Cómo gestionar invitaciones y recordatorios 

Como administrador o manager de una encuesta, puedes gestionar el envío de comunicaciones para activar la participación de los colaboradores. La plataforma te permite enviar invitaciones para iniciar la encuesta y recordatorios para incentivar a quienes aún no la han completado.

A continuación, te explicamos cómo realizar cada acción.

Diferencia clave: Invitación vs. Recordatorio

Para gestionar tus comunicaciones de forma efectiva, es importante que sepas a quién se dirige cada tipo de mensaje:

• Invitaciones: Se envían exclusivamente a los participantes que se encuentran en estado "Sin invitar". Son el punto de partida para que comiencen a responder.
• Recordatorios: Se envían a los participantes que ya recibieron la invitación pero aún no finalizan, es decir, aquellos en estado "Por comenzar" o "En progreso".

Cómo Enviar Invitaciones

Sigue estos pasos para invitar a los participantes que aún no han recibido la comunicación inicial:

1. Dentro de tu encuesta, dirígete a la sección de Monitoreo.
2. Haz clic en el botón Filtrar.
3. Establece la siguiente condición de filtrado:
   • Campo: Estado
   • Condición: Es igual a
   • Valor: No comenzado
4. Haz clic en Filtrar para aplicar la condición. La tabla mostrará únicamente a los participantes que aún no han sido invitados.
5. Selecciona a todos los participantes filtrados. Puedes hacerlo rápidamente haciendo clic en la flecha gris junto a la columna "Nombre" y eligiendo la opción Seleccionar todo.
6. Abre el menú desplegable Acciones y selecciona Enviar invitación.

Selección del Canal y Mensaje

Una vez que inicies el envío, la plataforma te pedirá que elijas el canal de comunicación:

• Correo electrónico: Se abrirá un editor de texto con el contenido que configuraste previamente. Podrás realizar ajustes de último momento antes de hacer clic en Enviar.
• WhatsApp: Se mostrará una vista previa del mensaje predefinido. Simplemente haz clic en Enviar para confirmar.

Tras la confirmación, la plataforma te notificará a cuántas personas se les envió la invitación correctamente.

Cómo Enviar Recordatorios

Para motivar a los participantes que ya fueron invitados pero no han finalizado, sigue estos pasos:

1. En la sección de Monitoreo, haz clic en Filtrar.
2. Establece la siguiente condición para excluir a quienes ya terminaron:
   • Campo: Estado
   • Condición: No es igual a
   • Valor: Finalizado
3. Aplica el filtro y selecciona a todos los participantes que aparecen en la lista.
4. Abre el menú Acciones y elige la opción Enviar recordatorio.
5. Al igual que con las invitaciones, podrás seleccionar el canal (Correo electrónico o WhatsApp) y confirmar el envío.

Nota Importante sobre WhatsApp

Para poder utilizar la opción de WhatsApp, deberás consultar con tu Project Manager (PM), ya que esta funcionalidad puede tener costos asociados por mensaje y debe ser configurada previamente.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Qué sucede si selecciono a un participante que ya finalizó la encuesta al intentar enviar un recordatorio?

R: La plataforma está diseñada para enviar recordatorios únicamente a los participantes con estado "Por comenzar" o "En progreso". Si en tu selección se incluye a alguien que ya finalizó, el sistema simplemente lo ignorará y no le enviará la comunicación.