Cómo gestionar los accesos y permisos del módulo

Gestionar quién puede ver y administrar la información de tu encuesta de Clima es fundamental para asegurar la confidencialidad de los datos y el correcto desarrollo del proceso. En este artículo, te guiaremos paso a paso para que puedas configurar los roles y permisos de manera efectiva.

Tipos de Roles en el Módulo de Clima

En el módulo de Clima, existen dos roles principales que puedes asignar para gestionar el acceso a la información: Administrador y Manager.

Administrador

Un usuario con el rol de Administrador tiene acceso completo y sin restricciones a todas las funcionalidades del proceso de Clima. Sus principales atribuciones son:

• Configuración total: Puede editar todos los ajustes de la encuesta, gestionar la jerarquía y administrar a los participantes.
• Monitoreo completo: Tiene visibilidad sobre el avance de la encuesta en todas las áreas y subáreas.
• Acceso a todos los resultados: Puede revisar los resultados finales de toda la organización.
• Gestión de planes de acción: Tiene la capacidad de visualizar y crear planes de acción.
• Administración de permisos: Puede asignar, modificar y eliminar los permisos de otros usuarios dentro del proceso.

Manager

El rol de Manager está diseñado para otorgar un acceso limitado y enfocado en áreas específicas. Es ideal para líderes de equipo o gerentes que necesitan dar seguimiento a sus áreas sin tener acceso a la configuración global del proceso.

Al asignar este rol, puedes conceder los siguientes permisos de forma granular para cada área:

• Ver los resultados: Permite que el manager acceda a los reportes con los resultados finales del área asignada, siempre y cuando se cumpla el mínimo de respuestas.
• Ver monitoreo: Otorga acceso al monitoreo para visualizar el avance de la participación en tiempo real.
• Incluir subáreas: Permite que el manager no solo vea los datos de su área directa, sino también de todas las áreas que dependen jerárquicamente de ella.
• Ver planes de acción: Da visibilidad sobre los planes de acción creados para las áreas a las que tiene acceso.
• Permitir administración: Concede permisos avanzados al manager, como la capacidad de ver el detalle de los participantes en el monitoreo (no solo el avance por área) y gestionar sus datos.

Cómo Administrar los Permisos Paso a Paso

Puedes gestionar todos los accesos desde la pestaña Accesos y permisos dentro de la configuración de tu encuesta.

1. Crear y Asignar un Nuevo Rol

Si necesitas dar acceso a un nuevo usuario que no está en la lista, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el botón Crear usuario, ubicado en la esquina superior derecha.
2. Utiliza el buscador para encontrar al colaborador al que deseas dar permisos. Te recomendamos buscar por correo electrónico o RUT/DNI para mayor precisión.
3. Una vez seleccionado, elige el tipo de rol:
   • Administrador: El usuario tendrá acceso completo automáticamente.
   • Manager: Deberás configurar sus permisos específicos. Selecciona el área (o áreas) a las que tendrá acceso y marca las casillas correspondientes a los permisos que deseas otorgarle (ver resultados, monitoreo, etc.).
4. Finalmente, haz clic en Guardar Cambios.

2. Modificar Permisos Existentes

Si necesitas ajustar los permisos de un usuario que ya tiene un rol asignado:

1. Busca al usuario en el listado de la pestaña Accesos y permisos.
2. Haz clic en el botón Editar que se encuentra a la derecha.
3. Desde esta vista, podrás cambiar su rol de Manager a Administrador (o viceversa), ajustar las áreas asignadas o modificar los permisos específicos que tiene.
4. Recuerda guardar los cambios al finalizar.

3. Eliminar Permisos de un Usuario

Si un usuario ya no debe tener acceso al proceso:

1. Selecciona al colaborador marcando la casilla a la izquierda de su nombre.
2. En el menú desplegable Usuarios, selecciona la opción para eliminar sus permisos.
3. Confirma la acción.

Importante: Esta acción solo elimina los permisos del usuario para este proceso en particular, pero no lo borra de la plataforma Rankmi ni de otros procesos en los que participe.

4. Gestión Masiva y Comunicación

Para optimizar tu tiempo, puedes usar estas herramientas adicionales:

• Carga masiva desde Excel: Si necesitas asignar permisos a muchos usuarios a la vez, utiliza la opción Agregar desde Excel. La plataforma te proporcionará una plantilla para que puedas completar la información de áreas, roles y permisos de forma masiva.
• Enviar correo de invitación: Después de crear un nuevo acceso, puedes seleccionar al usuario y enviarle un correo electrónico de invitación directamente desde el menú Acciones, informándole sobre su nuevo rol en el proceso.

Consideraciones Importantes

• Permisos Globales vs. Permisos del Proceso: Ten en cuenta que un usuario con rol de Administrador de la plataforma (asignado desde el máster de personas) siempre tendrá acceso completo a todos los procesos, incluido el de Clima. Este permiso global prevalece sobre cualquier rol específico (como Manager) que le asignes dentro de la encuesta.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Un manager puede ver las respuestas individuales de los colaboradores de su área? 

R: No. Para proteger la confidencialidad, los resultados solo se muestran de forma agrupada. Un manager solo podrá ver los resultados de su área si se ha alcanzado el mínimo de respuestas configurado para el proceso.

P: Asigné a un manager para ver los resultados de su área, pero indica que no puede ver nada. ¿A qué se debe? 

R: Esto generalmente ocurre porque el área (o sus subáreas) aún no ha alcanzado el número mínimo de respuestas requerido para mostrar los resultados, garantizando así la confidencialidad de los participantes.

P: ¿Puedo otorgar a un usuario permiso para ver los resultados finales sin que pueda ver el monitoreo en tiempo real del proceso? 

R: Sí. Los permisos para "Ver monitoreo" y "Ver los resultados" son independientes y se pueden configurar por separado para cada manager.