Cómo cargar y actualizar colaboradores masivamente
En Rankmi, la gestión eficiente de tus colaboradores es clave. Este artículo te guiará paso a paso en el proceso de carga y actualización masiva de colaboradores utilizando una plantilla de Excel, una herramienta fundamental para mantener tu base de datos siempre al día.
🚀 Antes de comenzar: Lógica de implementación
Para asegurar una correcta estructura en tu plataforma, es crucial que las entidades de tu empresa se creen en el siguiente orden. Esto garantiza la coherencia y el funcionamiento óptimo del sistema, ya que cada elemento depende del anterior:
- Crear Empresa: La entidad principal de tu organización.
- Crear Sucursales: Las ubicaciones físicas de tu empresa.
- Crear Centros de Costo: Unidades organizativas para el control de gastos.
- Crear Cargos: Los roles que desempeñan tus colaboradores.
- Crear Posiciones: (Si aplica) Estructuras detalladas que enmarcan la relación laboral, vinculadas a los cargos.
📤 Carga masiva de nuevos colaboradores
La carga masiva te permite añadir un gran volumen de nuevos colaboradores a tu plataforma de Rankmi de forma eficiente.
1. Acceder a la sección de carga masiva
Para iniciar el proceso, dirígete a la sección de Administración de tu plataforma. Luego, en el menú lateral, busca Máster de Personas y selecciona Colaboradores.
2. Descargar la plantilla de carga
Una vez en la sección de Colaboradores, haz clic en el botón Acciones y luego selecciona Cargar o actualizar usuarios. Se abrirá un modal donde podrás Descargar plantilla de carga. Te recomendamos siempre descargar la plantilla directamente desde la plataforma para asegurarte de tener la versión más actualizada.
3. Completar la plantilla de Excel
La plantilla Excel contendrá varias columnas. Para una carga exitosa de nuevos usuarios, es obligatorio completar los siguientes campos:
- identifier: El número de colaborador. Es un valor único que individualiza al usuario en la plataforma. Puedes dejarlo vacío para que Rankmi autogenere uno, o asignarlo manualmente.
- username: El nombre de usuario que el colaborador usará para iniciar sesión en Rankmi (puede ser su correo electrónico).
- subdomain: El subdominio al que pertenece el colaborador.
- area_code: El código del área a la que pertenece el colaborador.
- country: El código ISO Alfa 2 del país de contratación (ej. CL para Chile, MX para México).
Importante: Asegúrate de eliminar la primera fila de la plantilla, ya que contiene instrucciones y no debe ser cargada al sistema.
4. Cargar el archivo
Una vez que hayas completado la plantilla con la información de tus nuevos colaboradores, vuelve a la sección de Cargar o actualizar usuarios. Puedes arrastrar el archivo directamente al área designada o hacer clic para seleccionarlo desde tu equipo. Haz clic en Cargar.
La plataforma te notificará que el archivo se está procesando en el Historial de Importación, donde podrás monitorear su avance y verificar si la carga fue exitosa o si hubo errores.
🔄 Actualización masiva de colaboradores existentes
El mismo proceso de carga masiva te permite actualizar la información de colaboradores que ya existen en tu plataforma de Rankmi.
1. Utilizar la misma plantilla
Descarga la misma plantilla de carga (Cargar o actualizar usuarios) como se explicó en el paso anterior.
2. Identificador clave para la actualización
Para actualizar la información de un colaborador existente, es fundamental que el campo identifier en tu archivo Excel coincida exactamente con el identifier del colaborador en Rankmi. Si el identifier coincide, el sistema actualizará los datos del colaborador en lugar de crear uno nuevo.
Puedes actualizar cualquier columna en la plantilla, pero asegúrate de que las columnas obligatorias (identifier, username, subdomain, area_code, country) estén presentes, incluso si sus valores no cambian.
3. Cargar el archivo
Al igual que con la carga de nuevos usuarios, sube el archivo editado a la sección Cargar o actualizar usuarios. El sistema procesará las actualizaciones y podrás verificar su estado en el Historial de Importación.
Glosario templete de usuarios
- exclude_search: Al marcar con una X el usuario no aparecerá en la búsqueda de la plataforma y solo aparecerá al descargar el excel. Esta acción es recomendad para los usuarios de prueba.
- skip_email: Al marcar con una X se desactiva el envío de notificaciones por correo para el usuario.
- offboarding_date Fecha de salida o baja del empleado
- offboarding_justification Motivo de salida, opciones Cese, Renuncia, Otro
- offboarding_justification_comment Motivo alternativo de salida
- offboarding_comment Comentario de salida
- offboarding_can_be_rehired Al marcar con una X la baja, el empleado podrá ser recontratado
Preguntas frecuentes.
- P. ¿Cuál es el orden recomendado para crear las entidades de mi empresa antes de cargar colaboradores?
- R. Empresa $\rightarrow$ Sucursales $\rightarrow$ Centros de Costo $\rightarrow$ Cargos $\rightarrow$ Posiciones (si aplica).
- P. ¿Por qué debo descargar la plantilla de carga masiva directamente desde Rankmi?
- R. Para asegurarse de tener la versión más actualizada de la plantilla.
- P. ¿Es necesario eliminar alguna fila de la plantilla antes de cargar el archivo?
- R. Sí, es obligatorio eliminar la primera fila, ya que contiene instrucciones y no debe ser cargada.
- P. ¿Cuáles son los campos obligatorios para la carga exitosa de nuevos usuarios?
- R. identifier, username, subdomain, area_code, y country.
- P. ¿Qué debo hacer si quiero que Rankmi asigne automáticamente el número de colaborador (identifier)?
- R. Dejar el campo identifier vacío.
- P. ¿Qué valor se recomienda usar como username?
- R. El nombre de usuario que usarán para iniciar sesión, que puede ser su correo electrónico.
- P. ¿Qué formato debe tener el código del país en el campo country?
- R. El código ISO Alfa 2 del país de contratación (ej. CL o MX).
- P. ¿Dónde puedo monitorear el estado del procesamiento del archivo?
- R. En el Historial de Importación.
- P. ¿Cuál es la clave para que el sistema realice una actualización en lugar de crear un nuevo usuario?
- R. El campo identifier en el Excel debe coincidir exactamente con el identifier del colaborador existente en Rankmi.
- P. Al actualizar datos, ¿debo incluir las columnas obligatorias si sus valores no han cambiado?
- R. Sí, deben estar presentes en la plantilla, incluso si sus valores no se modifican.
- P. ¿Qué función tiene el campo exclude_search al marcarlo con una X?
- R. El usuario no aparecerá en la búsqueda de la plataforma, ni en los widgets de cumpleaños, aniversario y directorio.
- P. ¿Qué campo debo marcar para desactivar el envío de notificaciones por correo para un usuario?
- R. El campo skip_email con una X.
- P. ¿Cuáles son las opciones de justificación para la baja de un empleado (offboarding_justification)?
- R. Cese, Renuncia y Otro.
- P. ¿Cómo indico que un empleado dado de baja podrá ser recontratado?
- R. Marcando con una X el campo offboarding_can_be_rehired.
- P. ¿Se pueden actualizar masivamente los colaboradores inactivos?
- R. Si, Debes descargar los empleados inactivos, editar esa plantilla con los datos que se requieren actualizar y realizar la carga desde la acción “Cargar o actualizar colaboradores" del tab “Colaboradores Activos”, desde el “Historial de importación” se puede hacer seguimiento al proceso de carga y posibles errores durante esta carga.