Cómo crear y dar seguimiento a los planes de acción

Una vez que has analizado los resultados de tu encuesta de Clima, el siguiente paso es transformar esos datos en mejoras concretas. El módulo de Planes de Acción te permite crear, asignar y monitorear iniciativas para potenciar las fortalezas y abordar las oportunidades detectadas en tu equipo u organización.

Esta guía te mostrará cómo utilizar esta herramienta de manera efectiva.

Creación de un Plan de Acción

Puedes crear un plan de acción desde dos lugares dentro de la plataforma, aunque el camino principal y recomendado es a través de la pestaña "Planes de acción".

Ruta Principal: Desde la pestaña "Planes de acción"

1. Dirígete a la pestaña Planes de acción dentro de tu encuesta de Clima.
2. Haz clic en el botón "Crear plan de acción", ubicado en la esquina superior derecha.
3. Completa el formulario con la información clave de la iniciativa.

Ruta Alternativa: Desde el módulo "Reportes"

También puedes crear un plan de acción directamente desde los resultados de la encuesta, lo que te permite vincularlo de manera inmediata a una dimensión específica.

1. Ingresa al módulo de Reportes.
2. Navega hasta la dimensión o ítem sobre el cual deseas actuar.
3. Busca la opción para crear un plan de acción asociada a ese resultado.

Campos clave para crear un Plan de Acción

Al crear un nuevo plan, deberás completar un formulario con los siguientes campos fundamentales para asegurar que la iniciativa sea clara y medible:

• Título: Un nombre claro y descriptivo para el plan.
• Responsable: La persona encargada de ejecutar y liderar el plan.
• Fecha de revisión: La fecha límite o de seguimiento para el cumplimiento del plan.
• Tipo de plan de acción: Clasifica la naturaleza de la iniciativa.
• Dimensión: Asocia el plan a una dimensión específica de la encuesta para mayor trazabilidad. Si el administrador lo ha configurado, podrás crear un "plan de acción libre" sin asociarlo a una dimensión.
• Área: El área organizacional a la que impactará el plan.
• Otros campos del formulario: Dependiendo de la configuración de tu empresa, pueden existir campos adicionales para detallar el contexto, los objetivos o los recursos necesarios.

Seguimiento de los Planes de Acción

Una vez creados, es fundamental monitorear su avance. La pestaña Planes de acción te ofrece una vista centralizada con tres niveles de seguimiento:

1. Pestaña "Planes de acción": Es la vista principal. Aquí encontrarás un listado general de todos los planes de acción creados en el área que estás visualizando, junto con su estado actual (Por Realizar, En Curso, Realizado).
2. Pestaña "Subáreas": Esta vista te ofrece un resumen del estado de los planes de acción para cada una de las áreas que dependen jerárquicamente de la tuya (áreas hijas). Es ideal para que los líderes tengan una visión global del progreso de sus equipos.
3. Pestaña "Personas": Este apartado se enfoca en el seguimiento individual. Muestra un listado de cada persona designada como Responsable de un plan, permitiéndote ver rápidamente quién está a cargo de qué iniciativa.

Gestionar un Plan de Acción Existente

Para ver el detalle de una iniciativa específica o para actualizar su progreso, simplemente haz doble clic sobre el plan de acción en el listado. Esto abrirá una vista detallada donde podrás realizar las siguientes acciones:

• Modificar el estado: Puedes cambiar manualmente el estado del plan de "Por Realizar" a "En Curso" o "Realizado" para reflejar su avance.
• Agregar subtareas: Desglosa el plan en tareas más pequeñas y manejables, asignando responsables y fechas para cada una.
• Añadir comentarios: Deja notas, registra actualizaciones o comunícate con el equipo directamente en el plan para mantener un historial claro de la conversación y las decisiones tomadas.
• Eliminar subtareas: Si una tarea ya no es necesaria, puedes eliminarla para mantener el plan actualizado.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre el "Creador" y el "Responsable" de un plan de acción? 

R: El Creador es quien origina el plan (generalmente un líder o administrador). El Responsable es la persona designada para ejecutar las tareas del plan. Ambos pueden seguir el progreso, pero la ejecución recae en el Responsable.

P: ¿Es obligatorio asociar un plan de acción a una dimensión de la encuesta? 

R: No siempre. Si el administrador habilitó la opción de "plan de acción libre", puedes crearlo sin vincularlo a una dimensión específica, lo que es útil para iniciativas más generales.

P: ¿El "Responsable" recibe una notificación cuando se le asigna un nuevo plan de acción? 

R: Sí, la plataforma notifica automáticamente al usuario designado como Responsable para que esté al tanto de su nueva asignación y pueda comenzar a trabajar en ella.