Cómo gestionar contrapartes y opcionales en Documentos

Para automatizar y personalizar la creación de documentos en Rankmi, es fundamental configurar correctamente dos elementos clave: las contrapartes y los opcionales. Las contrapartes son los firmantes designados por la empresa, mientras que los opcionales actúan como variables que insertan información específica de cada trabajador en las plantillas.

Esta guía te mostrará paso a paso cómo administrar ambos elementos para optimizar tu gestión de documentos.

1. Gestión de Contrapartes

¿Qué es una contraparte?

Una contraparte es cualquier usuario de la plataforma habilitado para firmar documentos en nombre de la organización. Generalmente, aquí se incluyen a los representantes legales, pero puede ser cualquier persona que la empresa designe.

Es importante destacar que el rol de contraparte es independiente de los roles de administración; un usuario puede ser contraparte sin tener permisos para configurar el módulo, y viceversa.

Cómo agregar contrapartes

Para habilitar a un usuario como contraparte, sigue estos pasos:

1. Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos".
2. Selecciona la pestaña Contrapartes.
3. Haz clic en el botón Agregar contrapartes.
4. En la ventana que aparece, busca y selecciona a los usuarios que deseas habilitar. Puedes seleccionar varios a la vez marcando la casilla a la izquierda de cada nombre.
5. Haz clic en Agregar para confirmar. Los usuarios seleccionados ya estarán disponibles para ser asignados como firmantes en plantillas y documentos.

Cómo eliminar contrapartes

Si un usuario ya no debe firmar documentos en nombre de la empresa, puedes revocar su acceso de la siguiente manera:

1. En la misma pestaña de Contrapartes, selecciona a los usuarios que deseas eliminar marcando la casilla correspondiente.
2. Haz clic en el menú desplegable Acciones.
3. Selecciona la opción Eliminar contraparte(s) y confirma la acción.

2. Gestión de Opcionales

¿Qué son los opcionales?

Los opcionales son campos de información o variables (como centro de costo, tipo de contrato, color favorito, etc.) que se utilizan en las plantillas de documentos para insertar datos específicos de cada trabajador de forma automática. Su uso es clave para generar documentos personalizados masivamente.

Tipos de Opcionales

Existen dos fuentes de datos para los opcionales en el módulo de Documentos:

• Opcionales del Máster de Personas: Son campos de información sincronizados desde la base de datos central de la empresa. Estos datos pueden ser utilizados en otros módulos de Rankmi y son de solo lectura dentro de Documentos. Para modificarlos, se requieren permisos específicos en el Máster de Personas.
• Opcionales Exclusivos de Documentos: Son campos creados y gestionados únicamente dentro del módulo de Documentos. Son ideales para información que solo es relevante en este contexto y no se necesita en otros productos.

Cómo crear y gestionar opcionales exclusivos de Documentos

Creación Individual

Para crear un nuevo opcional de forma manual:

1. Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos".
2. Selecciona la pestaña Opcionales.
3. Elige la Organización a la que pertenecerá el opcional.
4. Haz clic en Crear opcional.
5. Define el Nombre del campo y selecciona el Tipo de opcional:
   • Lista: Crea un menú desplegable con opciones predefinidas.
   • Texto: Permite ingresar cualquier texto libremente.
   • Numérico: Acepta únicamente números.
6. Haz clic en Guardar.

Asignación Masiva de Valores

Para cargar o actualizar los valores de los opcionales para múltiples trabajadores de forma masiva, utiliza el centro de importación:

1. Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos" y selecciona la pestaña Centro de importación.
2. Haz clic en el botón + Importar y elige la opción Importar usuarios.
3. Descarga la plantilla de carga.
4. Completa el archivo Excel con la siguiente estructura:
   • Columna identifier: Ingresa el identificador único del trabajador.
   • Columnas de opcionales: Crea una nueva columna por cada opcional que desees cargar. La cabecera debe seguir el formato optional_nombre#tipo.
     • nombre: El nombre exacto del opcional que creaste.
     • tipo: El tipo de dato, que puede ser #list, #num, o #text.
5. Guarda el archivo y súbelo en el mismo modal del centro de importación.

3. Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre una contraparte y un administrador del módulo? R: Una contraparte es un usuario designado para firmar documentos en nombre de la empresa. Un administrador, en cambio, gestiona la configuración del módulo. Aunque un administrador puede ser también una contraparte, sus funciones son distintas: uno firma y el otro configura.

P: Si creo un opcional de tipo "lista", ¿puedo agregarle nuevos valores después? R: Sí. Puedes editar el opcional de tipo "lista" en cualquier momento desde la sección Administración > Documentos > Opcionales para añadir, modificar o eliminar las opciones disponibles en el menú desplegable.

P: ¿Qué sucede si cargo un archivo masivo con un opcional que no he creado previamente en la plataforma? R: La carga masiva sirve para asignar valores a opcionales que ya existen. Si una columna en tu archivo (optional_nombre#tipo) corresponde a un opcional que no ha sido creado previamente, los datos de esa columna serán ignorados durante la importación.

P: ¿Por qué no puedo editar un opcional que aparece en la lista? R: Es muy probable que se trate de un opcional sincronizado desde el máster de personas. Estos opcionales son de solo lectura dentro del módulo de Documentos. Para modificarlos, necesitas permisos de edición en el máster de personas de la empresa.