Qué secciones ven los usuarios con roles de gestión
El módulo de Documentos está diseñado para adaptarse a tus responsabilidades. Dependiendo de los permisos asignados a tu rol, tu vista y las acciones que puedes realizar cambiarán.
A continuación, te explicamos las secciones que verás como usuario con un rol de gestión y qué puedes hacer en cada una de ellas.
Secciones Visibles para Todos los Usuarios
Como gestor, también tienes acceso a las vistas estándar que ve cualquier usuario. Sin embargo, es importante entender que estas secciones siempre se refieren a tus documentos personales.
- Mis pendientes: Aquí encontrarás exclusivamente los documentos que están esperando tu propia firma. Te permite visualizar el estado y firmar los archivos que te han sido asignados directamente.
- Mis documentos: Esta es tu biblioteca de documentos personal e intransferible. En esta sección verás únicamente tus propios archivos, ya sean los que has firmado, los que tienes pendientes o los que tú mismo has subido. Incluso con un rol de gestión, nunca verás los documentos de otros usuarios en esta sección.
Secciones Exclusivas para Roles de Gestión
Estas secciones son tus centros de mando para administrar los documentos y usuarios de la organización. Su visibilidad depende directamente de los permisos que tenga tu rol.
Gestión de documentos
Este es el espacio central para administrar el ciclo de vida de los documentos de la organización a los que tienes acceso.
- Usuarios con permisos de gestión:
- Crear y enviar documentos (individuales o masivos).
- Dar seguimiento al estado de las firmas.
- Enviar recordatorios de firma.
- Mostrar, ocultar y borrar documentos.
- Exportar el registro de firmas y el reporte de documentos.
- Usuarios con permisos mixtos (gestión y lectura): Si tienes permisos de gestión sobre unas carpetas y solo de lectura sobre otras, verás un menú desplegable en la parte superior izquierda. Para poder realizar acciones administrativas, debes seleccionar la vista "Con permisos de gestión".
- Usuarios con permisos de solo lectura: Si tu rol es de solo lectura, podrás visualizar los documentos de las carpetas y segmentos permitidos y únicamente tendrás la acción de descargar el reporte de documentos.
Enrolamiento
Esta sección se enfoca en administrar a los usuarios que pueden firmar documentos en la plataforma. Desde aquí, puedes:
- Revisar el estado de enrolamiento de los usuarios (si están activos para firmar).
- Enrolar a nuevos usuarios para que puedan utilizar la firma digital.
- Acceder al perfil de los usuarios para revisar los documentos que tienen en sus carpetas.
- Solo para administradores: Visualizar a los usuarios inactivos y acceder a sus documentos a través de la pestaña "Usuarios inactivos".
Preguntas Frecuentes (FAQ)
- P: Tengo permisos de gestión/lectura sobre carpetas. ¿Por qué en "Mis documentos" solo veo mis propios archivos y no los de otros usuarios? R: La sección "Mis documentos" es tu espacio personal y siempre mostrará únicamente tus propios archivos. Para ver y administrar los documentos de los trabajadores a tu cargo, debes irte a la sección "Gestión de documentos".
- P: Tengo un rol con permisos de solo lectura. ¿Qué acciones puedo realizar? R: Un rol de solo lectura te permite visualizar los documentos de las carpetas y segmentos a los que tienes acceso y descargar el "reporte de documentos" para realizar análisis y seguimientos.
- P: ¿Cuál es la diferencia principal entre "Gestión de documentos" y "Enrolamiento"? R: "Gestión de documentos" se enfoca en el ciclo de vida de los archivos (crear, enviar, monitorear firmas, etc.). "Enrolamiento" se centra en la gestión de los usuarios que pueden firmar, permitiéndote revisar su estado y acceder a sus perfiles.
- P: Tengo permisos de gestión, pero no veo las acciones para borrar o enviar recordatorios. ¿Por qué? R: Esto suele ocurrir cuando tienes permisos mixtos (de gestión y de lectura). Asegúrate de seleccionar la vista "Con permisos de gestión" en el menú desplegable ubicado en la parte superior izquierda de la sección "Gestión de documentos" para que las acciones administrativas se activen.