Cómo configurar roles y permisos de usuario en Documentos

En Documentos (Firma digital) los roles definen qué puede hacer cada persona dentro del módulo: ver o gestionar documentos, plantillas, enrolamiento, contrapartes y la configuración de la empresa.

Hay dos capas que no se deben mezclar:

Un Administrador de empresa en Core no implica, por sí solo, ver todas las carpetas o todos los segmentos dentro de Documentos. Ese alcance se define con el rol de Documentos y, si aplica, con segmentos.

Quién interviene

Esta guía te mostrará paso a paso cómo configurar los administradores del módulo, crear roles personalizados y asignarlos a los usuarios de tu organización.

Puedes crear roles propios (por ejemplo un gestor segmentado o limitado a ciertas carpetas). El nombre lo defines tú.

Configuración general (enrolamiento obligatorio, avisos agrupados, biometría) solo la ven los administradores de la empresa, no cualquier rol con acceso parcial.

Crear o editar un rol

1. Entra a Roles en Administración de Firma digital.
2. Crea un rol o abre uno existente. Completa nombre y, si el formulario lo pide, descripción.
3. Para cada sección, elige Ver, Gestionar o Sin acceso.
4. En carpetas, indica si aplica a todas o solo a algunas (las de primer nivel que elijas).
5. Guarda. Los cambios aplican a las personas que ya tienen ese rol.

No borres ni recortes el rol Administrador de Documentos si es el único con Gestionar en configuración y carpetas: nadie más podrá corregirlo después.

Creación de Roles Personalizados

Los roles personalizados te permiten otorgar permisos específicos y limitados a ciertos usuarios sin darles control total. Por ejemplo, puedes crear un rol para un manager que solo pueda ver los documentos de su equipo o para un analista que solo pueda gestionar plantillas.

Pasos para crear un rol personalizado:

1. Navega a Administración > Aplicaciones > Documentos y selecciona la pestaña Roles y permisos.
2. Haz clic en el botón Crear rol.
3. Asigna un nombre descriptivo al nuevo rol (ej. "Gestor de Plantillas", "Auditor de Contratos").
4. Define los permisos para Carpetas:
   • Acceso: Elige si el rol no tendrá acceso, tendrá acceso de solo lectura o de gestión.
   • Carpetas: Selecciona si los permisos se aplican a todas las carpetas o solo a algunas específicas.

   Nota: Para dar acceso al Enrolamiento, debes seleccionar explícitamente la carpeta "Enrolamiento".

1. Define los permisos para Acciones de configuración:
   • Activa los interruptores para cada sección de la configuración a la que el rol tendrá acceso (Categorías, Contrapartes, Opcionales, etc.).
   • Para cada sección, elige el nivel de permiso: Solo ver o Gestión.

Asignar un rol a una persona

1. En la misma área de Roles, elige a la persona.
2. Asigna el rol de Documentos.
3. Si el gestor no debe ver a toda la empresa, indica uno o más segmentos. Verá y podrá gestionar solo a las personas de esos segmentos (enrolamiento, envíos, listados).
4. Guarda.

Pasos para quitar el rol

1. Localiza a la persona.
2. Quita el rol de Documentos. Se retiran también los segmentos ligados a ese rol.
3. La persona sigue pudiendo firmar sus documentos; deja de administrar el módulo.

Los segmentos se mantienen en Core / Empleado Central. Aquí solo se usa cuáles aplican al rol de Documentos.

Carpetas y visibilidad

• El permiso de carpeta del rol acota qué árbol puede administrar esa persona.
• Cada carpeta tiene además visibilidad propia (quién la ve en el día a día). Un rol con Sin acceso a una carpeta no la gestiona, aunque la carpeta sea visible para otros.
• Las acciones Subir, Solicitar y Enrolar solo están disponibles si el rol lo permite en esa sección y carpeta.

Relación con Core

Si un administrador segmentado ve bien Nómina y no ve el mismo alcance en Documentos, revisa el rol de Documentos y los segmentos asignados a ese rol, no solo el rol de Core.

Guía de uso (usuario final)

Si solo firmas documentos

No configuras roles. Recibes avisos, te enrolas si la empresa lo pide y firmas. El administrador define qué ves.

Si te asignaron un rol de Documentos

1. Entra a Documentos / Firma digital.
2. Verás solo las secciones y carpetas de tu rol.
3. Si tu rol es por segmento, los listados (personas, enrolamiento, envíos) muestran únicamente ese grupo.
4. Si falta una carpeta o una persona, pide a un administrador de la empresa que revise tu rol y segmentos; no es un fallo de tu usuario de firma.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿El Administrador de Core sirve para todo en Documentos?

No. Core decide si entras al módulo. Dentro, hace falta un rol de Documentos (y segmentos, si aplica) para ver carpetas, enrolar o configurar.

¿Puedo tener un gestor que solo vea un área o empresa?

Sí. Crea un rol con las secciones y carpetas necesarias y asígnalo con los segmentos correspondientes.

Asigné segmentos en Core y en Documentos no aparecen las personas nuevas.

El segmento debe estar asignado también al rol de Documentos de ese administrador. Las personas nuevas del segmento deberían verse cuando la sincronización las incorpora; si no, es un tema de datos, no de firmar de más.

¿Un colaborador necesita rol de Documentos para firmar?

No. El rol de administración es para gestionar el módulo. Firmar depende de que le envíen el documento y, si aplica, de estar enrolado.

¿Qué pasa si quito el rol a alguien?

Deja de administrar Documentos. No se borran los documentos que firmó ni su enrolamiento.

No veo Configuración general.

Esa pestaña es para administradores de la empresa. Un rol acotado (segmentos o solo algunas carpetas) no la muestra.

Cambié los permisos del rol y la persona sigue viendo lo mismo.

Pídele que recargue o vuelva a entrar. Confirma que está asignada a ese rol y no a otro.

¿Los invitados externos tienen rol?

No forman parte del listado de roles de colaboradores. Firman por el flujo de invitado / contraparte.