Cómo realizar la Configuración General de una encuesta
La Configuración General es el primer paso para crear tu encuesta de Clima. Aquí establecerás las reglas básicas que definirán el comportamiento y la disponibilidad del proceso. A continuación, te explicamos en detalle cada una de las opciones disponibles en esta sección.
1.1 Datos Básicos del Proceso
- Título de la encuesta y descripción: Asigna un nombre claro y una descripción para que los participantes identifiquen fácilmente la encuesta.
- Fecha de inicio y término: Establece las fechas informativas que verán los participantes. Ten en cuenta que la disponibilidad real de la encuesta se gestiona con el "Estado de la encuesta".
- Soporte Multilenguaje: Todo el proceso de la encuesta puede ser configurado hasta en 7 idiomas diferentes. En esta sección, puedes traducir el título y la descripción para cada uno de los idiomas que necesites.
1.2 Estado y Modo de la Encuesta
- Estado encuesta: Este es el control principal para la disponibilidad de la encuesta.
- Inactiva: Es el estado inicial. Te permite configurar todo el proceso sin que los participantes tengan acceso.
- Activa: Habilita la encuesta para que los participantes puedan responder.
- Finalizada: Cierra la encuesta para nuevas respuestas y permite a los administradores y managers acceder a los resultados.
- Toma de datos: Define si los participantes responderán directamente (Toma de datos) o si cargarás resultados de forma masiva (Importar resultados).
1.3 Ajustes Adicionales
- Enlace de la encuesta: Disponibiliza un link genérico por cada subdominio de la empresa para que los participantes que han iniciado sesión puedan responder directamente.
- Incluir calificación de preguntas: (Pendiente de definición).
- Monitorear áreas sin mínimo de personas: Permite que se vea el monitoreo sin considerar la restricción de mínimo de respuestas necesaria para ver los reportes de resultados.
- Habilitar flujo de jefatura: Modifica la estructura del proceso para que no solo se evalúen áreas, sino también jefes directos y matriciales.
- Acceso al monitoreo de personas para managers: Permite a los managers ver el avance por persona, no solo por área.
- Preguntas cualitativas opcionales: Permite a los participantes finalizar la encuesta sin responder obligatoriamente las preguntas abiertas.
- Mostrar resultados por equipo: Permite desglosar los resultados a nivel de equipo directo, además de la vista por área completa.
- Enviar correo de notificación al finalizar la encuesta: Envía un correo de confirmación automático al participante una vez que completa la encuesta.
- Ocultar botón "Ir a inicio" al finalizar encuesta: Permite que los participantes finalicen la encuesta solo cerrando la página, sin derivarlos al home de la plataforma.
- Activar SMS / Whatsapp: Habilita el envío de invitaciones y recordatorios por estos canales (requiere configuración adicional con tu PM y puede tener costos asociados).
Recuerda siempre hacer clic en Guardar y continuar al finalizar la configuración de esta sección.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: Si configuro una fecha de inicio futura, ¿la encuesta se activará automáticamente en esa fecha?
R: No. Las fechas de inicio y término son solo informativas para los participantes. La disponibilidad de la encuesta se controla manualmente cambiando el "Estado encuesta" de "Inactiva" a "Activa" cuando desees lanzarla.
P: ¿Puedo cambiar el modo de "Toma de datos" a "Importar resultados" una vez que la encuesta ya tiene respuestas?
R: No. El modo de "Toma de datos" está diseñado para la participación en vivo. Cambiarlo a mitad del proceso podría generar inconsistencias en los datos. Se debe definir este modo antes de activar la encuesta.
P: ¿Qué pasa si un manager no tiene acceso al monitoreo por persona?
R: Si la opción "Acceso al monitoreo de personas para managers" está desactivada, los managers solo podrán ver el avance general de las áreas que gestionan, pero no el estado individual (Sin invitar, En progreso, Finalizada) de cada colaborador en su equipo.