Cómo utilizar las herramientas de auditoría y consulta en Nómina

Como administrador del módulo de Nómina, tienes acceso a herramientas esenciales para verificar cambios en la información de los empleados y crear reportes personalizados que te ayudarán a mantener la precisión y transparencia de tus datos.

Auditoría de la tabla de Personas

La Auditoría de la tabla de Personas es una herramienta fundamental que te permite rastrear y verificar los cambiosrealizados en la información de tus empleados dentro de la nómina. Es ideal para dar seguimiento y detectar posibles errores o inconsistencias en los datos.

Para poder utilizar esta herramienta, debes ser un Administrador de Global Payroll y contar con el rol de Auditoría activo en tus permisos.

Para acceder a la herramienta, sigue esta ruta: Nómina > Roles y permisos > En los roles existentes, busca y edita tu rol > Gestión > asegúrate de que el permiso Auditoría tenga asignado el permiso de "editar".

Una vez que tengas los permisos, podrás acceder a la herramienta desde: Nómina > Gestión > Auditoría.

Dentro de la sección de Auditoría, podrás:

1. Seleccionar el rango de fechas para la revisión. Ten en cuenta que el rango no debe ser mayor a 12 meses.
2. En el campo Entidad, elige la opción Personas para visualizar los cambios realizados en la información de los empleados.
3. Después de seleccionar el período, podrás previsualizar la información o descargar un archivo de Excel con el detalle completo de los cambios.

El reporte de auditoría te mostrará los cambios realizados, indicando el identificador del empleado, el campo modificado, el valor anterior y el nuevo valor. Por ejemplo, podrás ver si se cambió la extensión de un correo, si un campo de teléfono pasó de estar vacío a tener un valor, o si se modificó el género o la dirección.

Creación de reportes personalizados con SQL

Esta potente herramienta te permite generar reportes personalizados utilizando consultas SQL. Es una funcionalidad asistida por inteligencia artificial, diseñada para usuarios con un perfil más técnico o administradores que necesitan un control granular sobre la extracción de datos.

Para poder crear y gestionar estos reportes, debes tener el permiso de editar en Reportes personalizados SQL. Este permiso se asigna desde la misma ruta que la auditoría: Nómina > Roles y permisos > En los roles existentes, busca y edita tu rol > Gestión > asegúrate de que el permiso Reportes personalizados SQL tenga asignado el permiso de "editar".

Para crear un reporte personalizado en SQL, sigue estos pasos:

Paso 1: Iniciar la creación del reporte

1. Dirígete a Configuración General > Reportes personalizados SQL.
2. Haz clic en el botón +Crear Reporte.
3. Ingresa un Nombre para tu reporte (obligatorio) y una Descripción (opcional).
4. Haz clic en Continuar.

Paso 2: Definir la consulta SQL y los filtros

1. En el editor de texto, escribe tu consulta SQL. Recuerda que las variables dentro de la consulta deben ir precedidas por dos puntos (:), por ejemplo: :period_id.
   • Importante: No incluyas comentarios en el código SQL, ya que esto generará un error al guardar.
2. Si deseas que un filtro sea opcional, la condición debe estar entre llaves ({}), como en este ejemplo: {{ppi.period_id = :period_id}}.
3. Configura los filtros que aparecerán al descargar el reporte. Haz clic en + Agregar variable para añadir una nueva línea de filtro y define:
   • Tipo: Elige el tipo de variable (por ejemplo, lista, enum, texto, número, fecha, rango de número, rango de fecha).
   • Key: Se usa para tipos lista y enum.
   • Alias: Es el nombre de la variable que se enlazará con tu consulta SQL (debe ser idéntico al de la consulta, pero sin los dos puntos).
   • Etiqueta: Será el título visible del filtro al descargar el reporte.
4. Una vez que hayas configurado todos los filtros, haz clic en Continuar.

Paso 3: Finalizar y descargar el reporte

1. Actualmente, el paso 3 está en desarrollo, por lo que solo verás una pantalla de confirmación. Haz clic en Finalizar.
2. Tu reporte personalizado aparecerá en el listado de reportes creados.
3. Para descargar el reporte, ve a Gestión > Exportadores Personalizados > Reportes Predefinidos.
4. Haz clic en el botón Descargar.
5. Aparecerán los filtros que configuraste previamente. Selecciona los valores deseados y haz clic en Aceptar para obtener tu reporte.

Consideraciones importantes al crear reportes SQL:

• Límites del reporte: Los reportes tienen un límite de 500,000 filas y un tiempo de ejecución máximo de 1 minuto. Si se superan estos límites, el sistema cortará la descarga o generará un error.
• Filtros múltiples: Si utilizas filtros múltiples, asegúrate de que la consulta SQL los una correctamente (por ejemplo, con un operador IN si aplica).
• Variables y alias: La variable en tu consulta SQL debe ir precedida por dos puntos (:) y ser idéntica al alias que definas en la configuración del filtro (pero sin los dos puntos en el alias).
• Rangos: Los campos de rango siempre deben usar la condición BETWEEN en la consulta SQL.
• Formatos: Asegúrate de que los formatos de los filtros sean compatibles con el tipo de dato esperado en la consulta (por ejemplo, si la consulta espera un número, el filtro debe ser de tipo número).
• Filtros obligatorios: Si tu consulta contiene una cláusula WHERE, no todos los campos pueden ser opcionales; al menos un filtro debe ser obligatorio.
• Listas y enumeraciones: Las listas (list) están ordenadas alfabéticamente. Los enum no dependen del segmento, pero las listas sí.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Puedo usar comentarios en el código SQL?
  • R: No. No se deben dejar comentarios en el código SQL, ya que esto generará un error al intentar guardar el reporte.
• P: ¿Es posible crear un reporte sin filtros obligatorios?
  • R: Si la consulta SQL contiene una cláusula WHERE, debe haber al menos un filtro obligatorio junto a ella. No puedes dejar todos los filtros como opcionales en ese caso.
• P: ¿Qué sucede si mi reporte supera el límite de filas o el tiempo de espera?
  • R: Los reportes tienen un límite de 500,000 filas y un tiempo de espera de 1 minuto. Si se supera cualquiera de estos límites, el sistema cortará el reporte o te enviará un error.