Cómo sincronizar datos de Core con Payroll

La sincronización de datos entre Employee Core (Maestro de Personas) y Global Payroll en Rankmi es crucial para mantener la información de tus colaboradores actualizada y consistente en toda la plataforma. Esta integración asegura que los cambios realizados en un módulo se reflejen automáticamente en el otro, optimizando tus procesos de gestión de personas y nómina.

Esta guía te ayudará a comprender cómo funciona esta sincronización, tanto si tu empresa utiliza el módulo de Posiciones como si no, y qué campos se ven afectados.

Sincronización sin el módulo de Posiciones

Cuando tu empresa no utiliza el módulo de Posiciones, la sincronización de datos entre Core y Payroll funciona de la siguiente manera:

• Campos independientes: Los campos de Área, Cargo y Supervisor se gestionan de forma independiente en Core, ya que no están vinculados a una estructura de posiciones.
• Flujo de datos:
  • La información se ingresa principalmente desde Global Payroll, y esta actualizará los datos correspondientes en Employee Core.
  • Los campos de Área, Cargo y Supervisor se transfieren de Core a Payroll.
  • La Información Personal de los colaboradores mantiene una sincronización bidireccional, lo que significa que los cambios en cualquiera de los dos módulos se reflejarán en el otro.

Sincronización con el módulo de Posiciones

Si tu empresa utiliza el módulo de Posiciones, la sincronización entre Core y Payroll es más robusta, ya que la posición se convierte en el eje central de la información laboral:

• Campos incluidos en la posición: La posición en Core incluye campos clave como Empresa, Sucursal, Área, Cargo y Centro de Costo.
• Flujo de datos:
  • Al actualizar la información de una posición en Core (Maestro de Personas), estos cambios se transferirán a Payroll, actualizando los campos correspondientes en los contratos de los colaboradores asociados a esa posición.
  • De manera inversa, si se actualiza la posición de un colaborador desde Payroll, esta modificación se sincronizará con Core, actualizando los datos de la posición en el Maestro de Personas.
  • La Información Personal de los colaboradores también mantiene una sincronización bidireccional.

Generación de anexos por modificaciones masivas

Cuando realizas modificaciones masivas en la información de posiciones o colaboradores a través de archivos Excel, tienes la opción de generar un nuevo anexo de contrato en Payroll.

• Proceso de generación de anexo:
  1. Al guardar los cambios, se desplegará un modal con la información de la nueva posición o colaborador.
  2. El sistema te permitirá decidir si esta modificación generará un nuevo anexo de contrato para el colaborador. Esta opción está activa por defecto.
  3. Para generar el anexo, deberás seleccionar un motivo (de una lista predeterminada) y una fecha de registro del anexo. La fecha debe ser posterior a la del último anexo para evitar sobrescribir información.
  4. Al guardar, se creará automáticamente un nuevo anexo en Payroll, registrando los cambios.
• Si no se desea generar un anexo: Puedes desmarcar la opción para no generar un anexo. En este caso, los cambios se aplicarán directamente sobre el contrato existente o el último anexo del colaborador, sobrescribiendo la información previa. Los cambios también se reflejarán en la Información personal de Payroll.
• Columnas para actualización masiva vía Excel:
  • Para posiciones:
    • version: Indica si se genera un anexo ("x") o no (vacío).
    • version_name: Nombre del anexo.
    • version_date: Fecha de vigencia del anexo (DD/MM/AAAA).
  • Para colaboradores:
    • version: Indica si se genera un anexo ("x") o no (vacío).
    • version_name: Nombre del anexo.
    • version_date: Fecha del anexo (DD/MM/AAAA).

Campos de sincronización configurables

Además de la sincronización por defecto, existen campos específicos que puedes configurar para que se sincronicen entre Posiciones y Payroll.

• Campos configurables:
  • Grupo de nómina: Permite que la información definida en Core se asigne en Payroll.
  • Salario: Permite que la información definida en Core se asigne en Payroll.
  • Configuración avanzada de México: Exclusivo para México.
  • Plaza de trabajo de México: Exclusivo para México.
  • Timbrado de México: Exclusivo para México.
• Comportamiento si está desactivada: Si la sincronización de un campo configurable está desactivada, el campo no se transferirá entre Core y Payroll. Esto permite que, en Payroll, puedas asignar un valor a ese campo de forma independiente a la información en Core.
• Ubicación de la configuración: La activación o desactivación de estos campos se realiza en el módulo de Posiciones, en la sección de Sincronización de campos.

Campos de sincronización por defecto

Ciertos campos se sincronizan automáticamente entre Core y Payroll como parte fundamental de la relación laboral, sin necesidad de configuración manual. Estos son:

• Posición
• Razón Social
• Sucursal
• Cargo
• Área
• Jefe directo

Requisitos para la activación de la sincronización

Para que la sincronización entre Core y Payroll funcione correctamente, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Contar con el módulo de Posiciones activo (versión completa).
• Tener Posiciones activas en Payroll.
• Todos los contratos deben tener el 100% de la información obligatoria completa.
• Al implementar Posiciones, la posición asignada al colaborador en el Maestro de Personas debe asociarse al contrato o anexo vigente en Payroll. No deben existir inconsistencias entre la posición asignada en Core y la posición en Payroll.
• Posteriormente, se debe activar la sincronización.

Aclaraciones importantes

• Anexos futuros: Si creas un anexo con fecha futura, las modificaciones en la posición, ficha del colaborador y datos de Payroll se actualizarán inmediatamente, impactando en otros módulos como el Organigrama. Sin embargo, la fecha de registro del cambio será la seleccionada al crear el anexo, asegurando que los cálculos y reportes se basen en ella. Se recomienda realizar cambios hacia el pasado para evitar inconsistencias.
• Cambios que no generan anexos: Las modificaciones en catálogos (Cargos, Centros de Costo, Estructura Organizacional, Sucursales y Razones Sociales) no generan nuevos anexos; sobrescriben directamente el nombre aplicado en Core y Payroll. Otros elementos de una posición (fuera de los mencionados) pueden generar un anexo, pero no se sincronizan con Payroll.
• Eliminación de anexos: Si eliminas un anexo en Payroll que fue creado desde una modificación de Core, el anexo se eliminará en Payroll, pero la información modificada prevalecerá en Core.
• Contrato inactivo: Si la posición o el colaborador no tienen un contrato activo asociado, no habrá sincronización de datos y las secciones de gestión de cambios no aparecerán.