Cómo configurar y cargar planes de acción

La funcionalidad de Planes de Acción te permite transformar los resultados de tu encuesta de Clima en iniciativas concretas y medibles. Para asegurar que esta herramienta se ajuste a las necesidades de tu organización, es fundamental configurarla correctamente.

En esta guía, te explicaremos paso a paso cómo activar, configurar y cargar planes de acción en tus procesos de Clima.

1. Activación y Configuración General

Antes de poder crear o asignar planes de acción, el primer paso es habilitar el módulo dentro de tu encuesta.

Pasos para la activación:

1. Dentro de tu encuesta de Clima, dirígete a Configuración y selecciona Planes de Acción.
2. El primer interruptor que verás es "Habilitar módulo de planes de acción". Actívalo para que la pestaña de Planes de Acción sea visible en la encuesta.

Una vez activado, podrás ajustar las siguientes opciones generales:

• Mostrar planes de acción en módulo superior: Si activas esta opción, los planes creados en esta encuesta también serán visibles en la sección general de "Planes de Acción" del menú principal de Rankmi. Esto centraliza el seguimiento para los responsables y participantes.
• Habilitar envío de recordatorios de planes de acción: Al activarla, el sistema enviará automáticamente un recordatorio por correo electrónico el primer martes de cada mes a los responsables de los planes de acción que no se hayan completado.
• Habilitar plan de acción libre: Por defecto, cada plan de acción debe estar asociado a una dimensión de la encuesta. Activa esta opción para permitir la creación de planes de acción sin vincularlos a una dimensión específica, ideal para iniciativas transversales.
• Habilitar el estado automático de planes de acción: Cuando esta opción está activa, el estado de un plan de acción (Por realizar, En curso, Realizado) se actualizará automáticamente según el avance de sus subtareas. Si está desactivada, el responsable podrá cambiar el estado manualmente.
  • Nota: Activar el estado automático es un requisito si en el futuro deseas utilizar la funcionalidad de Progreso por subtareas, que muestra un porcentaje de avance en el plan.
• Habilitar la eliminación de tareas sólo para los administradores: Por defecto, solo el creador de una subtarea puede editarla o eliminarla. Al activar esta opción, otorgas a los administradores del proceso un permiso de supervisión global, permitiéndoles eliminar subtareas creadas por cualquier usuario para moderar el contenido.

2. Configuración de los Campos del Formulario

Esta sección te permite personalizar el formulario que los usuarios (líderes o administradores) utilizarán para crear un nuevo plan de acción. Puedes decidir qué información es necesaria y cuál es opcional.

Para cada campo disponible, puedes definir dos aspectos:

• Checkbox de visibilidad: Marca esta casilla si quieres que el campo aparezca en el formulario de creación.
• Selector de obligatoriedad: Si el campo es visible, puedes marcarlo como "Sí" para que sea obligatorio completarlo antes de guardar el plan de acción.

3. Carga Masiva de Planes de Acción

Si necesitas crear múltiples planes de acción de una sola vez, la carga masiva mediante un archivo Excel es la forma más eficiente.

Pasos para la carga masiva:

1. En la misma sección de Configuración > Planes de Acción, haz clic en el enlace "Descargue la plantilla de planes de acción aquí". Se descargará un archivo Excel.
2. Abre la plantilla y completa las columnas con la información requerida: responsable, creador, dimensión, título, código de área, estado, y comentario.
3. ⚠️ Importante: Al crear nuevos planes de acción, la columna commitment_id debe dejarse en blanco. Si incluyes un ID en esa columna, el sistema intentará actualizar un plan de acción ya existente en lugar de crear uno nuevo.
4. Una vez que tu archivo esté listo, haz clic en el botón "Importar vía excel" y selecciona el archivo que preparaste.

El sistema procesará la carga y los nuevos planes de acción aparecerán en la sección correspondiente de la encuesta.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Puedo cambiar manualmente el estado de un plan de acción si tengo activada la opción "Habilitar el estado automático"? 

R: No. Cuando el estado automático está activado, el avance del plan (Por realizar, En curso, Realizado) se determina únicamente por la finalización de sus subtareas. Para poder editar el estado manualmente, debes desactivar esta opción en la configuración.

P: ¿Qué significa exactamente "Habilitar plan de acción libre"? 

R: Por defecto, cada plan de acción debe estar asociado a una dimensión específica de la encuesta de Clima. Al activar esta opción, permites que los usuarios puedan crear planes de acción sin necesidad de vincularlos a una dimensión, lo cual es útil para iniciativas más generales.

P: ¿Cuál es la diferencia entre ver los planes de acción en la encuesta de Clima y en el "módulo superior"? 

R: Los planes de acción creados en una encuesta de Clima siempre son visibles dentro de esa encuesta. Al activar la opción "Mostrar planes de acción en módulo superior", estos también aparecerán en la sección general de "Planes de Acción" en el menú principal de Rankmi, junto a los planes de otros módulos.