Cómo restablecer contraseñas masivamente

Esta guía te ayudará a restablecer las contraseñas de tus colaboradores de forma masiva en la plataforma Rankmi, utilizando el módulo de Máster de Personas. Este proceso es útil para gestionar cambios de seguridad o para la configuración inicial de un gran número de usuarios.

1. Acceder a la funcionalidad y descargar datos

Para iniciar el proceso, un administrador debe acceder al directorio de colaboradores y descargar la información existente.

1. Dirígete a Administración > Directorio.
2. Haz clic en el menú "Acciones" y selecciona la opción "Descargar todos los colaboradores". *
   • Se descargará un archivo Excel con la información de todos los colaboradores. Este archivo servirá como base para crear la plantilla de carga de contraseñas.

2. Preparar el archivo de carga de contraseñas

Con el archivo descargado, deberás crear una nueva plantilla o modificar la existente para incluir las nuevas contraseñas.

1. Abre el archivo Excel descargado.
2. Asegúrate de que el archivo contenga las siguientes columnas esenciales:
   • identifier: El identificador único del colaborador en la plataforma.
   • rut: El Rol Único Tributario (RUT) del colaborador (o documento de identidad equivalente).
   • username: El nombre de usuario que el colaborador utiliza para acceder a Rankmi.
   • area: El nombre del área a la que pertenece el colaborador.
   • email: La dirección de correo electrónico del colaborador.
   • password: La nueva contraseña que se asignará al colaborador. Es crucial que este campo esté en formato de texto, incluso si contiene solo números.
   • firstname: El primer nombre del colaborador.
   • lastname: El apellido del colaborador.
   • country: El código de país de contratación (ej., CL para Chile, MX para México, PE para Perú).
3. Registra la nueva contraseña para cada colaborador en la columna password.
4. Guarda el archivo en un formato compatible (generalmente .xlsx o .csv).

3. Cargar el archivo de contraseñas actualizado

Una vez que el archivo esté listo con las nuevas contraseñas, podrás subirlo a la plataforma.

1. Dirígete a Administración > Directorio.
2. Haz clic en el menú "Acciones" y selecciona la opción "Cargar o actualizar colaboradores". *
3. Sube el archivo Excel que preparaste en el paso anterior.
4. La plataforma iniciará el proceso de carga. Puedes seguir el progreso en la sección "Historial de importación". *
   • Si hay errores en el archivo, el sistema te indicará cuáles para que puedas corregirlos y volver a cargar las filas afectadas.

Nota: Alineados con las mejores prácticas de seguridad informática y la guía de restablecimiento masivo de contraseñas, es fundamental destacar una política clave: No es posible bloquear la funcionalidad que permite a un colaborador cambiar su contraseña una vez que ha accedido a la plataforma. La seguridad de la información personal del empleado es nuestra máxima prioridad. Por diseño, Rankmi opera bajo el principio de "conocimiento único" de la contraseña, lo que significa que: 1) La contraseña debe ser de único y exclusivo conocimiento del empleado. Ni el equipo de Recursos Humanos, ni los administradores de la plataforma, ni el personal de TI deben conocer la contraseña que el empleado utiliza de forma habitual. 2) Al realizar un restablecimiento masivo o individual, se está entregando una clave de acceso temporal. Una vez que el colaborador utiliza esta clave para ingresar, debe tener la libertad y la obligación de cambiarla inmediatamente por una contraseña personal y secreta.

Preguntas frecuentes (FAQ)

• P: ¿Qué sucede si el colaborador cambia de rol después de restablecer su contraseña? R: El cambio de rol no afecta la contraseña que se ha establecido. Sin embargo, al iniciar sesión, es posible que el sistema le pida actualizar su contraseña para cumplir con las políticas de seguridad vigentes.
• P: ¿Qué formato deben tener las contraseñas en el archivo de carga? R: Las contraseñas deben ingresarse en formato de texto, incluso si son solo números. La plataforma aplicará las políticas de complejidad de contraseña configuradas en tu empresa.
• P: ¿Puedo restablecer las contraseñas de solo algunos colaboradores? R: Sí. En el archivo de carga masiva, solo debes incluir las filas de los colaboradores a quienes deseas restablecer la contraseña. Los demás colaboradores no se verán afectados.