Cómo configurar integraciones y plantillas de documentos en Global Payroll

En Rankmi, el módulo de Global Payroll te ofrece herramientas robustas para gestionar la nómina de tu empresa. Una parte fundamental de esta gestión es la capacidad de integrar el sistema con otras plataformas y de personalizar la documentación. Este artículo te guiará a través de la configuración de plantillas de documentos, la sincronización de datos clave y la implementación de webhooks para automatizar notificaciones.

1. Gestión de plantillas de documentos y firma digital

La plataforma de Rankmi te permite crear y gestionar plantillas de documentos para optimizar procesos como contratos, anexos, finiquitos y liquidaciones. Estas plantillas son personalizables y se pueden integrar con un flujo de firma digital, lo que simplifica la administración de la documentación laboral.

Creación de una plantilla de documento

Para crear una plantilla, sigue estos pasos:

Ve a Nómina > Configuración General > Plantillas.
Haz clic en el botón + Nueva Plantilla.

Se abrirá una ventana con varios campos a completar:

Espacio de trabajo: Selecciona el tipo de documento para el que se utilizará la plantilla. Las opciones incluyen Liquidación, Contratos & Anexos, Finiquitos, Vacaciones y ausentismos, o autogenerable.
Nombre: Asigna un nombre claro e identificativo a tu plantilla.
Etiquetas: Opcionalmente, puedes añadir etiquetas para categorizar la plantilla y facilitar su búsqueda.
Carpeta de destino: Elige la carpeta donde se guardarán los documentos generados a partir de esta plantilla.
Editor de texto: Usa este editor para redactar el contenido de tu documento. Aquí puedes insertar variables del sistema (por ejemplo, {{user.name}}, {{user.rut}}, {{contract.start_date}}) que se autocompletarán automáticamente con la información de cada colaborador al generar el documento.

Al habilitar un flujo de firma, tienes varias opciones para definir quiénes y en qué orden deben firmar el documento:

Documento sin firma: La plantilla es solo informativa y no requiere ninguna firma.
Solo el trabajador: Únicamente el colaborador debe firmar el documento.
A todas las partes: El trabajador y todas las contrapartes designadas firman el documento sin un orden específico.
Primero a las contrapartes y luego al trabajador: Las contrapartes deben firmar el documento antes de que el trabajador pueda hacerlo.
Primero al trabajador y luego a las contrapartes: El trabajador debe firmar el documento antes de que las contrapartes puedan hacerlo.
Solo las contrapartes: Únicamente las contrapartes designadas deben firmar el documento.

Una vez que hayas completado todos los campos y configurado el flujo de firma, puedes usar el botón Vista previa para ver cómo quedará el documento final. Para guardar la plantilla y finalizar su creación, haz clic en Guardar. Si deseas salir sin guardar los cambios, haz clic en Cancelar.

Edición y gestión de plantillas existentes

Las plantillas se organizan por legislación (país), lo que te permite mantener un control ordenado y específico según las regulaciones de cada región. Por ejemplo, si tu empresa opera en Chile (CL), Perú (PE) y México (MX), las plantillas de cada país se gestionan de forma independiente.

Para editar, desactivar o eliminar una plantilla existente, simplemente haz clic en los tres puntos verticales (⋮) ubicados al lado del nombre de la plantilla en el listado principal.

2. Sincronización de datos con Core y Posiciones

Rankmi te permite sincronizar automáticamente la información del máster de personas (Core) con el módulo de Global Payroll. Esto asegura que los datos de tus colaboradores estén siempre actualizados en ambos sistemas, minimizando errores y la necesidad de doble digitación.

Sincronización Core-Payroll

Esta sincronización bidireccional garantiza que los cambios en los datos de los colaboradores se reflejen en ambos módulos:

Modificaciones en Core: Cualquier actualización en campos como área, cargo y supervisor de un colaborador en el máster de personas (Core) generará automáticamente una actualización en su información personal y en su contrato/anexo en Payroll. Al guardar estos cambios, se te preguntará si deseas generar un nuevo anexo de contrato para mantener un historial de modificaciones.
Modificaciones en Payroll: De manera recíproca, si realizas cambios en los campos área, cargo o supervisordirectamente desde el contrato de un colaborador en Payroll, estos se sincronizarán automáticamente con los datos del colaborador en Core.
Datos por país: El campo "País de contratación" en el máster de colaboradores es crucial, ya que vincula al usuario con la configuración de nómina específica de ese país. Si un usuario se crea en un país sin configuración de Payroll, se sincronizará por defecto con Argentina.
Sincronización de entidades: La sincronización bidireccional también se extiende a entidades como Razones Sociales, Centros de Costo y Sucursales. Solo los campos compartidos entre Core y Payroll se sincronizan; los campos específicos de cada módulo deben configurarse directamente en el respectivo sistema. Por ejemplo, los centros de costo creados en Core se replicarán en todos los países de Payroll habilitados.

Sincronización Posiciones Core-Payroll

Si tu empresa utiliza el módulo de Posiciones, la sincronización es aún más detallada:

Datos de Posición: Cuando tienes el módulo de Posiciones activo, la posición de un colaborador incluye campos como Empresa, Sucursal, Área, Cargo y Centro de Costo.
Actualizaciones bidireccionales: Si actualizas la información de una posición en Core (Máster), estos cambios se reflejarán automáticamente en Payroll. De igual forma, si modificas una posición en Payroll, la información se actualizará en Core. La información personal del colaborador mantiene su sincronización bidireccional.
Generación de anexos: Al modificar campos como Cargo, Estructura Organizacional, Sucursal, Centro de Costo y Posición Padre (supervisor directo) en una posición asociada a un contrato, se generará automáticamente un nuevo anexo de contrato en Payroll, creando un historial de modificaciones.
Requisitos para la activación: Para habilitar esta sincronización, debes tener el módulo de Posiciones activo en su versión completa (full) y asegurarte de que todas las posiciones estén activas en Payroll. Es fundamental que todos los contratos tengan el 100% de la información obligatoria completa y que la posición asignada en el máster coincida con la del contrato vigente en Payroll para evitar inconsistencias.

Configuración de sincronización de campos entre Posiciones y Payroll

Puedes personalizar qué campos se sincronizan entre Posiciones y Payroll:

Campos por defecto: La información fundamental de la relación laboral (Posición, Razón Social, Sucursal, Cargo, Área y Jefe directo) se sincroniza automáticamente y no es configurable.
Campos configurables: Puedes elegir activar la sincronización para campos adicionales como Grupo de nóminay Salario (transversales), o Configuración avanzada, Plaza de trabajo y Timbrado (específicos de México).
Impacto de la configuración:
- Si la sincronización de un campo configurable está activada, la información establecida en Core prevalecerá y no podrá ser editada directamente en Payroll.
- Si la sincronización está desactivada, el campo en Payroll permanecerá libre para que puedas asignar su valor independientemente de la información de la posición.
Dónde configurar: Dirígete al módulo de Posiciones y busca la sección Sincronización de campos. Aquí podrás activar o desactivar la sincronización para cada campo configurable. Por defecto, esta configuración está desactivada y afectará a todas las posiciones de tu organización.

3. Configuración de Webhooks

Los webhooks son una herramienta poderosa que te permite configurar comunicaciones en tiempo real con servicios web externos. Esto es ideal para automatizar notificaciones y mantener otros sistemas informados sobre eventos específicos que ocurren en tu módulo de Global Payroll.

Cómo configurar un nuevo webhook

Ve a Configuración General > Webhooks.
Haz clic en el botón + Nuevo Webhook.

Se abrirá un modal donde deberás proporcionar la siguiente información:

Nombre: Un nombre para identificar tu configuración de webhook.
Código: Un código único sin espacios para identificarlo internamente.
URL: La URL a la que se enviarán las notificaciones. Actualmente, solo se admiten URLs con protocolo HTTP y HTTPS.
Token: Un valor de seguridad para autenticar que las notificaciones provienen de tu sistema.
Presente en: Define dónde se incluirá el token en la solicitud (Header, Query string o Payload).
Llave identificador token: Un valor opcional que puede mostrar una clave con la que se identifica el token (por ejemplo, "Authorization" para el Header).
Entidad: Selecciona la entidad de Payroll sobre la cual el webhook notificará. Puedes definir si se notificará el ciclo de vida completo de la entidad o eventos específicos (creación, actualización, eliminación) o cambios de estado. Algunas entidades disponibles incluyen:
- Estado de periodo: Notifica cambios en el estado de un periodo (Abierto, Cerrado, Consolidado).
- Contratos: Notifica la creación, actualización o eliminación de contratos.
- Faltas: Notifica la creación, actualización o eliminación de faltas.
- Vacaciones: Notifica la creación, actualización o eliminación de periodos de vacaciones.

Una vez que hayas configurado tu webhook, puedes usar el botón Probar para simular el mensaje JSON que se enviaría y verificar que la configuración sea correcta.

Gestión y monitoreo de webhooks

Edición y eliminación: Para editar o eliminar un webhook existente, haz clic en los tres puntos verticales (⋮) al lado del nombre del webhook en el listado principal y selecciona la opción deseada.
Ver detalle: Puedes ver el detalle de un webhook haciendo clic en el botón "Ver detalle" en su entrada.
Historial de logs: Para monitorear el historial de notificaciones enviadas por un webhook, accede a "Historial de logs" desde el menú de tres puntos. Ten en cuenta que los logs se retienen por un periodo de 7 días.

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