales del módulo.

Habilitación del Módulo

El primer paso es activar la funcionalidad dentro de tu encuesta de Clima.

1. Dirígete a la sección Configuración de tu encuesta.
2. En el menú lateral, selecciona Planes de Acción.
3. Activa la opción Habilitar módulo de planes de acción.

Configuraciones Generales

Una vez habilitado el módulo, encontrarás una serie de opciones generales que te permitirán personalizar su comportamiento:

• Mostrar planes de acción en módulo superior: Activa esta opción si quieres que los planes de acción creados en este proceso sean visibles en el módulo principal de "Planes de Acción", accesible desde el menú lateral de la plataforma.
• Habilitar plan de acción libre: Por defecto, cada plan de acción debe estar asociado a una dimensión específica de la encuesta de Clima. Si activas esta opción, permitirás la creación de planes sin necesidad de vincularlos a una dimensión.
• Habilitar envío de recordatorios de planes de acción: Al activar esta función, el sistema enviará recordatorios automáticos a los responsables de los planes de acción que no hayan sido completados.

Configuración del Progreso Automático

Puedes automatizar el seguimiento de los planes de acción vinculando su estado al avance de las subtareas.

Para ello, activa la opción Habilitar el estado automático de planes de acción. Cuando esta función está habilitada, el estado del plan (Por Realizar, En Curso, Realizado) se actualizará automáticamente a medida que se completen sus subtareas. Es importante destacar que, con esta configuración, el estado no podrá ser modificado de forma manual.

Configuración de Campos del Plan de Acción

Puedes definir qué información será visible y cuál será obligatoria al momento de crear un plan de acción. En la sección de configuración, encontrarás una tabla para personalizar los siguientes campos:

• Responsable: La persona encargada de ejecutar el plan.
• Fecha de revisión: La fecha límite para completar el plan.
• Título: El nombre que identifica al plan de acción.
• Comentarios: Un espacio para añadir contexto o notas adicionales.
• Descripción: Un detalle más extenso sobre el objetivo del plan.
• Archivos adjuntos: Permite subir documentos de apoyo.
• Tareas: Habilita la creación de subtareas dentro del plan de acción.
• Rol actual o futuro: Campo para especificar el rol asociado al plan.
• Métrica: Permite definir un indicador para medir el éxito del plan.
• Tipo de plan de acción: Clasificación del plan (ej: Desarrollo, Mejora de Procesos).

Para cada campo, puedes marcar la casilla Visible si quieres que aparezca en el formulario de creación, y seleccionar Sí en la columna Obligatorio si necesitas que se complete obligatoriamente.

2. Configuración en el Módulo de Desempeño

En el módulo de Desempeño, puedes enriquecer las evaluaciones vinculando los Planes de Acción de procesos anteriores, permitiendo dar seguimiento a compromisos que aún no se han completado.

Vinculación de Planes de Acción de Procesos Anteriores

Sigue estos pasos para conectar los planes de un proceso antiguo a tu evaluación de desempeño actual:

1. Dentro de tu proceso de Desempeño, dirígete a Configuración.
2. En el menú lateral, busca y selecciona Procesos Vinculados.
3. Haz clic en el menú desplegable y selecciona la encuesta de Clima o el proceso de Desempeño anterior que contiene los planes de acción que deseas vincular.

Una vez vinculado, durante la etapa de feedback de la evaluación de desempeño, tanto el evaluador como el evaluado podrán ver una sección con los planes de acción del proceso anterior que se encuentren pendientes de completar.

3. Tarea Avanzada: Carga Masiva de Planes de Acción (Módulo de Clima)

Si necesitas crear o actualizar un gran volumen de planes de acción de una sola vez, puedes utilizar la herramienta de carga masiva a través de un archivo Excel.

1. En la configuración de Planes de Acción del módulo de Clima, haz clic en "Descargue la plantilla de planes de acción aquí". Se descargará un archivo Excel.
2. Abre el archivo y completa las columnas con la información requerida:
   • responsable / creador: Ingresa el identificador (identifier) del usuario.
   • dimensión: El código de la dimensión de la encuesta a la que se asocia el plan.
   • título: El nombre del plan de acción.
   • código de área: El código del área responsable.
   • estado: El estado actual del plan (Por Realizar, En Curso, Realizado).
   • commitment_id: Importante: deja esta columna en blanco si estás creando nuevos planes de acción. Si estás actualizando planes existentes, asegúrate de mantener el ID que aparece en la plantilla.
3. Una vez que tu archivo esté listo, vuelve a la plataforma y haz clic en el botón "Importar vía excel" para subirlo.

El sistema procesará el archivo y creará o actualizará los planes de acción correspondientes.