Cómo monitorear el avance y entender los estados de los participantes
El panel de Monitoreo del módulo de Clima es tu centro de control para seguir en tiempo real el progreso de la encuesta. Esta herramienta, disponible para administradores y líderes con los permisos adecuados, te permite conocer el avance del proceso y realizar gestiones para promover la participación.
En esta guía, te explicaremos cómo navegar por el panel, qué significa cada estado de avance y cómo usar los filtros para gestionar a tus colaboradores de manera eficiente.
Conociendo el Panel de Monitoreo
Al ingresar al monitoreo, te encontrarás con una pantalla diseñada para darte una visión completa y detallada del avance. Sus componentes principales son:
- Filtro por área: Ubicado en la parte superior, te permite navegar a través de la jerarquía de tu empresa y visualizar el progreso de áreas específicas.
- Resumen gráfico de avance: Un gráfico circular que te muestra el porcentaje y la cantidad total de participantes en cada estado de la encuesta, dándote una vista rápida del progreso general.
- Tabla de avance (por Personas o Áreas): Es el listado principal donde puedes ver el detalle del estado de cada participante o el resumen por cada área, dependiendo de la vista que selecciones.
- Botón de Filtros y Acciones: Herramientas que te permiten segmentar la información y realizar gestiones masivas, como enviar recordatorios o reiniciar encuestas.
Observación: En el gráfico "Avance de la encuesta", el estado Por comenzar agrupa tanto a los participantes que ya recibieron la invitación como a aquellos que aún están Sin invitar.
Entendiendo los Estados de Avance de los Participantes
Para gestionar correctamente la participación, es fundamental que conozcas los cuatro estados en los que puede encontrarse un colaborador:
- Sin invitar: Es el estado inicial de un participante recién cargado en el proceso y que aún no ha recibido la comunicación para responder.
- Por comenzar: El colaborador ya recibió la invitación a la encuesta, pero todavía no ha ingresado a responderla.
- En progreso: El participante ya comenzó a responder la encuesta, pero la guardó para continuarla más tarde y no la ha finalizado.
- Finalizada: El colaborador completó y envió exitosamente todas sus respuestas.
Cómo Utilizar los Filtros para una Gestión Eficiente
Los filtros te permiten segmentar la tabla de participantes para enfocarte en grupos específicos y realizar acciones dirigidas. Por ejemplo, puedes identificar rápidamente a todos los colaboradores de un área que aún no han comenzado la encuesta.
Para aplicar un filtro, sigue estos pasos:
- Haz clic en el botón Filtrar.
- Selecciona el criterio por el cual quieres segmentar. Puedes filtrar por Estado (ej. "En progreso") o por cualquier dato opcional que hayas cargado (ej. "País", "Antigüedad").
- Define la condición (ej. "es igual a", "no es igual a").
- Si necesitas más de un criterio, haz clic en + Agregar filtro.
- Finalmente, haz clic en Filtrar para que la tabla se actualice.
Por ejemplo, si quisieras ver a todos los participantes de Chile que aún no han finalizado la encuesta, configurarías tus filtros de la siguiente manera:
- Dato opcional "País" - es igual a - Chile
- Estado - no es igual a - Finalizada
Poniendo todo en Práctica
Ahora que sabes cómo interpretar los estados de avance y utilizar los filtros, puedes identificar fácilmente a grupos específicos de colaboradores. Por ejemplo, puedes filtrar a todos los participantes cuyo estado es 'Por comenzar' para luego llevar a cabo acciones como enviarles un recordatorio y así impulsar la participación en tu encuesta.
Preguntas Frecuentes
P: ¿Porque no se ve la sección de monitoreo en la encuesta si soy administrador?
R: Para que el monitoreo pueda ser visible la encuesta debe ser una encuesta de "toma de datos", si la encuesta es una carga de resultados, la sección no sera visible
P: ¿Cuál es la diferencia entre la vista por "Personas" y la vista por "Áreas" en la tabla de monitoreo?
R: La vista por "Personas" te muestra el estado de avance de cada colaborador de forma individual. La vista por "Áreas" te muestra un resumen del progreso para el área que selecciones, incluyendo a sus subunidades directas.
P: Si reinicio la encuesta de un participante, ¿a qué estado regresa?
R: Al reiniciar una encuesta, el participante volverá al estado "Sin invitar", para que puedas enviarle una nueva invitación y pueda responder desde cero.
P: ¿Como se archiva un proceso de Clima?
R: Para archivarlo debes ir a configuración y al final de las opciones aparece el botón de archivar encuesta, la cual pedirá confirmación para archivar