Cómo configurar las comunicaciones por correo electrónico en Clima

Una comunicación clara y oportuna es fundamental para el éxito de tu encuesta de Clima. Desde la plataforma, puedes personalizar los correos electrónicos de bienvenida y agradecimiento que recibirán los colaboradores, asegurando que el mensaje se alinee con el tono y la identidad de tu organización.

En esta guía, te mostraremos paso a paso cómo configurar cada uno de estos correos.

Acceso a la Configuración de Correos

Para comenzar a editar las plantillas de correo, sigue esta ruta:

1. Desde el inicio, ingresa a tu encuesta de Clima.
2. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Configuración.
3. Selecciona la opción Correos.
4. Elige la plantilla que deseas configurar: Correo de bienvenida o Correo de agradecimiento.

1. Configuración del Correo de Bienvenida

Este correo es el que reciben los colaboradores cuando los invitas a participar y también cuando les envías recordatorios desde el monitoreo. Puedes personalizar las siguientes secciones:

• Asunto: Edita aquí el texto que aparecerá como el asunto del correo electrónico.
• Encabezado:
  • Mostrar logo de la empresa: Utiliza el interruptor para decidir si deseas que el logo de tu compañía aparezca en la parte superior del correo.
• Contenido:
  • Título: Personaliza el título principal del cuerpo del correo.
  • Imagen: Sube una imagen para complementar el contenido visualmente. Te recomendamos usar una dimensión de 800 x 800 píxeles.
  • Descripción: Redacta aquí el cuerpo principal del mensaje, incluyendo las instrucciones y el contexto de la encuesta.
  • Botón de acción: Puedes activar un botón para que los colaboradores accedan directamente a la encuesta. Al activarlo, podrás:
    • Editar el texto del botón (Ej: "Responder encuesta", "Ingresar aquí").
    • Definir el destino del hipervínculo:
      • A encuesta: Genera un link único y directo para cada colaborador. Con esta opción, el usuario no necesita iniciar sesión para responder. Importante: Este enlace no debe compartirse.
      • A dominio personalizado: Genera un link general. Si el colaborador ya tiene una sesión activa, lo llevará a la encuesta; de lo contrario, le pedirá iniciar sesión primero. Este enlace sí puede compartirse.
• Footer:
  • Mostrar logo de Rankmi: Activa o desactiva la visibilidad del logo de Rankmi en el pie del correo.
  • Contenido de footer: Añade un texto de cierre o información de contacto.

Nota importante: La plantilla del "Correo de Bienvenida" se utiliza tanto para las invitaciones iniciales como para los recordatorios que envías desde la sección de Monitoreo. Cualquier cambio que realices aquí se aplicará a ambas comunicaciones.

2. Configuración del Correo de Agradecimiento

Este correo se envía de forma automática a cada colaborador inmediatamente después de que finaliza su encuesta. Su estructura es idéntica a la del correo de bienvenida, pero no incluye el botón de acción. Puedes personalizar el asunto, encabezado, contenido y footer de la misma manera.

Este correo se puede habilitar o deshabilitar entrando en la configuración general del proceso de clima, en donde existe el switch de "Enviar correo de notificación al finalizar encuesta", que puede ser apagado si no se requiere enviar el correo de agradecimiento.

3. Pruebas y Previsualización

Antes de enviar las comunicaciones a tus colaboradores, es fundamental que verifiques cómo se verán. Al final de la página de configuración de cada correo, encontrarás dos herramientas muy útiles:

• Enviar correo de prueba: Esta opción te permite enviar un borrador del correo a una o más direcciones de email que tú definas. Es la mejor forma de asegurar que el formato y el contenido se visualizan correctamente en un gestor de correo real.
• Vista previa: Esta opción abre una ventana emergente que te muestra cómo se verá el correo, sin necesidad de enviarlo. Es ideal para revisiones rápidas del diseño y el texto.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué diferencia hay entre el link "A encuesta" y "A dominio personalizado" en el botón del correo? 

R: El link "A encuesta" es un acceso directo y único para cada colaborador que no requiere iniciar sesión, por lo que no debe compartirse. Por otro lado, el link "A dominio personalizado" es un enlace general que redirigirá al colaborador a la página de inicio de sesión si no tiene una sesión activa antes de llevarlo a la encuesta.

P: ¿Puedo desactivar el correo de agradecimiento? 

R: Sí, en la configuración general del proceso de clima existe el switch de "Enviar correo de notificación al finalizar encuesta", que puede ser apagado si no se requiere enviar el correo de agradecimiento.