Cómo asignar participantes y gestionar opcionales en Clima

Una correcta asignación de participantes y la gestión de sus datos demográficos son pasos fundamentales para garantizar el éxito de tu encuesta de Clima. Esta guía te mostrará cómo cargar a los colaboradores que responderán la encuesta y cómo enriquecer sus perfiles con "opcionales" para obtener un análisis de resultados mucho más detallado y estratégico.

Los opcionales son campos de información adicional que te permiten segmentar los resultados según las características de tus colaboradores, como su familia de cargo, generación, proyecto asignado o cualquier otra distinción relevante para tu organización. Asignarlos junto a los participantes te permite tener toda la información lista para el análisis desde el primer momento.

1. Asignación de Participantes

Puedes agregar participantes a tu encuesta de dos maneras distintas. Elige la que mejor se adapte a tus necesidades.

Carga desde la Plataforma (Individual o por Filtros)

Este método es ideal para agregar a un grupo reducido de personas o para hacer ajustes específicos.

1. Dirígete a la sección Personas dentro de la configuración de tu encuesta.
2. Haz clic en el botón Agregar participantes.
3. En la ventana emergente, podrás:
   • Seleccionar colaboradores individualmente: Marca la casilla junto al nombre de cada persona que deseas añadir.
   • Utilizar filtros: Haz clic en Filtrar para buscar y seleccionar grupos de colaboradores por atributos como área, cargo, subdominio, etc.
4. Una vez seleccionados, haz clic en Agregar. Los colaboradores serán asignados al proceso.

Carga Masiva por Excel (Recomendado)

Este es el método más eficiente para cargar un gran número de participantes de una sola vez.

1. En la sección Personas, haz clic en Acciones y selecciona Agregar desde Excel.
2. Descarga la plantilla de carga. El archivo contendrá dos columnas obligatorias:
   • identifier: El identificador único del colaborador en Rankmi.
   • area_code: El código del área al que pertenece el colaborador dentro de la jerarquía de la encuesta.
3. Completa el archivo con la información de todos los participantes que deseas agregar.
4. Sube el archivo completo a la plataforma. El sistema procesará la información y añadirá los participantes a la encuesta.

2. Gestión de Opcionales para Segmentación

¿Qué son los Opcionales?

Los opcionales son campos de datos personalizados que te permiten clasificar a tus colaboradores más allá de su información básica. Utilizarlos es clave para filtrar los reportes de resultados y obtener insights valiosos sobre la percepción de grupos específicos.

Configuración de Campos Opcionales

Aunque es posible crear opcionales directamente desde el archivo Excel, la práctica recomendada para un mayor orden es definirlos primero en la configuración del proceso.

1. Dirígete a Configuración > Opcionales.
2. Desde aquí podrás crear, editar o eliminar los campos que necesites.
   • Crear opcional: Define un nombre (ej: "Familia de Cargo") y el tipo de dato que contendrá (Lista, Número o Fecha).
   • Editar: Modifica el nombre o las opciones de un campo existente.
   • Eliminar: Quita un campo que ya no es necesario en el proceso.

Asignación de Valores de Opcionales por Excel

La forma más eficiente de asignar los valores de los opcionales a cada participante es a través del mismo archivo de carga masiva de Personas.

Para hacerlo, simplemente añade nuevas columnas a tu archivo Excel. Cada columna debe tener un encabezado con la siguiente estructura:

optional_Nombre del Campo#tipo

• optional_: Es un prefijo fijo que indica a la plataforma que se trata de un campo opcional.
• Nombre del Campo: Es el nombre que le darás a tu campo demográfico. Puede contener espacios (ej: optional_Familia de Cargo#list).
• #tipo: Define el tipo de dato que contendrá la columna. Las opciones son:
  • #list: Para valores de una lista de opciones (ej: Gerencia, Jefatura, Analista).
  • #num: Para valores numéricos (ej: 10, 25, 50.5). Usa el punto (.) para decimales.
  • #date: Para fechas. El formato debe ser DD/MM/AAAA o DD-MM-AAAA.

Ejemplo de estructura en Excel:

Nota importante: Si en tu archivo Excel incluyes una columna para un opcional que no existe en la Configuración de Opcionales, la plataforma lo creará automáticamente durante la carga. Aún así, te recomendamos crearlos primero desde la configuración para mantener un mejor control de los datos de tu proceso.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre la 'Configuración de Opcionales' y la carga de valores en el archivo de 'Personas'? 

R: En 'Configuración de Opcionales' creas y administras los campos demográficos que usarás en el proceso (ej: Familia de cargo, Generación, Proyecto). En el archivo de carga de 'Personas', asignas el valor específico de esos campos a cada colaborador (ej: a Juan se le asigna 'Gerencia' en el campo 'Familia de cargo').

P: ¿Qué pasa si en el archivo Excel agrego una columna para un opcional que no he creado previamente en la 'Configuración de Opcionales'? 

R: La plataforma creará automáticamente ese nuevo campo opcional en el proceso al momento de la carga. Sin embargo, para un mayor orden y control, se recomienda crear primero los campos desde la sección de configuración.

P: ¿Qué formato deben tener los valores en el archivo Excel para los opcionales de tipo Fecha y Número? 

R: Para los opcionales de tipo Fecha, el formato debe ser DD/MM/AAAA o DD-MM-AAAA. Para los de tipo Número, solo debes ingresar valores numéricos, usando un punto (.) para los decimales.

P: ¿Se pueden cargar los opcionales con sus traducciones por excel? 

R: No, solo se puede cargar el idioma por defecto por excel. Luego se deben completar el resto de traducciones por plataforma

P: ¿Existe un máximo de personas a cargar por Excel? 

R: No existe un máximo teórico, ya que al agregar personas tambien se asocian en ese momento a las preguntas correspondientes. La recomendacion es subir como máximo 15.000 colaboradores

P: ¿Cuando se puede llegar a demorar una carga de personas mediante Excel? 

R: La carga no es similar para en todas las carga de personas, ya que dependen de la cantidad de preguntas asociadas a estos usuarios. Pero en para cargas de 15.000 personas la demora estimada es de 1 hora aproximadamente