Cómo enviar notificaciones a los participantes

En el Centro de Aprendizaje, mantener una comunicación fluida con los participantes es clave para el éxito de la formación. La plataforma te permite enviar correos electrónicos de forma manual y automática para invitar, recordar y notificar a los usuarios sobre sus cursos.

Tipos de Correos Electrónicos

Existen dos categorías principales de correos que puedes gestionar:

1. Correos Manuales (Envío desde la Ficha del curso)

Estos correos se envían de forma manual a participantes específicos o a grupos de ellos directamente desde la ficha del curso. Son ideales para comunicaciones puntuales. Hay tres tipos:

• Invitación: Utiliza este correo para notificar a los participantes que tienen un nuevo curso disponible.
  • Texto predefinido: ¡Hola! Tienes un nuevo curso disponible en el Centro de Aprendizaje: [Nombre del Curso]. Ingresa a Rankmi para comenzar la lección.
• Recordatorio: Envía este correo para recordar a los participantes que tienen un curso pendiente por finalizar.
  • Texto predefinido: ¡Hola! Te recordamos que aún no has completado el curso: [Nombre del Curso] en el Centro de Aprendizaje. Ingresa a Rankmi para terminar tus lecciones.
• Personalizado: Te permite redactar un mensaje desde cero, sin texto predefinido, para cualquier otra comunicación que necesites enviar.

Importante: Aunque los correos de Invitación y Recordatorio tienen un texto sugerido, puedes editar tanto el asunto como el cuerpo del mensaje antes de enviarlos. Éstos se envían a todas las personas que seleccionas, indiferente de su estado de avance en el curso.

2. Avisos automáticos (configuración por curso)

Además del correo manual, el curso puede avisar solo. Lo configuras en Notificaciones, dentro de la creación o edición del curso. Cada aviso tiene Correo electrónico y App móvil por separado.

• Enviar invitación al publicar el curso. Avisa, una sola vez, a quienes aún no han comenzado cuando publicas. Puedes editar asunto y cuerpo con Configurar.
• Enviar recordatorio a quienes no han terminado el curso. Cada martes, a las 12:00 (hora de Chile), avisa a quien todavía no ha comenzado. Si tiene varios cursos con este recordatorio, recibe un solo mensaje con la lista. El texto es el de la plataforma.
• Enviar notificación a quienes ingresen al curso. Solo lo ves si tu empresa lo tiene habilitado. Avisa a quien ingresa después de la publicación, por perfil, inscripción manual, carga masiva o aprobación de su solicitud. Viene apagado y puedes editar asunto y cuerpo. Si no los editas, usa el texto de la invitación.

Estos avisos no reemplazan el correo manual del monitoreo. Puedes usar los dos.

¿Cómo Enviar Correos Manuales?

Para enviar una invitación, un recordatorio o un correo personalizado, sigue estos pasos:

1. Accede a la Ficha del curso: Puedes llegar a ella desde dos rutas:
   • Gestión de cursos > Cursos > [Selecciona el curso] > Ver monitoreo.
   • Monitoreo > Cursos > [Selecciona el curso].
2. Selecciona los participantes: En el listado de participantes del curso, marca la casilla de aquellos a quienes deseas enviar el correo. Puedes seleccionar uno o varios.
3. Inicia el envío: Haz clic en el botón Acciones y selecciona "Enviar correo electrónico".
4. Configura y envía el correo:
   • Se abrirá una ventana donde podrás elegir el tipo de correo (Invitación, Recordatorio o Personalizado).
   • Edita el asunto y el contenido si es necesario.
   • Haz clic en "Enviar" para finalizar.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Se envía una invitación automáticamente cuando publico un curso? R: Sí, si activas Enviar invitación al publicar el curso y eliges correo, app móvil o ambos. Sale una sola vez. Si no la activas, puedes enviar una invitación manual más tarde desde la ficha del curso.

P: ¿Puedo personalizar el contenido de los correos manuales de Invitación y Recordatorio? R: Sí. Aunque los correos de Invitación y Recordatorio vienen con un texto sugerido para facilitar el envío, puedes editar libremente tanto el asunto como el cuerpo del mensaje antes de enviarlos.

P: Si activo el recordatorio automático para un curso, ¿puedo también enviar recordatorios manuales? R: Sí, ambas funcionalidades son independientes. Puedes usar el recordatorio automático para una comunicación semanal constante y, además, enviar recordatorios manuales en momentos específicos si lo necesitas, por ejemplo, cerca de la fecha de cierre del curso.

P: He vuelto a publicar un curso que tiene activadas las notificaciones automáticas de invitación al publicar el curso, sin embargo no han llegado, ¿qué podría estar pasando? R: Los correos automáticos de invitación al publicar el curso sólo llegan la primera vez en que éste se publica, por ende si éste cambió de estado en algún momento y se volvió a publicar las notificaciones no se enviarán nuevamente.

P: ¿El correo automático de recordatorio cursos pendientes le llega a los jefes directos? R: El correo le llega a todos los participantes del curso listando sus propios cursos que tienen pendientes, por lo tanto los jefes no reciben una notificación de cursos pendientes de su equipo directo. Sólo pueden recibir correos referentes a sus propio cursos pendientes.

P: ¿Puedo avisar solo por la app, o solo por correo? R: Sí. En cada aviso, correo y app móvil se activan por separado.

P: No veo la opción «Enviar notificación a quienes ingresen al curso». ¿Dónde está? R: Solo aparece si tu empresa la tiene habilitada. Si no la ves, la invitación al publicar y el recordatorio siguen disponibles. Pide a tu ejecutivo de Rankmi que la activen si la necesitas.

P: Inscribí a alguien después de publicar y no le llegó nada. R: Revisa que el curso esté publicado, que tenga lecciones y que el aviso de ingreso esté activo en el canal que esperas. Si la persona ya estaba cuando publicaste, el aviso que corresponde es la invitación al publicar, y esa sale una sola vez.

P: ¿El recordatorio le llega a quien ya empezó el curso y no lo ha terminado? R: No. Llega a quien todavía no lo ha comenzado. El mensaje lista los cursos pendientes de esa persona, no los de su equipo.

P: Si mañana se da de alta a un colaborador que cumple el perfil de un curso publicado, ¿le llega el aviso? R: Sí, si el aviso de ingreso está activo. Se envía automáticamente unos minutos después de que la persona queda inscrita en el curso, por los canales que activaste. Para eso, la persona debe tener acceso al Centro de Aprendizaje. Si el curso es cerrado, el aviso no sale al cumplir el perfil: llega cuando apruebas su solicitud de acceso.

P: Si la persona instala la app Rankmi después, ¿verá el aviso al iniciar sesión? R: No. La notificación de la app se envía en el momento del ingreso, solo a los teléfonos que ya tienen la app con la sesión iniciada. No queda guardada para después. El correo sí le llega, si ese canal está activo.

P: ¿Y si la persona tiene apagadas las notificaciones del Centro de Aprendizaje en la app? R: No recibe la notificación en la app. El correo le llega igual, si ese canal está activo.

P: Si después enciende esas notificaciones, ¿recibe las que se perdió? R: No. Las notificaciones no se reenvían. Si necesitas avisarle de nuevo, envíale un correo desde el monitoreo del curso.