Cómo gestionar participantes durante la encuesta (invitaciones y reinicios)

Una vez que tu encuesta de Clima está activa, es fundamental gestionar la participación para asegurar una alta tasa de respuesta y resolver cualquier incidencia que pueda surgir. Desde el panel de Monitoreo, tienes acceso a herramientas clave para comunicarte con los colaboradores y administrar sus encuestas de forma individual.

Este artículo te guiará en dos de las acciones más comunes:

• Enviar comunicaciones: Invita o recuerda a los participantes que completen su encuesta.
• Reiniciar encuestas: Permite que un colaborador vuelva a responder desde cero si es necesario.

1. Enviar Comunicaciones (Invitaciones y Recordatorios)

Mantén a tus colaboradores informados y motivados durante todo el proceso mediante el envío de comunicaciones directas.

¡Atención! Las opciones de envío a través de WhatsApp y SMS pueden generar costos adicionales y requieren una configuración previa por parte de tu Project Manager (PM).

Diferencia entre Invitación y Recordatorio

Es importante saber qué tipo de comunicación enviar según el estado del participante:

• Invitación: Se envía únicamente a los participantes que aún no han sido notificados para comenzar. Su estado en el monitoreo es 'Sin invitar'.
• Recordatorio: Se envía a los participantes que ya recibieron la invitación pero aún no han finalizado la encuesta. Sus estados son 'Por comenzar' o 'En progreso'.

Cómo Enviar Invitaciones

Sigue estos pasos para invitar a los participantes que aún no han recibido la notificación:

1. En el menú de tu encuesta, ingresa a Monitoreo.
2. Haz clic en el botón Filtrar.
3. Configura la siguiente regla: Estado | Es igual | No comenzado. Esto te mostrará solo a los participantes que nunca han recibido una invitación.
4. Aplica el filtro y selecciona a los participantes que deseas invitar.
5. Despliega el menú Acciones y selecciona Enviar invitación.
6. Elige el canal (Email, WhatsApp, SMS), revisa el mensaje y haz clic en Enviar.

Cómo Enviar Recordatorios

Para recordar a los participantes que tienen la encuesta pendiente, sigue este proceso:

1. En el menú de tu encuesta, ingresa a Monitoreo.
2. Haz clic en el botón Filtrar.
3. Configura la siguiente regla: Estado | No es igual | Finalizado. Esto excluirá a quienes ya completaron la encuesta.
4. Aplica el filtro y selecciona a los participantes a los que deseas enviar un recordatorio.
5. Despliega el menú Acciones y selecciona Enviar recordatorio.
6. Elige el canal, ajusta el mensaje si es necesario y haz clic en Enviar.

2. Reiniciar Encuestas

Esta opción te permite eliminar por completo las respuestas de un participante para que pueda volver a contestar la encuesta desde el principio. Es útil en casos donde un colaborador cometió un error o necesita cambiar sus respuestas.

Advertencia: Esta acción es irreversible. Al reiniciar una encuesta, se borrarán permanentemente todas las respuestas que el colaborador haya guardado. Úsala con precaución.

Pasos para Reiniciar una Encuesta

1. En la sección de Monitoreo, localiza al participante cuya encuesta necesitas reiniciar. Puedes usar los filtros para encontrarlo más rápido.
2. Selecciona al participante marcando la casilla a su lado.
3. Haz clic en el menú Acciones.
4. Selecciona la opción Reiniciar encuesta.
5. Aparecerá una ventana de confirmación. Lee la advertencia y haz clic en Reiniciar y continuar para finalizar el proceso.

Al confirmar, el estado del participante cambiará a 'Sin invitar'.

Importante: Después de reiniciar la encuesta, recuerda que debes enviarle una nueva invitación al participante para que pueda acceder y responderla nuevamente.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Qué diferencia hay entre una invitación y un recordatorio? 

R: Las invitaciones se envían únicamente a los participantes que aún no han sido notificados para comenzar la encuesta (estado 'Sin invitar'). Los recordatorios, en cambio, se envían a quienes ya recibieron la invitación pero no han comenzado o no han finalizado la encuesta (estados 'Por comenzar' y 'En progreso').

P: Si reinicio una encuesta por error, ¿puedo recuperar las respuestas anteriores? 

R: No. La acción de reiniciar una encuesta es irreversible y elimina todas las respuestas que el participante haya ingresado hasta ese momento. Debes usar esta opción con precaución.