Cómo descargar reportes y archivos

En el módulo de Encuestas y Formularios, tienes la flexibilidad de descargar tanto los datos de las respuestas (en formato Excel) como los archivos adjuntos que los participantes hayan subido durante la encuesta.

Puedes realizar estas descargas de dos maneras principales:

• Individualmente: Obteniendo la información de un participante específico.
• Por área: Descargando de forma masiva los datos o archivos de todos los colaboradores de un área determinada.

A continuación, te explicamos el paso a paso para cada método.

Cómo descargar archivos y reportes de un participante específico

Este método es ideal cuando necesitas revisar en detalle la información de un solo colaborador.

Permisos necesarios: Solo los administradores de la encuesta pueden realizar esta acción.

Sigue estos pasos:

1. Navega hasta el listado de participantes. Puedes hacerlo desde dos rutas:
   • Ingresando a la sección Monitoreo de tu encuesta.
   • Ingresando a Configuración y luego a la pestaña Participantes.
2. Busca al colaborador cuyo reporte deseas descargar y haz clic sobre su nombre para acceder a su perfil dentro de la encuesta.
3. Una vez en su perfil, dirígete a la pestaña Resultados individuales.
4. En esta sección encontrarás dos opciones de descarga:
   • Descargar reporte: Al hacer clic, obtendrás un archivo Excel con el detalle de todas las respuestas que entregó ese participante.
   • Descargar archivos adjuntos: Esta opción generará una carpeta comprimida (.zip) con todos los documentos o imágenes que el colaborador haya subido en las preguntas de tipo "Archivo".

Método de entrega:

• Si el volumen de archivos es pequeño, la descarga se iniciará directamente en tu navegador.
• Si el tamaño es considerable, el sistema te enviará un correo electrónico con el enlace para la descarga.

Cómo descargar archivos y reportes de un área completa

Utiliza este método para obtener la información consolidada de todos los miembros de un área, incluyendo sus sub-áreas.

Permisos necesarios: Disponible para administradores y managers con permiso de "Ver los resultados".

Sigue estos pasos:

1. Dirígete a la sección de Reportes dentro de tu encuesta.
2. En el selector de áreas ubicado en la parte superior, elige el área de la cual deseas obtener la información.
3. Haz clic en el botón Acciones, ubicado en la esquina superior derecha.
4. En el menú desplegable, selecciona la opción que necesites:
   • Descargar reporte en Excel: Para obtener los datos de las respuestas de todos los participantes del área seleccionada.
   • Descargar archivos: Para obtener una carpeta comprimida (.zip) con todos los archivos adjuntos subidos por los participantes de esa área.

Método de entrega:

• Para descargas por área, el sistema siempre generará los archivos y te enviará un correo electrónico con el enlace de descarga, ya que el volumen de información suele ser mayor.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Qué formatos de archivo puedo esperar al descargar? 

R: Cuando descargas los datos de las respuestas, obtendrás un archivo en formato Excel. Si descargas los archivos adjuntos subidos por los participantes, recibirás una carpeta comprimida en formato .zip.

P: Solicité la descarga de los archivos de un área completa pero no he recibido el correo, ¿qué debo hacer? 

R: La generación de los archivos para un área completa puede tardar algunos minutos, especialmente si contiene mucha información. Te recomendamos revisar tu bandeja de correo no deseado (spam). Si después de un tiempo prudente no lo has recibido, contacta al equipo de soporte.

P: ¿Por qué no veo la opción para descargar los archivos de un participante? 

R: La opción para descargar archivos y reportes desde el perfil de un participante ("Resultados individuales") está disponible únicamente para los usuarios con rol de administrador de la encuesta.