Cómo gestionar la jerarquía y comparar resultados entre procesos

La jerarquía organizacional es la columna vertebral de cualquier encuesta de Clima. Define la estructura de áreas que se utilizará para distribuir a los participantes y, lo que es más importante, determina cómo se agruparán y visualizarán los resultados.

Una jerarquía bien configurada es fundamental, ya que representa una fotografía de la organización en el momento de la medición y es la base para comparar la evolución del clima a lo largo del tiempo.

1. Creación de la Jerarquía

Existen tres métodos para establecer la estructura de tu encuesta. Elige el que mejor se adapte a tus necesidades.

A. Creación Manual en la Plataforma

Este método es ideal para realizar ajustes puntuales o construir una jerarquía pequeña directamente desde la interfaz.

Campos Clave:

• Área: El nombre del área que estás creando (Ej: "Gerencia de Marketing").
• Código de área: Un identificador único para esa área dentro del proceso. No puede repetirse.
• Área padre: El área superior de la cual depende directamente el área que estás creando. Esto establece la relación jerárquica. Si dejas este campo vacío, el área se creará en el primer nivel de la organización.

B. Importación desde el Máster de Personas

Esta opción te permite replicar rápidamente la estructura organizacional completa y actualizada que ya está configurada en la Administración general de la empresa.

• Importante: La importación funciona como una "fotografía" de la jerarquía en el momento en que realizas la acción. Cualquier cambio posterior en el máster de personas no se sincronizará automáticamente con la jerarquía de tu encuesta.

C. Carga Masiva vía Excel

Este método es perfecto para cargar estructuras completas que pueden ser diferentes a la jerarquía oficial del máster de personas.

1. Desde la sección de Gestión de Jerarquía, descarga la plantilla de carga.
2. Completa el archivo Excel con las siguientes columnas:
   • area: Nombre del área.
   • area_code: Código único del área.
   • area_parent_code: Código del área padre a la que pertenece.
   • area_parent: Nombre del área padre.

• Advertencia: Si el area_parent_code de un área que estás cargando no existe en el mismo archivo, la plataforma creará un área temporal llamada 'missingname-area'. Deberás corregir esta asignación manualmente después de la carga.

2. Gestión de la Jerarquía Existente

Una vez que tu jerarquía está cargada, puedes realizar diversas acciones de mantenimiento desde la plataforma, como:

• Editar los datos de un área (nombre, descripción, etc.).
• Crear nuevas áreas individualmente.
• Eliminar áreas que ya no son necesarias.
• Reasignar un área a un nuevo padre para ajustar la estructura.

3. Comparación de Resultados entre Procesos

Para analizar la evolución de tus resultados, puedes comparar tu encuesta actual con procesos anteriores.

1. Activar comparación: Dirígete a Configuración > Reportes > Comparación y activa el interruptor para habilitar la comparativa entre dos procesos.
   
2. Vincular Procesos Anteriores: El primer paso es seleccionar el o los procesos de Clima anteriores con los que deseas realizar la comparación.
3. Mapeo de Áreas (Match): Una vez seleccionados, la plataforma intentará vincular automáticamente las áreas entre los procesos.
   • Coincidencia Automática: El sistema buscará áreas que tengan el mismo area_code y el mismo nombre exacto en ambos procesos.
   • Mapeo Manual: Si los códigos o nombres no coinciden, deberás vincular las áreas manualmente desde la interfaz de "Configuración de comparación" para asegurar que los datos se comparen correctamente.

4. Visualización de Resultados Comparativos

Una vez que la jerarquía y la comparación están configuradas, podrás ver los resultados comparativos directamente en la sección de Reportes de la plataforma.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué sucede con los colaboradores si elimino un área a la que pertenecen? 

R: La plataforma no permite eliminar un área si tiene colaboradores asignados. Primero te solicitará que los reasignes a otra área existente para asegurar que nadie quede sin asignación en la jerarquía.

P: Si importo la jerarquía desde el máster de personas y luego actualizo el máster, ¿los cambios se reflejan en mi encuesta? 

R: No. La importación desde el máster es una "fotografía" de la estructura en ese momento. Los cambios realizados posteriormente en el máster de personas no se sincronizarán automáticamente con la jerarquía de tu proceso de Clima.

P: Agregué un proceso anterior para comparar, pero no veo ninguna diferencia en los reportes. ¿Por qué podría ser? 

R: Esto generalmente ocurre cuando las áreas del proceso actual y del anterior no coinciden. Para que la comparación funcione, las áreas deben tener el mismo area_code y nombre. Si no coinciden, debes vincularlas manualmente desde la sección "Configuración de comparación".

P: ¿Al cambiar el nombre a un item en una encuesta de clima, puedo seguir comparando ese item con las encuestas de años pasados?

R: Si, no deberia haber problemas siempre y cuando el codigo sea el mismo