Cómo configurar y enviar comunicaciones por WhatsApp y SMS
El objetivo de esta funcionalidad es ofrecerte herramientas adicionales para masificar y mejorar el porcentaje de respuesta en tus encuestas de Clima, facilitando que los colaboradores puedan contestar de manera rápida y directa.
Además del correo electrónico, puedes enviar invitaciones y recordatorios a través de WhatsApp y SMS, asegurando que tu comunicación llegue a todos de manera efectiva.
Importante: La comunicación por WhatsApp y SMS es una funcionalidad con costo adicional. Se incluyen de forma gratuita 2 mensajes por persona por año, es decir 2 SMS o 2 WhatsApp o 1 SMS + 1 WhatsApp.
Solo es activable por el equipo de Rankmi
Paso 1: Activar la funcionalidad en tu encuesta
Una vez que la funcionalidad ha sido habilitada para tu empresa, debes activarla dentro de cada encuesta de Clima en la que desees utilizarla.
- Ingresa al proceso de Clima y dirígete a la pestaña Configuración.
- En el menú lateral, selecciona Configuración General.
- Desplázate hasta el final de la página, donde encontrarás las opciones Activar SMS y Activar WhatsApp.
- Activa el interruptor correspondiente al canal que deseas utilizar.
- Para SMS: Si activas esta opción, podrás configurar un mensaje personalizado haciendo clic en el icono de la tuerca. Este texto se enviará a los colaboradores junto con el enlace para responder la encuesta.
- Para WhatsApp: El mensaje de este canal tiene un formato predefinido y no es editable.
Nota importante sobre los números de teléfono: Para que las notificaciones se envíen correctamente, es fundamental que los números de teléfono de los colaboradores estén registrados en la plataforma con el código de país correspondiente (ej: +56 para Chile, +52 para México).
Paso 2: Enviar invitaciones y recordatorios desde el Monitoreo
Una vez activada la funcionalidad, puedes gestionar los envíos directamente desde el monitoreo del proceso.
- Dirígete a la sección de Monitoreo de tu encuesta.
- Utiliza los filtros para seleccionar a los colaboradores a los que deseas enviar la comunicación. Por ejemplo, puedes filtrar por aquellos con estado "Por comenzar" o "En progreso" para enviarles un recordatorio.
- Selecciona a los usuarios marcando la casilla junto a sus nombres.
- Haz clic en el menú desplegable Acciones y elige Enviar invitación o Enviar recordatorio.
- A continuación, el sistema te pedirá que elijas el canal de envío. Selecciona WhatsApp o Mensaje de texto (SMS) según tu necesidad.
Contenido de los mensajes:
- WhatsApp: El mensaje que recibirán los colaboradores es estándar: "Hola {Nombre_de_persona}, {Nombre_de_empresa} te invita a participar en la {Nombre_de_encuesta}. Para contestar haz clic aquí: {hipervínculo}".
- SMS: Se enviará el texto que personalizaste en la configuración, seguido del enlace único para responder la encuesta.
Manejo de Casos Excepcionales: Colaboradores sin Teléfono
Si al intentar hacer un envío masivo seleccionas a colaboradores que no tienen un número de teléfono registrado, el sistema te lo notificará.
- Verás una ventana de advertencia indicando cuántos usuarios no podrán recibir el mensaje.
- En esta misma ventana, tendrás la opción de "Descargar participantes". Al hacer clic, obtendrás un archivo de Excel con el listado de todos los colaboradores sin número, para que puedas solicitarles que actualicen su información y así asegurar que reciban futuras comunicaciones.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿El enlace que se envía por WhatsApp o SMS es genérico?
R: No, el enlace enviado es único para cada colaborador y no debe compartirse. Al hacer clic, el sistema lo dirigirá directamente a su encuesta personal.
P: ¿Se puede personalizar el mensaje de WhatsApp?
R: No, el mensaje de WhatsApp tiene un formato predefinido. Sin embargo, el mensaje para los envíos por SMS sí se puede personalizar desde la configuración del proceso.
P: ¿Qué sucede si por error selecciono a un colaborador que ya finalizó la encuesta para enviarle un recordatorio?
R: El sistema automáticamente excluye a los colaboradores que ya finalizaron. Los recordatorios solo se envían a quienes tienen el estado "Por comenzar" o "En progreso".