Cómo cargar cursos y certificados externos

¿Para qué sirve esta funcionalidad?

El Centro de Aprendizaje te permite centralizar el historial de formación de tu organización, incluso si los cursos se realizaron fuera de la plataforma. Cargar cursos externos y sus certificados históricos sirve para mantener un registro unificado y accesible para los participantes y administradores.

Esta funcionalidad es ideal para:

• Migrar resultados históricos: Si tu empresa impartió cursos antes de usar Rankmi, puedes registrar esos resultados aquí.
• Importar formación previa: Permite registrar cursos que un participante realizó antes de ingresar a la empresa.
• Almacenar información extendida: Puedes guardar campos adicionales tanto del curso como del participante directamente en la plataforma, sin depender de planillas externas.

De esta manera, el monitoreo de la capacitación se mantiene unificado y visible desde el Perfil General de cada participante.

Parte 1: Carga de Cursos Externos

El primer paso es registrar la información de los cursos y el avance de sus participantes. Esto se realiza de forma masiva a través de un archivo Excel.

Paso 1: Prepara la Plantilla de Importación

1. Dirígete a Gestión de Cursos > Cursos Externos.
2. Haz clic en el botón Acciones y selecciona Cargar cursos y participantes por Excel.
3. En la ventana que aparece, descarga la Plantilla de carga.

El archivo Excel cuenta con tres pestañas que puedes completar: Cursos, participante y Additional Data.

Pestaña Cursos

Aquí se define la información de cada curso que deseas cargar.

• Columnas Indispensables:
  • course_name: El nombre completo del curso, tal como lo verán los usuarios.
  • course_code: Un código único para identificar el curso. No debe repetirse.
  • mode: La modalidad del curso. Escribe online, presencial o blended.
• Columnas Opcionales:
  • Start_date: Fecha de inicio del curso (formato DD-MM-AA).
  • End_date: Fecha de término del curso (formato DD-MM-AA).
  • Evaluation_1: La nota obtenida en una evaluación específica. Puedes añadir más columnas (Evaluation_2, Evaluation_3, etc.) si el curso tuvo múltiples evaluaciones.
  • institution: Nombre de la institución que impartió el curso.
  • additional_code: Código adicional del curso, en caso de que la institución lo proporcione.
  • extra_field_1 a extra_field_5: Dispones de hasta 5 campos de texto libre para guardar información adicional específica del curso que necesites registrar.

Pestaña participante

Aquí se vincula cada participante con un curso y se registra su estado.

• Columnas Indispensables:
  • Identifier: El identificador único del participante en Rankmi.
  • course_code: El código del curso (debe coincidir con uno de los códigos de la pestaña Cursos).
  • state: El estado de avance del participante. Las opciones son: aprobado, en progreso, reprobado, inasistente, inasistente justificado.
• Columnas Opcionales:
  • Attendance: Porcentaje de asistencia (ej: 80 para 80%). No incluyas el símbolo %.
  • Total_hours: Cantidad total de horas que duró el curso para el participante.
  • Final_score: La nota final que obtuvo el participante en el curso.
  • Evaluation_1: La nota del participante en una evaluación específica. Puedes añadir más columnas (Evaluation_2, Evaluation_3, etc.) si es necesario.
  • Compromise: Indica si el curso fue Obligatorio u Optativo para el participante.
  • Start_date: Fecha en que el participante inició el curso (formato DD-MM-AA).
  • End_date: Fecha en que el participante terminó el curso (formato DD-MM-AA).

Pestaña Additional Data 

Esta hoja te permite cargar información extra asociada directamente al usuario (participante) y es completamente opcional. Esta información extra sólo será asociada a cursos externos y no al resto de cursos del LMS.

• Columnas Opcionales:
• • identifier: El identificador único del participante (debe existir en el sistema).
  • additional_data: Campo de texto libre para agregar datos adicionales del usuario relacionados con la formación.
    • Nota: Si un usuario aparece más de una vez en esta hoja, el sistema tomará el valor de la última fila procesada como el dato final.

Paso 2: Realiza la Carga

1. Una vez que tu archivo Excel esté completo, vuelve a Gestión de Cursos > Cursos Externos > Acciones > Cargar cursos y participantes por Excel.
2. Selecciona o arrastra tu archivo a la ventana de carga. La importación comenzará automáticamente.

Paso 3: Verifica la Carga en el Centro de Importación

Para asegurar que la información se cargó correctamente:

1. Dirígete a Centro de importación.
2. Busca el registro llamado "Carga de cursos externos". Allí podrás ver el estado de tu carga, la fecha, el responsable y el archivo que subiste.
3. Si la carga presenta errores, podrás descargar un reporte de errores que te indicará qué filas fallaron y el motivo (ej: Identifier incorrecto, course_code duplicado, etc.).

Parte 2: Carga de Certificados Externos

Una vez que el curso externo está creado en la plataforma, puedes asociarle los certificados de los participantes.

Paso 1: Prepara el Archivo de Certificados

1. Reúne todos los certificados de un curso específico. Los formatos admitidos son PNG, PDF y JPG.
2. Cambia el nombre de cada archivo de certificado por el Identifier del participante al que corresponde.
3. Comprime todos los certificados en un único archivo .ZIP.

Paso 2: Realiza la Carga

1. Ve a Gestión de Cursos > Cursos Externos.
2. Busca el curso al que deseas añadir los certificados y haz clic en el ícono de tres puntos (...) para ver las acciones.
3. Selecciona la opción Cargar certificados y sube tu archivo .ZIP.

Parte 3: Visualización y Monitoreo

Visualización del Participante

El participante podrá ver tanto los cursos externos como sus certificados desde su Perfil General > Centro de Aprendizaje.

• Para ver el certificado: Dentro de la sección de cursos externos, la opción "Descargar Certificado" se habilitará si tiene un archivo asociado. De lo contrario, aparecerá bloqueada.

Monitoreo del Administrador

Como administrador, puedes seguir el avance de los cursos externos desde Monitoreo > Cursos externos. En esta vista encontrarás:

• El avance general del curso.
• Los resultados de las evaluaciones (si aplica).
• El total de participantes y las horas de duración.
• La opción de exportar un informe detallado del avance.

Parte 4: Gestión Posterior

Actualizar o Eliminar Cursos Externos

• Para actualizar el estado de un participante: Simplemente vuelve a cargar el archivo Excel con la información actualizada en la columna state. El sistema sobrescribirá el estado anterior.
• Para eliminar un curso externo: Ve a Gestión de cursos > Cursos externos, haz clic en el ícono de tres puntos (...) del curso que deseas eliminar y selecciona Eliminar.
  • ¡Atención! Esta acción es irreversible y borrará toda la información asociada al curso, incluyendo los certificados que hayas cargado.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre cargar un curso y cargar un certificado? ¿Se hace al mismo tiempo? R: Son dos procesos separados. Primero, cargas los datos de los cursos y sus participantes a través del archivo Excel. Una vez que el curso externo está creado en la plataforma, puedes ingresar a él y cargar el archivo .zip con los certificados correspondientes a los participantes de ese curso.

P: Subí el archivo Excel, pero algunos participantes no aparecen inscritos en el curso. ¿Por qué? R: Esto suele ocurrir por errores en la plantilla, como un Identifier de participante que no existe en la plataforma o un course_code que no coincide. Para verificarlo, dirígete al Centro de importación, donde verás el registro de tu "Carga de cursos externos". Allí podrás confirmar su estado (si fue exitosa o tuvo errores), la fecha, el responsable y, lo más importante, descargar el reporte de errores que te indicará exactamente qué filas fallaron y por qué.

P: ¿Puedo actualizar el estado de un participante (por ejemplo, de 'En progreso' a 'Aprobado') después de la carga inicial? R: Sí. Simplemente debes volver a cargar el archivo Excel con la información actualizada en la columna state para el participante correspondiente. El sistema sobrescribirá el estado anterior.

P: Si elimino un curso externo, ¿qué sucede con los certificados que ya había cargado? R: La eliminación de un curso externo es una acción irreversible y borrará toda la información asociada a él, incluyendo los certificados de los participantes que habías cargado.