Cómo configurar roles y permisos de usuario en Documentos

La gestión de roles y permisos es fundamental para garantizar la seguridad y el correcto acceso a la información en el módulo de Documentos. Al utilizar un control de acceso basado en roles (RBAC), puedes aplicar el principio de mínimo privilegio, asegurando que cada usuario solo pueda ver y realizar las acciones estrictamente necesarias para su función.

Esta guía te mostrará paso a paso cómo configurar los administradores del módulo, crear roles personalizados y asignarlos a los usuarios de tu organización.

1. Configuración de Administradores del Módulo

La gestión de roles y permisos en el módulo de Documentos está reservada para dos tipos de usuarios: los Administradores globales de la plataforma y aquellos que tengan un rol personalizado con el permiso específico de "Administrar Documentos". Esto asegura que solo el personal autorizado pueda definir los niveles de acceso a la información.

Existen dos métodos para dar control total sobre el módulo:

Método 1: Asignando el rol de Administrador global

Cualquier usuario que tenga el rol de "Administrador" general de la plataforma Rankmi será reconocido automáticamente como administrador del módulo de Documentos, con acceso a todas sus funcionalidades y configuraciones.

Método 2: Creando o editando un rol personalizado

1. Desde el Home, navega a Administración > Roles y permisos.
2. Crea un nuevo rol o edita uno existente.
3. Dentro de la configuración del rol, activa el interruptor llamado "Administrar Documentos".
4. Asigna este rol a los usuarios deseados. Cualquier persona con este rol tendrá permisos completos de administrador dentro de Documentos.

2. Creación de Roles Personalizados

Los roles personalizados te permiten otorgar permisos específicos y limitados a ciertos usuarios sin darles control total. Por ejemplo, puedes crear un rol para un manager que solo pueda ver los documentos de su equipo o para un analista que solo pueda gestionar plantillas.

Pasos para crear un rol personalizado:

1. Navega a Administración > Aplicaciones > Documentos y selecciona la pestaña Roles y permisos.
2. Haz clic en el botón Crear rol.
3. Asigna un nombre descriptivo al nuevo rol (ej. "Gestor de Plantillas", "Auditor de Contratos").
4. Define los permisos para Carpetas:
   • Acceso: Elige si el rol no tendrá acceso, tendrá acceso de solo lectura o de gestión.
   • Carpetas: Selecciona si los permisos se aplican a todas las carpetas o solo a algunas específicas.

   Nota: Para dar acceso al Enrolamiento, debes seleccionar explícitamente la carpeta "Enrolamiento".

1. Define los permisos para Acciones de configuración:
   • Activa los interruptores para cada sección de la configuración a la que el rol tendrá acceso (Categorías, Contrapartes, Opcionales, etc.).
   • Para cada sección, elige el nivel de permiso: Solo ver o Gestión.
2. Haz clic en Crear rol para guardar.

Entendiendo el Alcance de los Permisos

Es importante comprender cómo los permisos que asignas afectan la visibilidad de las pestañas de configuración para los usuarios:

• Plantillas: El acceso a esta pestaña depende de los permisos en las carpetas. Un usuario debe tener permiso de "Gestión" en al menos una carpeta para poder ver la pestaña de Plantillas y crear nuevas plantillas para esa carpeta. Un usuario con solo permiso de "Lectura" no verá esta sección.
• Carpetas: De forma similar a las plantillas, un usuario solo verá la pestaña de Carpetas si tiene permiso de "Gestión" sobre al menos una de ellas, permitiéndole administrar las carpetas a las que tiene acceso.
• Categorías de documentos: El acceso a esta sección depende directamente de los permisos que hayas configurado en el rol para "Categorías". Sólo podrá asignar 

3. Asignación de Roles a Usuarios

Una vez que has creado un rol, el siguiente paso es asignarlo a los usuarios correspondientes.

1. En la misma sección de Roles y permisos, ve a la pestaña Usuarios.
2. Haz clic en el botón Asignar rol.
3. Elige el rol que deseas asignar desde la lista desplegable.
4. Busca y selecciona a uno o más usuarios a los que aplicarás el rol.
5. Define el Alcance (Nivel de acceso a colaboradores). Esto determina sobre qué grupo de usuarios podrá actuar el usuario:
   • Toda la empresa: El usuario aplicará sus permisos sobre todos los usuarios de la organización.
   • Segmentos específicos: El usuario solo podrá aplicar sus permisos a los usuarios que pertenezcan a los segmentos del máster que selecciones.

[Insertar imagen del modal de asignación de rol, mostrando la selección de usuario y el nivel de acceso. alt-text: Modal para asignar un rol a un usuario, destacando los campos para seleccionar el rol, el usuario y el alcance (Toda la empresa o Segmentos).]

1. Haz clic en Agregar para finalizar la asignación.

4. Gestión de Permisos Existentes

Puedes modificar o eliminar los permisos de un usuario en cualquier momento.

• Para cambiar un rol o su alcance: Busca al usuario en la pestaña Usuarios, haz clic en Cambiar rol y ajusta la configuración según sea necesario.
• Para quitar todos los permisos: Haz clic en el menú de acciones (tres puntos) junto al nombre del usuario y selecciona Quitar todos los permisos. Todo lo que el usuario haya gestionado previamente (documentos, plantillas, etc.) se mantendrá en la plataforma, pero ya no podrá acceder a ello.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre un rol de Administrador y un rol personalizado? R: Un Administrador tiene acceso total para ver y gestionar todas las secciones del módulo de Documentos. Un rol personalizado tiene permisos limitados y específicos, definidos por un administrador, como ver únicamente ciertas carpetas o gestionar solo las plantillas.

P: ¿Qué sucede si elimino un rol que está asignado a varios usuarios? R: Al eliminar el rol, los usuarios que lo tenían asignado perderán de forma inmediata todos los permisos asociados a él dentro del módulo de Documentos.

P: Asigné a un manager un rol con permisos sobre el segmento "Líderes". Si un nuevo usuario es promovido y entra a este segmento, ¿el manager con ese rol ganará acceso automáticamente para gestionar los documentos del nuevo líder? R: Sí. Los segmentos son dinámicos. En cuanto un usuario cumple con los criterios para pertenecer a un segmento, los usuarios con roles asignados a ese segmento ganarán acceso para aplicar sus permisos sobre ese nuevo usuario de forma inmediata.