Cómo crear y cargar las preguntas de la encuesta

Crear un cuestionario bien estructurado es fundamental para el éxito de una encuesta de Clima. Este artículo te guiará paso a paso en la creación y carga de preguntas, desde la definición de la estructura hasta la personalización con campos dinámicos.

1. Entender la estructura de la encuesta

Antes de crear preguntas, es importante comprender su estructura jerárquica de tres niveles. Esta organización te permite agrupar ítems de manera lógica para obtener análisis más precisos.

• Dominio: Es la categoría general o el gran concepto que deseas medir (por ejemplo, Liderazgo, Compensaciones o Clima). Está compuesto por varias dimensiones.
• Dimensión: Corresponde a cada subtema específico que compone un dominio. Por ejemplo, dentro del dominio "Liderazgo", podrías tener dimensiones como "Comunicación" o "Toma de decisiones".
• Ítem: Es la pregunta específica que los colaboradores responderán. Cada ítem pertenece a una dimensión y ayuda a medirla.

2. Conocer y crear los tipos de evaluación

La plataforma te permite utilizar diferentes formatos de pregunta según la información que necesites recopilar. Antes de poder usarlos en tus dominios o dimensiones, primero debes crearlos y configurarlos.

Tipos de evaluación disponibles:

• Likert:
  • Descripción: Es el formato más común para medir percepciones. Consiste en una escala de valoración (ej. "Totalmente en desacuerdo" a "Totalmente de acuerdo") donde a cada opción se le asigna un valor numérico para el análisis estadístico.
  • Caso de uso: Ideal para preguntas como "Estoy satisfecho con las oportunidades de desarrollo profesional en la empresa."
• Texto abierto:
  • Descripción: Permite a los participantes responder con sus propias palabras, sin límite de caracteres. Es perfecto para recopilar comentarios cualitativos, sugerencias o explicaciones detalladas.
  • Caso de uso: Ideal para preguntas como "¿Qué aspecto crees que podríamos mejorar para fomentar un mejor ambiente de trabajo?"
• Fecha:
  • Descripción: Permite que el encuestado seleccione una fecha específica de un calendario.
  • Caso de uso: Útil para preguntas como "¿En qué fecha te gustaría que se realizara la próxima actividad de equipo?"
• Likert invertido:
  • Descripción: Se utiliza para preguntas formuladas de manera negativa. En este formato, una respuesta aparentemente desfavorable (como "Totalmente en desacuerdo") recibe la puntuación más alta. Esto evita sesgos en las respuestas y asegura que la puntuación se calcule correctamente.
  • Caso de uso: Ideal para afirmaciones como "Siento que mi carga de trabajo es excesiva." Aquí, un "Totalmente en desacuerdo" es una percepción positiva.
• Likert jefaturas:
  • Descripción: Es un tipo de pregunta especializada, diseñada para procesos que incluyen la evaluación de líderes o supervisores directos.
  • Caso de uso: Se utiliza en encuestas donde se quiere medir la percepción de los colaboradores sobre sus jefaturas directas en dimensiones específicas.

Cómo crear un tipo de evaluación:

Existen dos métodos para crear los tipos de evaluación que usarás en tu encuesta:

A. Creación desde la plataforma (Individual)

Para configurar un nuevo formato de pregunta, dirígete a la sección de Preguntas y haz clic en Crear Tipos de Evaluación. Luego, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el botón Crear tipo de evaluación.
2. En la ventana que aparece, completa los siguientes campos:
   • Tipo de evaluación: Selecciona una de las opciones del menú desplegable (Likert, Texto abierto, fecha, likert invertido, likert jefaturas).
   • Nombre de evaluation type: Asigna un nombre descriptivo que te permita identificarlo fácilmente más adelante (ej. "Escala de Satisfacción 5 niveles").
   • Código: Ingresa un código único, sin espacios ni caracteres especiales (ej. escala_satisfaccion_123).
   • Opciones de respuesta (solo para Likert):
     • Order: El orden numérico en que aparecerá la opción (1, 2, 3...).
     • Value: El valor numérico que se usará para los cálculos (ej. 1, 2, 3...).
     • Label: El texto que verá el colaborador (ej. "Totalmente de acuerdo").
     • Puedes usar el botón + Agregar para añadir más opciones a tu escala.
3. Finalmente, haz clic en Crear y guardar.

B. Creación masiva (vía Excel)

Si necesitas crear varios tipos de evaluación a la vez, puedes hacerlo de forma masiva utilizando una plantilla de Excel. En la sección Crear Tipos de Evaluación, busca la opción para importar desde Excel, descarga la plantilla y complétala con la información requerida.

Importante: Las preguntas de tipo Likert (incluyendo Likert invertido y Likert jefaturas) siempre deben pertenecer a una Dimensión. Las preguntas de Texto abierto o Fecha pueden pertenecer tanto a un Dominio como a una Dimensión.

3. Cómo crear preguntas en la plataforma

Una vez que entiendes la estructura y los tipos de evaluación, puedes comenzar a crear tu cuestionario directamente en la plataforma.

Paso 1: Agregar un Dominio

1. En la sección de Preguntas, ve a Gestionar preguntas y haz clic en Agregar nuevo.
2. Selecciona "Dominio".
3. Completa los campos: dale un nombre, selecciona el tipo de evaluación (ej. "Escala de Satisfacción 5 niveles", que creaste previamente) y define la distribución de valores.

Paso 2: Agregar una Dimensión

1. Haz clic nuevamente en Agregar nuevo.
2. Selecciona "Dimensión".
3. Asígnale un nombre, elige el tipo de evaluación y, muy importante, asóciala a un Dominio padre.

Paso 3: Agregar un Ítem (Pregunta)

1. Finalmente, haz clic en Agregar nuevo y selecciona "Ítem".
2. Redacta la pregunta, elige el tipo de evaluación y asóciala a su Dimensión padre. Por defecto, al añadir un ítem, este se asignará a todos los participantes de la encuesta.

4. Cómo cargar preguntas desde Excel

Si ya tienes un cuestionario definido, puedes cargarlo masivamente mediante una plantilla de Excel para agilizar el proceso.

1. En la sección Preguntas, haz clic en Gestionar preguntas y selecciona Agregar desde excel.
2. Descarga la plantilla oficial proporcionada por la plataforma. plantilla
3. Completa el archivo con tus dominios, dimensiones y preguntas, respetando la estructura de las columnas.
   • Importante: En las columnas código y padre, debes reemplazar el número de ejemplo (ej. 88) por el ID de tu encuesta. Puedes encontrar este ID en la barra de direcciones de tu navegador; es el número que aparece al final de la URL mientras configuras tu proceso.
4. Una vez completada, sube la plantilla a la plataforma.

5. Cómo personalizar preguntas con campos dinámicos

Para hacer tus preguntas más específicas y contextualizadas, puedes insertar variables que se reemplazarán automáticamente con la información de cada colaborador.

Esta funcionalidad se configura únicamente a través de la plantilla de carga de Excel.

Campos disponibles:

• Área: **area**
• Nombre del colaborador: **user**
• Cargo: **position**
• Jefe directo: **direct_manager_name**
• Opcionales: **codigo_del_opcional** (el código del opcional que hayas creado previamente)

Cómo configurarlo:

1. En tu plantilla de Excel, escribe la pregunta o descripción incluyendo el campo dinámico entre asteriscos. Por ejemplo: "Considerando tu rol como **position**, ¿qué tan satisfecho estás?".
2. Para que la plataforma reemplace los códigos con la información real del colaborador, debes marcar la columna is_interpolated con una "x". Esta columna activa la funcionalidad de "campo dinámico".

6. Cómo asignar preguntas de forma diferenciada

Por defecto, todas las preguntas se asignan a todos los participantes. Si necesitas que ciertos ítems sean respondidos solo por un grupo específico de colaboradores, puedes gestionar esta asignación de dos maneras:

Asignación masiva (vía Excel)

1. En la sección Preguntas, haz clic en Gestionar preguntas y selecciona Modificar asignación de personas/preguntas.
2. Descarga el archivo Excel que se genera. La primera columna listará el identifier de cada participante, y las siguientes columnas representarán cada ítem de la encuesta.
3. Una "x" indica que la pregunta está asignada a ese participante. Para desasignar una pregunta, simplemente borra la "x" de la celda correspondiente.
4. Guarda los cambios y vuelve a cargar el archivo en la misma sección para aplicar la nueva configuración.

Asignación individual (desde el perfil del participante)

1. Dirígete a Configuración > Personas.
2. Busca al participante y haz clic en el enlace de la columna Preguntas Asociadas.
3. Se abrirá el listado de preguntas. Desmarca el checkbox de aquellas que no deseas que el colaborador responda.
4. Los cambios se guardan automáticamente.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo editar o eliminar un dominio, dimensión o pregunta una vez creado? 

R: Sí, puedes editar y eliminar cualquier elemento. Al intentar eliminar un dominio o dimensión que contiene preguntas, la plataforma te dará la opción de reasignarlas a otro dominio o dimensión existente antes de confirmar la eliminación. Esto evita la pérdida accidental de trabajo.

P: ¿Cuál es la diferencia práctica entre un Dominio y una Dimensión? 

R: Piensa en el Dominio como la gran categoría que quieres medir (ej. "Liderazgo") y la Dimensión como los subtemas específicos que componen esa categoría (ej. "Comunicación", "Toma de Decisiones"). Las preguntas (ítems) se agrupan en dimensiones para poder obtener un puntaje específico para cada subtema.

P: ¿Para qué sirve una pregunta de tipo "Likert invertido"? 

R: Se utiliza para preguntas formuladas de manera negativa. Por ejemplo, en la pregunta "Me siento agotado en el trabajo", una respuesta de "Totalmente en desacuerdo" es positiva. El Likert invertido asegura que la puntuación se calcule correctamente, asignando el valor más alto a la respuesta más favorable.

P: ¿Qué es y cómo se usa el tipo de evaluación "Likert jefaturas"? 

R: Este es un tipo de pregunta especializada que se utiliza en encuestas de Clima diseñadas para evaluar la percepción sobre los líderes. Debido a su configuración y flujo específico, su uso detallado se explica en un artículo dedicado a las encuestas de Clima con evaluación de jefaturas.

P: ¿Editar un dominio de Clima desde el front​ modifica su código? 

R: El editar el dominio por front no cambia el código del dominio, por lo que las relaciones en el proceso de Clima se mantienen

P: ¿Puedo crear un nuevo dominio, si la encuesta de clima ya tiene resultados? 

R:  El sistema impedira hacerlo, ya que son cambios importantes en la encuesta

P: ¿Las preguntas tienen algún orden especifico? 

R:  El orden de las preguntas depende del orden en que fueron creadas. Si fueron creadas por excel tomará el orden y estructura de las filas del excel, si fueron cargadas por plataforma respetara el orden cronologico de la creación de cada pregunta

P: ¿Que sucede si se mueven preguntas con resultados? 

R:  Se van a recalcular todos los resultados. Tanto de la dimensión donde estaba, cómo en la dimensión a la que llegará