Documentación de la Base de Datos de Nómina

Este documento consolida la descripción funcional de cada módulo del sistema de nómina y el listado exhaustivo de todas las tablas que componen la base de datos.

Parte 1: Explicación de los 41 Módulos del Sistema

Aquí se detalla el propósito y la función de cada uno de los 41 módulos que estructuran el sistema de nómina.

Módulos 1-10: Fundamentos del Sistema

1. Gestión de Personas y Empleados Este es el módulo central del sistema. Almacena toda la información personal y demográfica de un individuo (people), y luego especifica quién de ellos es un empleado activo, junto con sus datos laborales y familiares. Es la base para saber "quién" trabaja en la empresa.
2. Gestión de Empresas y Organización Define la estructura jerárquica de la compañía. Aquí se registra la información legal de la empresa, sus sucursales, los departamentos o áreas, y los cargos o posiciones disponibles. Este módulo organiza "dónde" y "en qué rol" trabaja cada empleado.
3. Gestión de Contratos Este módulo formaliza la relación laboral. Gestiona los contratos de cada empleado, especificando el tipo (indefinido, a plazo fijo), el salario, el régimen laboral y las fechas clave. También mantiene un historial de versiones para rastrear cambios salariales o de puesto.
4. Gestión de Nóminas Es el corazón del sistema. Se encarga de calcular y almacenar cada nómina individual. Registra el sueldo bruto, los descuentos y el sueldo líquido a pagar. Incluye las tablas que gestionan el proceso de cálculo y los conceptos específicos (items) que componen cada pago.
5. Gestión de Períodos Define los ciclos de pago. Establece los períodos (quincenas, meses) en los que se procesa la nómina, incluyendo fechas de inicio, fin y pago. Los grupos permiten organizar diferentes frecuencias de pago (ej. grupo quincenal vs. grupo mensual).
6. Gestión de Conceptos y Cálculos Este módulo define "qué" se paga y "qué" se descuenta. Aquí se configuran todos los conceptos de la nómina, como el sueldo base, bonos, horas extras (assets o percepciones) y los impuestos o préstamos (discounts o deducciones). Es la librería de reglas de cálculo del sistema.
7. Gestión de Ausencias y Licencias Controla el tiempo no trabajado. Registra y gestiona las ausencias (faltas, retrasos) y las licencias (médicas, permisos especiales), calculando su impacto en el sueldo final del empleado.
8. Gestión de Vacaciones Administra el derecho a descanso de los empleados. Define los tipos de vacaciones, gestiona los días acumulados por cada trabajador y registra cuándo se toman, asegurando el cumplimiento legal.
9. Gestión de Seguridad Social Maneja las afiliaciones y obligaciones legales de previsión y salud. Registra a qué fondo de pensión y seguro de salud está afiliado cada empleado, lo que es fundamental para calcular las deducciones correspondientes.
10. Gestión de Información Bancaria Facilita el pago de salarios. Almacena de forma segura la información bancaria de los empleados y de la empresa para realizar las transferencias de sueldos y el pago de cotizaciones.

Módulos 11-20: Operaciones y Procesos Detallados

1. Gestión de Costos y Contabilidad Este módulo es el puente entre la nómina y las finanzas. Permite asignar los costos de personal a diferentes centros de costo, ayudando a la empresa a entender en qué áreas o proyectos se invierte más dinero.
2. Gestión de Reportes y Documentos Se encarga de la salida de información. Permite generar documentos clave como liquidaciones de sueldo, contratos o certificados usando plantillas predefinidas. También gestiona los archivos adjuntos.
3. Gestión de Auditoría y Seguridad Garantiza la integridad del sistema. La tabla de auditoría registra cada cambio importante (quién, qué y cuándo), mientras que las tablas de usuarios y roles controlan los permisos de acceso.
4. Gestión de Configuraciones Aporta flexibilidad al sistema. Permite crear parámetros personalizados para adaptar el sistema a necesidades muy específicas de una empresa, sin necesidad de cambiar el código base.
5. Gestión de Ausencias y Licencias (Detalle) Expande el módulo 7, detallando y clasificando los tipos de ausencias y licencias. Esto permite aplicar reglas diferentes para cada caso (ej. una licencia por maternidad se trata distinto a una falta injustificada).
6. Gestión de Vacaciones (Detalle) Profundiza en la administración de vacaciones. Controla saldos, reglas por antigüedad, acumulación por períodos y hasta la "venta" de vacaciones, ofreciendo una gestión mucho más granular.
7. Gestión de Horarios y Tiempo Administra el tiempo trabajado. Define horarios, turnos, y registra eventos como horas extras, atrasos y permisos. Es fundamental para empresas que pagan por horas o necesitan un control estricto de la asistencia.
8. Gestión de Conceptos y Cálculos (Detalle) Amplía el módulo de conceptos. Permite crear cálculos manuales o programados (ej. un bono anual), gestionar liquidaciones (finiquitos) y definir las razones de término de contrato.
9. Gestión de Reajustes y Revaluaciones Maneja los cambios salariales masivos o individuales. Gestiona los reajustes de sueldo, ya sea por promoción, evaluación de desempeño o IPC (inflación), y calcula los pagos retroactivos.
10. Gestión de Contabilidad (Detalle) Es la implementación detallada del puente con la contabilidad. Permite configurar el plan de cuentas y los diseños (layouts) para exportar la información contable de forma automática y compatible con el software financiero de la empresa.

Módulos 21-30: Integraciones y Administración Avanzada

1. Gestión de Reportes y Exportaciones Controla quién puede ver y exportar qué información. Gestiona los permisos sobre los reportes y almacena los archivos generados, además de manejar estadísticas de uso.
2. Gestión de Interfaces y Integraciones Permite que el sistema de nómina "hable" con otros sistemas. Define las interfaces para conectar con bancos, sistemas de RRHH, servicios de notificación (SNS, Webhooks), etc.
3. Gestión de Movimientos y Transacciones Registra cada movimiento financiero, como pagos adelantados o créditos al personal. Es el libro de registro detallado de todas las transacciones monetarias.
4. Gestión de Configuración y Parámetros Este es el "panel de control" del sistema. Almacena configuraciones globales y parámetros que definen el comportamiento general de la aplicación, incluyendo la activación de nuevas funcionalidades (flipper_features).
5. Gestión de Usuarios y Permisos Define la seguridad de acceso. Aquí se crean los usuarios, se les asignan roles (administrador, empleado) y se definen con precisión los permisos sobre qué pueden ver o hacer.
6. Gestión de Organizaciones y Estructura Proporciona una visión más abstracta de la estructura de la empresa, gestionando organizaciones, direcciones y ocupaciones, útil para corporaciones con múltiples entidades legales.
7. Gestión de Beneficios y Seguridad Social (Detalle) Amplía el módulo 9, permitiendo gestionar beneficiarios, mutuales, afiliación a sindicatos y ahorros voluntarios, cubriendo un espectro más amplio de beneficios.
8. Gestión de Seguridad Social (Detalle) Se enfoca en el proceso de declaración y pago de cotizaciones, agrupando los movimientos en lotes y utilizando interfaces para la comunicación con entidades gubernamentales.
9. Gestión de Retenciones Judiciales Maneja las órdenes de tribunales que obligan a retener parte del sueldo de un empleado (ej. por deudas de pensión alimenticia).
10. Gestión de Actividades y Tiempo Permite un seguimiento del tiempo a nivel de actividades o proyectos. Es útil para empresas de servicios que necesitan saber cuánto tiempo se dedica a tareas específicas para facturar a clientes.

Módulos 31-41: Herramientas y Módulos Específicos

1. Gestión de Programación y Períodos Permite automatizar tareas. Define períodos programados para la ejecución automática de procesos como el cálculo de nóminas o la generación de reportes.
2. Gestión de Archivos y Plantillas Centraliza la administración de plantillas para la carga masiva de datos (ej. importar nuevos empleados desde un Excel) y la gestión de archivos de pago.
3. Gestión de Servicios Externos Registra y gestiona los servicios de tercerización (outsource), como una consultora externa que apoya en el proceso de nómina.
4. Gestión de Auditoría y Control (Detalle) Proporciona un control más profundo, registrando cambios a nivel de estructura de la base de datos (awsdms_ddl_audit) y gestionando flujos de aprobación para procesos solicitables.
5. Gestión de Workflows y Procesos Maneja la orquestación de procesos complejos y asíncronos utilizando colas de mensajes (SQS), asegurando que las tareas largas se completen de manera fiable.
6. Gestión de Espacios de Trabajo Soporta la arquitectura multi-inquilino. Permite separar los datos de diferentes clientes (tenants) en espacios de trabajo aislados, garantizando la privacidad.
7. Gestión de Filtros y Búsquedas Mejora la experiencia de usuario permitiendo guardar filtros personalizados para acceder rápidamente a búsquedas frecuentes.
8. Gestión de Distribución Administra cómo se distribuye la información. Se usa para crear listas de distribución de correos y para definir interfaces de dispersión para el pago masivo de sueldos.
9. Gestión de Convenios Colectivos Incorpora las reglas especiales pactadas en convenios colectivos con sindicatos, que pueden afectar cálculos y condiciones laborales.
10. Gestión de Análisis y Recursos Almacena datos y recursos para realizar benchmarking, es decir, comparar los indicadores de la empresa con los del mercado.
11. Gestión de Análisis de Datos Diseñado para la inteligencia de negocios (BI). Define interfaces y registra movimientos de datos para ser consumidos por herramientas de análisis y visualización.

Parte 2: Listado Completo de las 212 Tablas

A continuación se presenta la lista completa de las tablas documentadas, agrupadas por módulo funcional.

Módulos 1-10: Fundamentos del Sistema

1. Gestión de Personas y Empleados

• people
• employees
• family_members
• beneficiaries

2. Gestión de Empresas y Organización

• companies
• branch_offices
• areas
• positions

3. Gestión de Contratos

• contracts
• contract_versions

4. Gestión de Nóminas

• payrolls
• payroll_processes
• payroll_process_items
• payroll_process_results

5. Gestión de Períodos

• periods
• groups
• period_relations

6. Gestión de Conceptos y Cálculos

• concepts
• assets
• discounts

7. Gestión de Ausencias y Licencias

• absenteeisms
• licenses
• absenteeism_payrolls

8. Gestión de Vacaciones

• vacation_types
• accumulated_vacations

9. Gestión de Seguridad Social

• employee_pension_funds
• employee_health_insurances
• pension_funds
• health_insurances

10. Gestión de Información Bancaria

• bank_information
• banks

Módulos 11-20: Operaciones y Procesos

11. Gestión de Costos y Contabilidad

• cost_centers
• cost_center_contracts

12. Gestión de Reportes y Documentos

• report_templates
• attachments

13. Gestión de Auditoría y Seguridad

• audits

14. Gestión de Configuraciones

• custom_parameters
• custom_parameter_values

15. Gestión de Ausencias y Licencias (Detalle)

• absence_types
• absence_license_types
• absences

16. Gestión de Vacaciones (Detalle)

• vacations
• vacation_balances
• vacation_periods
• vacation_period_accumulations
• vacation_period_usages
• vacations_seniority_amounts
• vacation_type_rules
• contract_vacation_types
• employee_vacation_types
• collective_agreement_vacation_types
• accumulated_vacations_reports
• sold_accumulated_vacations

17. Gestión de Horarios y Tiempo

• schedules
• schedule_details
• employee_contract_schedules
• overtimes
• overtime_types
• delays
• permissions
• permission_excuses
• weeks
• scheduled_concept_weeks

18. Gestión de Conceptos y Cálculos (Detalle)

• concept_payroll_types
• concept_periods
• concept_settlements
• manual_concepts
• scheduled_concepts
• scheduled_concept_programmed_periods
• calculation_configurations
• calculation_configuration_groups
• calculation_configuration_processes
• acceptable_concepts
• settlement_manual_concepts
• settlement_reasons
• settlements
• severances

19. Gestión de Reajustes y Revaluaciones

• reassessments
• reassessment_periods
• reassessment_payrolls
• reassessment_payroll_items
• contract_reassessments

20. Gestión de Contabilidad (Detalle)

• accounting_accounts
• accounting_groups
• accounting_centralizations
• accounting_centralization_items
• centralization_processes
• centralization_process_concepts
• centralization_process_layouts
• centralization_process_layout_accounting_groups
• centralization_process_layout_columns
• centralization_process_layout_concepts
• centralization_process_layout_cost_centers
• company_centralization_processes

Módulos 21-30: Integraciones y Administración Avanzada

21. Gestión de Reportes y Exportaciones

• report_exports
• report_export_users
• reports_export_permissions
• report_templates_contents
• layout_reports
• layout_report_files
• layout_contents
• layout_bank_informations
• statistics

22. Gestión de Interfaces y Integraciones

• interfaces
• interface_processes
• interface_owners
• external_services
• external_service_attributes
• external_service_values
• external_service_model_values
• dt_interfaces
• dt_requests
• eml_interfaces
• eml_movements
• eml_movement_files
• eml_movements_syncs
• x_data_interfaces
• x_data_movements
• webhooks
• webhooks_responses
• sns_cores
• sns_notifications

23. Gestión de Movimientos y Transacciones

• movements
• payroll_transactions
• payroll_transactions_segments
• segments
• segment_records
• support_movements
• payroll_relations
• advance_payments
• credits
• interbank_assignments
• bulk_assignments

24. Gestión de Configuración y Parámetros

• global_configs
• system_parameters
• advanced_configurations
• config_sections
• table_configs
• time_off_configurations
• flipper_features
• flipper_gates
• choices
• questions
• values_tables

25. Gestión de Usuarios y Permisos

• users
• user_workspaces
• user_optionals
• roles
• role_permissions
• role_modules
• role_active_modules
• role_actions
• privacies
• groups_privacies

26. Gestión de Organizaciones y Estructura

• organizations
• organization_positions
• organization_seats
• branches
• old_locations
• addresses
• occupations
• cost_center_positions

27. Gestión de Beneficios y Seguridad Social (Detalle)

• mutual_insurances
• family_walfare_funds
• worker_unions
• voluntary_pension_savings
• voluntary_pension_saving_accounts
• employer_registrations

28. Gestión de Seguridad Social (Detalle)

• social_security_batches
• social_security_interfaces
• social_security_movements
• social_security_indicators
• contributions
• sworn_declaration_factors

29. Gestión de Retenciones Judiciales

• judicial_retentions

30. Gestión de Actividades y Tiempo

• activities
• activity_types
• tempos

Módulos 31-41: Herramientas y Módulos Específicos

31. Gestión de Programación y Períodos

• programmed_periods
• period_companies_reports

32. Gestión de Archivos y Plantillas

• upload_templates
• directory_templates
• payment_files

33. Gestión de Servicios Externos

• outsource_services

34. Gestión de Auditoría y Control (Detalle)

• awsdms_ddl_audit
• versions
• invocations
• cancelables
• requestables
• approvable_payroll_processes

35. Gestión de Workflows y Procesos

• workflow_engine_sqs_workflow_registers

36. Gestión de Espacios de Trabajo

• workspaces
• tenants
• subdomains

37. Gestión de Filtros y Búsquedas

• filters

38. Gestión de Distribución

• distribution_lists
• dispersion_interfaces

39. Gestión de Convenios Colectivos

• collective_agreements

40. Gestión de Análisis y Recursos

• benchmark_resources

41. Gestión de Análisis de Datos

• Las tablas x_data_interfaces y x_data_movements se listan en el Módulo 22.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre la tabla people y la tabla employees? R: La tabla people (Módulo 1) almacena la información personal y demográfica de todos los individuos registrados en el sistema. La tabla employees especifica cuáles de esas personas son empleados activos, vinculándolos con sus datos laborales. En resumen, people es el "quién es" y employees define "quién trabaja aquí".

P: ¿En qué tabla se guarda el sueldo líquido final de un empleado? R: El sueldo líquido final se registra en el Módulo 4 (Gestión de Nóminas), específicamente en las tablas que gestionan los resultados del proceso de cálculo, como payroll_process_results.

P: ¿Cómo se registran los cambios de sueldo en la base de datos? R: Los cambios salariales se gestionan en el Módulo 3 (Gestión de Contratos) a través de la tabla contract_versions. Esta tabla mantiene un historial de las diferentes versiones del contrato de un empleado, permitiendo rastrear modificaciones en el salario o el puesto a lo largo del tiempo.

P: Si necesito agregar un nuevo tipo de bono o descuento, ¿qué módulo debo revisar? R: Deberías revisar el Módulo 6 (Gestión de Conceptos y Cálculos). En este módulo se configuran todos los conceptos que componen la nómina, como los haberes (assets) y los descuentos (discounts).

P: ¿Cómo se gestionan los permisos de acceso en el sistema? R: Los permisos se gestionan en el Módulo 25 (Gestión de Usuarios y Permisos). Las tablas users, roles y role_permissions definen quién puede acceder al sistema y qué acciones puede realizar cada usuario según el rol que se le asigne.