Cómo navegar y descargar los reportes de resultados (Web, PDF y Excel)

Una vez que tu encuesta de Clima ha finalizado, la plataforma te entrega múltiples herramientas para visualizar, analizar y exportar los resultados. En esta guía, te explicaremos paso a paso cómo navegar por el reporte web y cómo descargar los distintos formatos disponibles para compartir o analizar en profundidad.

1. El Reporte Web: Navegación y Análisis

El reporte web es tu centro de operaciones para explorar los datos en tiempo real. Antes de sumergirte en los detalles, es clave que sepas cómo filtrar y organizar la información para que responda a tus preguntas.

Navegación y Filtros Principales

En la parte superior del reporte, encontrarás tres filtros principales que te permitirán segmentar la información:

• Selector de Área: Te permite navegar a través de la jerarquía de tu organización y visualizar los resultados de un área específica.
• Filtros (Opcionales): Si cargaste datos demográficos adicionales (como antigüedad, género, localidad, etc.), aquí podrás segmentar los resultados basados en esos criterios.
• Periodo: Te permite cambiar entre diferentes encuestas o periodos de medición que hayas realizado.

Nivel de Agrupación de Resultados

Dentro del reporte web, podrás elegir cómo agrupar los resultados para tu análisis:

• Nivel Área: Esta vista es más amplia. Incluye los resultados de los colaboradores que pertenecen directamente al área seleccionada y también los de todas sus sub-áreas.
• Nivel Equipo (o Área Directa): Esta vista es más específica. Muestra únicamente los resultados de los colaboradores que pertenecen directamente al área seleccionada, sin incluir a los miembros de sus sub-áreas.

Secciones del Reporte Web

El reporte se organiza en varias pestañas para facilitar tu análisis. Puedes navegar entre ellas desde el menú lateral izquierdo:

• Resumen general: Te ofrece una vista consolidada con los promedios generales del indicador clave, la evolución histórica comparada con procesos anteriores, y una comparación entre las subunidades y los grupos demográficos.
• Tabla de ítems: Aquí encuentras el detalle de cada pregunta (ítem) de la encuesta, con su puntaje específico y la distribución de las respuestas.
• Preguntas abiertas: En esta sección puedes visualizar de forma anónima todas las respuestas a las preguntas de texto libre, lo que te permite profundizar en los comentarios de tus colaboradores.
• Tabla de resultados: Es una matriz detallada que cruza los resultados de los ítems y dimensiones con las distintas áreas de la organización, ideal para comparar el desempeño entre equipos.
• Análisis Genius IA: Te entrega un resumen ejecutivo, conclusiones y recomendaciones generadas por inteligencia artificial a partir de los comentarios cualitativos de tus colaboradores.

2. Descarga de Reporte en PDF

El reporte en PDF es una "fotografía" de lo que estás viendo en el reporte web. Es ideal para compartir un resumen visual y directo con líderes o equipos.

Importante: Antes de exportar, asegúrate de haber seleccionado en la vista web el área y el dominio (indicador clave) correctos, ya que el PDF reflejará exactamente esos filtros.

Pasos para descargar:

1. Navega en el reporte web hasta la vista que deseas exportar.
2. Haz clic en el botón Exportar, ubicado en la esquina superior derecha.
3. Selecciona la opción Exportar en PDF.
4. El archivo se generará y descargará automáticamente en tu computador.

3. Descarga de Reportes en Excel

Si necesitas trabajar con los datos en bruto para un análisis más profundo, los reportes en Excel son tu mejor opción. La plataforma te ofrece varios formatos, cada uno diseñado para un propósito específico.

Tipos de Reportes Excel

• Reporte con Jerarquías: Muestra los resultados de cada área, respetando y detallando la estructura jerárquica de la empresa.
• Exportar en Excel (Tabla de resultados): Descarga la matriz completa que cruza los resultados de ítems y dimensiones con todas las áreas.
• Nuevo Reporte de Dominios: Genera un archivo con una pestaña dedicada a cada dominio, detallando sus dimensiones e ítems correspondientes.
• Reporte global de opcionales: Presenta los resultados de cada dominio segmentados por los datos demográficos (opcionales) que hayas configurado.
• Reporte específico de opcionales: Ofrece un análisis más granular, detallando los resultados por ítem y dimensión para cada segmento demográfico.

Pasos para descargar un Reporte Excel

1. Selecciona el área y dominio que te interesa analizar en la vista web.
2. Haz clic en el botón Exportar.
3. Elige el tipo de reporte de Excel que necesitas de la lista.
4. El archivo comenzará a generarse. Una vez listo, recibirás una notificación por correo electrónico con el enlace para descargarlo.

¿Cómo descargar las respuestas a preguntas abiertas?

Las respuestas a preguntas de texto no se encuentran en el menú principal de "Exportar". Para descargarlas, sigue estos pasos:

1. En el reporte web, ve a la sección Preguntas abiertas en el menú lateral.
2. Selecciona la pregunta específica que deseas analizar.
3. Haz clic en el botón Exportar que aparece dentro de esta misma sección.

Nota Importante sobre Confidencialidad Para proteger la identidad y anonimato de los participantes, el sistema solo mostrará los resultados de un área o grupo demográfico si se ha alcanzado un mínimo de 3 respuestas. Si un grupo no cumple con este mínimo, sus resultados no serán visibles de forma individual, aunque sí se incluirán en el cálculo del área superior en la jerarquía.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Por qué no puedo ver los resultados de mi área o de un segmento específico? 

R: Para proteger la confidencialidad, el sistema solo muestra los resultados de un área o grupo cuando se ha alcanzado un mínimo de 3 respuestas. Si un área tiene menos de 3 respuestas, sus resultados no serán visibles individualmente, aunque sí se contabilizarán en los resultados del área superior.

P: Descargué el reporte en PDF, pero muestra un área incorrecta. ¿Cómo lo soluciono? 

R: El reporte en PDF es un reflejo exacto de lo que estás viendo en el reporte web. Antes de exportar, asegúrate de haber seleccionado el área y el dominio correctos en los filtros de la vista web.

P: ¿Dónde encuentro las respuestas a las preguntas abiertas en el archivo de Excel? 

R: Las respuestas a las preguntas abiertas se descargan desde su propia sección. Dentro del reporte web, ve a la pestaña "Preguntas abiertas" y encontrarás la opción para exportarlas desde allí. No se incluyen en el archivo principal de "Exportar en Excel".

P: ¿Cuanto puede demorar una importación/exportación en el centro de importación? 

R: Depende el tipo de reporte y la magnitud de la empresa, existen reportes en segundos y otros en horas