Qué son y cómo gestionar los segmentos de colaboradores
Los segmentos de colaboradores en Rankmi son una funcionalidad clave que te permite agrupar a las personas de tu organización de forma dinámica. Estas agrupaciones se basan en diferentes atributos y campos del máster de personas, como el cargo, área, antigüedad, edad, opcionales, entre otros.
La principal ventaja de los segmentos es su comportamiento dinámico: se actualizan automáticamente con los usuarios que cumplen o dejan de cumplir las condiciones establecidas. Esto significa que no necesitas gestionar manualmente la entrada o salida de colaboradores de un grupo, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
Además, los segmentos te permiten:
- Asignar líderes: Puedes definir uno o varios Managers de Segmento que liderarán estas agrupaciones, lo que facilita la delegación y el seguimiento en procesos específicos.
- Filtrado y gestión eficiente: Son una herramienta poderosa para filtrar vistas en otros módulos (como el monitoreo) y tomar acciones sobre grupos específicos de personas de manera ágil.
Cómo crear un nuevo segmento
La creación de un segmento se realiza configurando una serie de filtros que agrupan a los colaboradores según ciertos atributos. Sigue estos pasos para crear un segmento nuevo en la plataforma:
- Dirígete a Administración General > Segmentos.
- Haz clic en el botón "Crear un Segmento".
- Asigna un nombre claro y descriptivo al segmento.
- Opcional: Define los Managers del segmento. Estas son personas que liderarán esta agrupación y podrán ser asociadas como aprobadores en los procesos del módulo de Solicitudes.
- Establece los filtros que definirán la agrupación. Selecciona los atributos de los colaboradores que deben cumplir para pertenecer al segmento (ej., "Área", "Cargo", "Antigüedad").
- Haz clic en "Guardar segmento" para finalizar la creación.
Comportamiento dinámico y actualización de segmentos
El comportamiento dinámico de los segmentos significa que se ajustan automáticamente a los criterios que hayas configurado.
- Actualización por cambios en atributos: La lista de colaboradores en un segmento se actualiza automáticamente cada vez que se modifica un campo que forma parte de sus criterios de filtro. Por ejemplo, si tienes un segmento para el "Área de Marketing" y un colaborador cambia su área a Marketing, se añadirá automáticamente a ese segmento.
- Frecuencia de actualización para filtros de fecha: Para los segmentos que utilizan filtros basados en fechas (como "personas mayores de 30 años"), la lista se actualiza periódicamente todos los días para asegurar que los parámetros sigan vigentes.
- Actualización manual: Si necesitas forzar una actualización de un segmento con filtros de fecha sin esperar a la siguiente actualización diaria, puedes usar la opción "actualizar" disponible en las acciones del segmento.
- Tiempo de actualización: El tiempo que tarda un segmento en actualizarse puede variar. Depende de la cantidad de colaboradores que se estén actualizando y del número de segmentos existentes en la empresa.
Filtros útiles para la creación de segmentos
Los filtros son esenciales para definir con precisión qué colaboradores formarán parte de cada segmento. Algunos de los más útiles incluyen:
- Área: Permite agrupar a los colaboradores de una unidad específica y todas sus subunidades dependientes.
- Subdominio: Agrupa a todos los usuarios que pertenecen a un subdominio específico.
- Manager: Agrupa a todos los usuarios que son jefaturas dentro de la organización.
- Familia y nivel de cargo: Permite agrupar por la categoría y el nivel de antigüedad asociado al cargo que desempeñan los colaboradores.
- Posición: Permite la agrupación de usuarios que ocupan posiciones específicas.
- Razón social: Agrupa a todos los usuarios de una misma razón social.
- Centro de costo: Agrupa a todos los usuarios que pertenecen a un mismo centro de costo.
- Opcionales: Permite usar campos personalizados creados en el máster de personas para realizar filtros específicos y detallados.
Roles con acceso a la gestión de segmentos
Solo los usuarios con permiso de Administración y con permiso para administrar el Máster de Personas de forma completa tienen acceso a la creación, edición y eliminación de segmentos. Esto asegura que la gestión de estas agrupaciones clave se mantenga en manos de personal autorizado y con el conocimiento necesario sobre la estructura de la organización.