Cómo gestionar y asignar Posiciones en Employee Core

Una posición en Rankmi representa un conjunto de atributos que definen la relación laboral de un colaborador con la empresa. Gestionar las posiciones te permite estandarizar y automatizar procesos, asegurando que la información de roles, jerarquías y datos de empleo sea precisa y consistente en toda la plataforma.

1. Activación del Módulo de Posiciones

El módulo de posiciones se puede activar de dos maneras, cada una con un propósito y alcance distintos:

• Activación Parcial: Permite cargar y validar catálogos de información (cargos, unidades, jefaturas, etc.) sin habilitar la asignación de posiciones a los colaboradores. Es ideal para la fase de implementación o para preparar la estructura sin afectar el funcionamiento actual de la plataforma. La activación la realiza el Project Manager (PM) del cliente a través de la administración central de Rankmi.
• Activación Completa (Full posiciones): Permite asignar posiciones a los colaboradores y activa todas las lógicas asociadas. Con esta opción, los datos como el supervisor directo, el área y el cargo se definen automáticamente por la posición. También habilita el uso de módulos como Workflows y Organigrama basados en posiciones. Se recomienda usarla cuando la estructura ya fue cargada y validada. 
• • La activación se hacer desde el admin del tenant, encendiendo el botón "Habilitar versión completa de Posiciones".

NOTA IMPORTANTE (Aclaración Crítica sobre la Activación Completa)

Es crucial considerar el impacto de la Activación Completa (Full Posiciones) en la información de los colaboradores:

• Impacto Crítico de la Activación Completa: Al activar las Full Posiciones, los colaboradores perderán automáticamente los valores actuales de su Área, Cargo y Jefe directo en sus perfiles, ya que estos campos pasarán a ser definidos exclusivamente por la Posición.
  Para garantizar un proceso transparente y sin impacto visible para el usuario final, es obligatorio:
  1. Tener la estructura completa de Posiciones previamente cargada y validada en el sistema.
  2. Una vez realizada la activación del módulo a Full Posiciones, realizar la asignación masiva de posiciones a los colaboradores de manera inmediata. Esto asegura que los usuarios recuperen al instante sus datos de Área, Cargo y Jefe, ahora definidos por la Posición asignada.

2. Gestión de Posiciones

Una vez activado el módulo, puedes crear y administrar posiciones de forma individual o masiva a través de la sección Administración General > Posiciones.

Puedes crear y administrar posiciones de forma individual o masiva a través de la sección Administración General > Posiciones.

Creación de una posición individual

Para crear una posición, se debe completar un formulario que ahora cuenta con lógica de filtrado por legislación:

Campos obligatorios y dependencias:

1. Nombre de la posición: Título descriptivo.
2. Código: identificador único asignado a la posición, si no se ingresa este campo, el sistema asigna uno, una vez creada la posición no es posible cambiarlo.
3. Legislación de nómina (Nuevo): Selecciona el marco legal aplicable. Este campo es el motor de filtrado del formulario:
   • Si seleccionas CL: El campo "País de contratación" se fija en Chile.
   • Si seleccionas MX: El campo "País de contratación" se fija en México.
   • Si seleccionas CO: El campo "País de contratación" se fija en Colombia.
   • Si seleccionas PE: El campo "País de contratación" se fija en Perú.
   • Si seleccionas GLB (Global): El sistema permite seleccionar cualquier país de la lista.
4. País de contratación: (Filtrado por la legislación seleccionada).
5. Grupos de contrato (Dependiente): Este campo mostrará únicamente los grupos de contrato que pertenezcan a la Legislación de nómina seleccionada previamente.
6. Cargo: El cargo asociado a esta posición.
7. Capacidad máxima: Número de personas que pueden ocupar la posición.
8. Fecha de activación: Cuándo entra en vigor.
9. Razón social: Entidad legal (relacionada con el país de contratación).
10. Modalidad de trabajo: Presencial, remota o híbrida.

Otros campos relevantes:

• Sucursal: Relacionada con la razón social.
• Centro de costo: Permite distribuir el 100% del costo en múltiples centros (N) de forma manual.
• Posición padre: Define al jefe directo.
• Campos localizados (México): Registro patronal, Plaza de trabajo, Timbrado (activados solo si la legislación es MX).

3. Asignación de Posiciones a Colaboradores

La asignación de posiciones vincula a los colaboradores con la estructura que creaste, actualizando automáticamente su información de cargo, área y supervisor.

Asignación individual

Desde el máster de colaboradores, puedes asignar la posición a cada persona de forma manual. Esto autocompleta los campos de Cargo, Área y Supervisor con la información de la posición, y estos campos no se podrán editar directamente desde el perfil del colaborador.

Consideración importante: Si la posición padre está vacante, la plataforma buscará automáticamente al primer usuario que tenga una posición jerárquicamente superior a la de su padre directo y lo asignará como supervisor. Una vez que la posición padre sea cubierta, el supervisor del colaborador se actualizará nuevamente.

Asignación masiva

Para asignar posiciones a varios colaboradores a la vez, puedes usar la plantilla de Excel disponible en la plataforma. Simplemente agrega el código de la posición en la columna SEAT para cada colaborador y carga el archivo.

Impacto en los datos del colaborador

Al asignar una posición:

• El cargo, área y supervisor del colaborador se actualizan automáticamente y no se pueden editar manualmente.
• Al desactivar un usuario, su cupo se libera, y la posición vuelve a estar vacante.

4. Gestión masiva de Posiciones, Estructura Organizativa y Cargos

Puedes gestionar la creación, edición, archivado y desarchivado de posiciones, unidades de la estructura organizativa y cargos de forma masiva a través de plantillas de Excel.

• Creación y edición: Descarga la plantilla correspondiente desde Administración General > Posiciones > Acciones > Cargar nueva estructura (o la sección análoga para Cargos o Estructura Organizativa). Completa el archivo con los datos, asegurándote de que los códigos sean únicos para nuevas entradas y que los códigos existentes se mantengan para actualizaciones. La plataforma actualizará la información si el código ya existe.
• Archivado y desarchivado: En la plantilla de carga, utiliza la columna "archived" (o "discarded" para cargos) para marcar con una "x" las posiciones/unidades/cargos que deseas archivar, o déjala vacía para reactivarlos.
• Cambio de códigos masivo: Para la estructura organizativa, existe una opción específica para actualizar códigos de unidades de forma masiva.

5. Sincronización con otros módulos

El módulo de Posiciones se integra y sincroniza con otros productos de la plataforma para garantizar la consistencia de los datos.

• Workflows: Las solicitudes de requisición y alta pueden usar los datos de las posiciones para prellenar formularios y automatizar la creación de procesos de selección.
• Organigrama: Si la activación es completa, el Organigrama de la empresa se puede visualizar basándose en la estructura de las posiciones.
• Payroll: La información de las posiciones como el cargo, el área, la sucursal y el centro de costo se sincronizan automáticamente con Payroll. Si se modifican estos datos en la posición, se generará un nuevo anexo de contrato en Payroll para mantener un historial.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Cuál es la diferencia entre un "cargo" y una "posición"? R: Un cargo es el título o la descripción general de un puesto (ej. "Analista de RR.HH."). Una posición es la plaza específica que un colaborador ocupa, vinculando ese cargo a un centro de costo, una sucursal, una jefatura y otros atributos.
• P: ¿Qué ocurre si la posición padre de un colaborador está vacante? R: La plataforma buscará automáticamente al primer usuario con una posición jerárquicamente superior a la de su padre directo y lo asignará como supervisor. Una vez que la posición padre sea cubierta, el supervisor del colaborador se actualizará nuevamente.
• P: ¿Puedo eliminar una posición del sistema? R: No, puedes archivarla. Una posición archivada se elimina de la lista de posiciones activas, pero se conserva en una pestaña especial para que puedas reactivarla si es necesario. Si la posición está ocupada, primero debes desasignarla del colaborador.
• P: ¿Es posible modificar el cargo, el área o el supervisor de un colaborador si tiene una posición asignada?R: No, una vez que se le asigna una posición a un colaborador, estos campos se autocompletan y no se pueden editar manualmente. Los cambios deben realizarse directamente en la configuración de la posición.
• P: ¿La activación parcial del módulo de Posiciones afecta a los colaboradores? R: No, la activación parcial permite cargar y validar la estructura de posiciones sin afectar el funcionamiento actual de la plataforma. Es la activación completa la que habilita la asignación de posiciones y sus lógicas asociadas.
• P: ¿Se puede apagar o deshabilitar la opción Full Posiciones? R: Sí, es posible deshabilitar la opción de Full Posiciones después de su activación. Si no se realizaron modificaciones o asignaciones de posiciones mientras estuvo activa, la plataforma revertirá su estado a como estaba antes de la activación. No obstante, si se realizaron cambios en la estructura o en la asignación de colaboradores durante el período de Full Posiciones, la desactivación podría afectar la consistencia de los datos y la estructura organizativa de la plataforma. Se recomienda evaluar el impacto antes de solicitar la desactivación.
• P: ¿Cómo gestiona una Posición los Centros de Costo? R: Una posición permite una configuración detallada para la distribución del gasto. Es posible distribuir el 100% del costo asociado a esa posición en múltiples (N) Centros de Costo diferentes. Esto significa que puedes asignar un porcentaje específico del costo total a cada centro, lo que facilita una contabilidad y un seguimiento presupuestario precisos en función de cómo se consume el gasto del rol dentro de la organización.
• P: Si las posiciones permiten distribuir el costo en varios Centros de Costo, ¿puedo realizar esta asignación y distribución de porcentajes de forma masiva a través de la plantilla de carga? R: Actualmente, la asignación de Centros de Costo no se puede realizar de forma masiva a través de las plantillas de carga o edición de posiciones. La distribución detallada del 100% del costo en múltiples centros (con sus respectivos porcentajes) debe configurarse individualmente dentro del formulario de cada posición en la interfaz de la plataforma. Al descargar la plantilla de posiciones, solo se mostrará el Centro de Costo principal (si aplica) asignado a la posición, no la distribución porcentual completa en múltiples centros.
• P: ¿Qué sucede si mi empresa solo opera en un país? R: El campo "Legislación de nómina" aparecerá con la opción única de tu país de operación por defecto, manteniendo la coherencia en el resto del formulario.
• P: ¿Puedo cambiar la legislación de una posición ya creada? R: No este campo no es editable.