Cómo crear y enviar documentos (individual y múltiple)

Esta guía te mostrará cómo utilizar la funcionalidad para crear y enviar documentos de forma eficiente, ya sea de manera individual o masiva. Puedes enviar documentos para firma subiendo archivos directamente o utilizando plantillas preconfiguradas, optimizando así tus flujos de trabajo.

Requisito previo: Antes de comenzar, asegúrate de tener permisos de gestión en al menos una de las carpetas del módulo de Documentos. Si no tienes acceso, contacta al administrador de la plataforma en tu organización.

Paso a paso: creación y envío de documentos

1. Iniciar el proceso

Para iniciar debe ir al menú lateral, Documentos y luego escoger el tab de Gestión de documentos, luego hacer clic en el botón Crear documento, ubicado en la esquina superior derecha.

2. Configurar las reglas del envío

En esta etapa, definirás las características principales del documento o los documentos que vas a enviar.

A. Define el Origen del Documento

Tienes dos opciones principales para el tipo de documento: Archivo o Desde plantilla.

• Opción 1: archivo
  • Envío individual: Sube un único archivo (PDF, imagen, video, etc.). Si no completas el campo "Nombre del documento", este tomará el nombre original del archivo.
  • Envío múltiple: Sube varios archivos a la vez. En este caso, es obligatorio completar el campo "Nombre del documento", y este nombre se aplicará a todos los archivos del lote.
• Opción 2: desde plantilla
  • Envío individual: Selecciona una única plantilla de la lista. El documento se generará con los datos del firmante y el flujo de firma preconfigurado.
  • Envío múltiple: Selecciona múltiples plantillas. Cada documento se generará de forma independiente, conservando su nombre y configuración originales.

B. Define el Flujo de firma

El flujo de firma determina quiénes deben firmar y en qué orden. La plataforma ofrece dos tipos de flujos de firma. El flujo a utilizar dependerá del tipo de documento que se haya seleccionado en el paso 2A.

• Flujos de firma estándar
  • Las opciones disponibles son:
    • Documento sin firma: El documento no requiere ninguna firma. Es útil para enviar comunicados o archivos informativos.
    • Solo al trabajador: Únicamente el trabajador destinatario debe firmar el documento.
    • A todas las partes: Tanto el trabajador como las contrapartes asignadas deben firmar, sin un orden específico. El proceso se completa cuando todos han firmado.
    • Primero a las contrapartes y luego al trabajador: Las contrapartes deben firmar primero. Una vez que todas han firmado, el documento se habilita para que el trabajador lo firme.
    • Primero al trabajador y luego a las contrapartes: El trabajador debe firmar primero. Una vez que lo hace, el documento se habilita para que las contrapartes firmen.
    • Solo a las contrapartes: Únicamente las contrapartes asignadas deben firmar el documento.

Nota: Al seleccionar múltiples plantillas, el flujo de firma no se puede editar. Cada documento heredará automáticamente el flujo que fue preconfigurado en su respectiva plantilla.

• Flujo de firma "Firmantes múltiples"
  • Este flujo se habilita cuando el tipo de documento es Archivo. Permite incorporar firmantes externos, es decir, personas que no están en el master de personas de la empresa.
  • Para agregar firmantes externos, haz clic en el botón 'Agregar firmante' para que se abra un modal.
  • Si al firmante ya se le ha enviado a firmar un documento previamente, puedes buscarlo en la lista del modal.
  • Si el firmante no existe, haz clic en "Agregar nuevo firmante", donde se abrirá otro modal con los campos obligatorios Nombre, Apellidos y Email.
  • Al guardar los datos del nuevo firmante, este aparecerá primero en la lista del modal. Selecciónalo y haz clic en "Confirmar".

Nota: La opción de firma digital solo está disponible para documentos en formato PDF.

C. Asigna carpeta y contrapartes

Finalmente, asegúrate de seleccionar la carpeta donde se alojará el documento y, si el flujo de firma lo requiere, añade a las contrapartes correspondientes.

3. Seleccionar los firmantes

Una vez configuradas las reglas, el siguiente paso es elegir quiénes recibirán los documentos. Puedes hacerlo de dos maneras:

• Manualmente: Buscando y seleccionando a los usuarios uno por uno.
• Con filtros: Aplicando filtros por área, cargo, subdominio u otros criterios para seleccionar a un grupo de personas de forma masiva.

Nota sobre usuarios no enrolados: Es posible enviar documentos a usuarios que aún no han completado su proceso de enrolamiento. El sistema te notificará su estado al seleccionarlos. Estos usuarios podrán visualizar y descargar los documentos, pero no podrán firmarlos hasta que se enrolen correctamente. En estos casos, solo podrás generar documentos sin flujo de firma.

Consejo útil: previsualiza el documento

Cuando seleccionas una sola plantilla en el paso anterior, aparecerá un botón de Vista previa al costado derecho del nombre de cada firmante. Esta herramienta te permite ver cómo quedará el documento final con las variables y datos específicos de esa persona antes de enviarlo.

4. Finalizar y monitorear el Envío

Cuando hayas revisado toda la configuración y seleccionado a los firmantes, haz clic en Finalizar.

Inmediatamente, aparecerá un banner de notificación en la esquina superior derecha de la pantalla, confirmando que la creación de los documentos fue exitosa y que el envío puede tardar un momento en procesarse.

Podrás hacer seguimiento del estado de cada documento (pendiente, firmado, etc.) directamente desde la vista de Gestión de documentos.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Por qué no veo el botón 'Crear documento'? R: Para poder crear y enviar documentos, necesitas tener "permisos de gestión" en al menos una carpeta del módulo. Si no ves la opción, contacta al administrador de la plataforma en tu empresa para que revise tus accesos.

P: Subí un archivo Word (.docx) pero no me deja configurar el flujo de firma, ¿por qué? R: La firma digital solo está disponible para archivos en formato PDF. Para otros tipos de archivo, las opciones de firma se desactivan automáticamente y el documento se gestiona únicamente como un archivo informativo o de consulta.

P: ¿Cuál es la principal ventaja de usar una plantilla en lugar de un archivo? R: Las plantillas permiten una mayor automatización. Pueden rellenarse dinámicamente con datos específicos de cada usuario (como nombre, RUT, cargo, etc.) y tener flujos de firma preconfigurados, lo que agiliza significativamente los envíos. Los archivos, en cambio, son documentos estáticos.

P: ¿Por qué no me aparece la opción de 'Vista previa' junto al nombre de los firmantes? R: La opción para previsualizar el documento por cada firmante está disponible únicamente cuando se utiliza una sola plantilla en el envío. No se activa al usar archivos (sean únicos o múltiples) ni al seleccionar varias plantillas a la vez.

P: ¿Puedo enviar un documento a un colaborador que aún no ha completado su enrolamiento? R: Sí. Puedes enviar documentos a usuarios no enrolados. El sistema te alertará de su estado al seleccionarlos. El colaborador podrá ver y descargar el documento, pero no podrá firmarlo hasta que complete su proceso de enrolamiento. Para estos casos, solo podrás generar documentos sin firma.

P: ¿Puedo enviar un documento a una persona que no está registrada en el master de personas de la empresa? R: Sí, puedes hacerlo a través del flujo de firmas "Firmantes múltiples". Este flujo está disponible cuando el tipo de documento es "Archivo" y te permite agregar firmantes externos introduciendo su nombre, apellidos y correo electrónico. La persona recibirá un correo indicando que tiene un documento pendiente de firma, y tanto el OTP como el documento firmado, serán enviados al mismo correo.