Cómo gestionar los accesos y permisos

Para garantizar la seguridad de los datos y delegar responsabilidades de manera efectiva, el módulo de Encuestas y Formularios te permite asignar roles y permisos específicos a distintos usuarios. En esta guía, te explicamos qué roles existen y cómo puedes gestionarlos paso a paso.

Comprendiendo los roles de usuario

Dentro de cada encuesta, puedes asignar dos tipos de roles principales: Administrador y Manager. La diferencia fundamental radica en el alcance de sus permisos.

Rol de Administrador

Los usuarios con este rol tienen acceso total y sin restricciones a todas las funcionalidades de la encuesta. Su objetivo es tener el control completo del proceso, desde la creación hasta el análisis final.

Un Administrador puede:

• Configurar la encuesta y gestionar a los participantes.
• Revisar y administrar el monitoreo de participación.
• Consultar todos los resultados de todas las áreas y subáreas, sin excepción.
• Visualizar y crear planes de acción.
• Otorgar y modificar los accesos y permisos de otros usuarios.

Rol de Manager

Los usuarios con rol de Manager tienen un acceso limitado y granular, enfocado en la gestión de áreas específicas. Este rol es ideal para líderes de equipo o responsables de área que solo necesitan ver la información correspondiente a sus equipos.

Los permisos de un Manager se definen por cada área asignada y pueden incluir:

• Ver los resultados: Acceder a los reportes de resultados del área asignada.
• Ver monitoreo: Visualizar el avance de la participación en el área.
• Incluir subáreas: Acceder tanto al área principal como a todas las que dependen de ella en la jerarquía.
• Ver planes de acción: Visualizar los planes de acción creados para el área.
• Permitir administración: Gestionar los datos de los participantes y el monitoreo por persona (no solo por área).

Guía para gestionar los permisos

Puedes asignar, modificar o eliminar permisos fácilmente desde la pestaña "Accesos y permisos", disponible dentro de la configuración de tu encuesta.

Cómo crear un nuevo acceso y permisos

1. Dentro de la pestaña “Accesos y permisos”, haz clic en el botón “Crear usuario”.
2. Utiliza el buscador para encontrar y seleccionar al colaborador al que deseas dar permisos.
3. Elige el rol que le asignarás: Administrador (acceso total) o Manager (acceso restringido).
4. Si seleccionas Manager, define a qué áreas tendrá acceso y activa los permisos específicos que le otorgarás para cada una (ver resultados, monitoreo, etc.).
5. Haz clic en Guardar cambios.

Cómo modificar los permisos de un usuario existente

1. En el listado de usuarios con permisos, busca a la persona que deseas modificar y haz clic en el botón “Editar”.
2. Ajusta el rol, las áreas asignadas o los permisos específicos según sea necesario.
3. Haz clic en Guardar cambios para aplicar las modificaciones.

Cómo eliminar los permisos de un usuario

1. Selecciona al usuario que deseas eliminar marcando la casilla a la izquierda de su nombre.
2. Haz clic en la lista desplegable "Usuarios" y elige la opción "borrar usuario".
3. Confirma la acción. El usuario perderá su rol en la encuesta, pero no será eliminado de la plataforma ni del listado de participantes.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué sucede si elimino los permisos de un usuario? ¿Se borra como participante de la encuesta o de la empresa? 

R: Al eliminar los permisos, el usuario solo pierde su rol de Administrador o Manager en esa encuesta específica. Esta acción no lo elimina como participante (si es que está respondiendo la encuesta) ni lo borra de la plataforma de Rankmi.

P: ¿Cuál es la diferencia clave entre los permisos de Manager "Ver monitoreo" y "Permitir administración"? 

R: "Ver monitoreo" solo permite visualizar el avance de la participación en las áreas asignadas. En cambio, "Permitir administración" es un permiso más avanzado que también le autoriza a gestionar los datos de los participantes (como enviar recordatorios o reiniciar encuestas) dentro de esas mismas áreas.

P: Si a un Manager se le asigna un área, ¿puede ver también los datos de las sub-áreas que dependen de ella? R: Solo si se le otorga el permiso "Incluir subáreas". De lo contrario, su acceso estará limitado únicamente a los datos del área principal asignada, sin visibilidad sobre las áreas que dependen de ella.