Cómo administrar conceptos programados y descuentos

Esta guía te enseñará a dotar a los usuarios de los conceptos clave para la administración y gestión de los conceptos programados y descuentos, los cuales hacen parte del proceso de pago de la nómina.

Conceptos Fundamentales: ¿Pagos o Descuentos?

Para gestionar la nómina de forma eficiente, es crucial entender la diferencia entre un concepto programado y un descuento no legal. Saber cuál usar te permitirá automatizar tareas y reducir errores.

¿Qué es un "Concepto Programado"?

Es un pago, ajuste o beneficio recurrente o puntual que defines para que se aplique automáticamente en la nómina.

• Ejemplos comunes: Bonos mensuales o anuales, gratificaciones pactadas, asignaciones especiales.
• Características clave:
  • Se aplican automáticamente en los períodos de pago que definas (mensual, anual, etc.).
  • Pueden tener reglas asociadas, como un monto fijo, un porcentaje del sueldo o condiciones para su activación.
  • Su objetivo es facilitar la gestión de ítems frecuentes, disminuyendo el riesgo de errores manuales.
• ¿Cuándo usarlo?: Cuando necesites automatizar pagos habituales que no son obligatorios por ley, pero que son regulares o planificados por la empresa.

¿Qué es un "Descuento no Legal"?

Es una deducción voluntaria (no obligatoria por ley) que se realiza al sueldo del colaborador, generalmente por un acuerdo específico entre ambas partes.

• Ejemplos comunes: Reembolso de un préstamo, cuotas de compras a la empresa, copagos de beneficios como seguros complementarios.
• Características clave:
  • No están estipulados en la ley laboral ni son obligatorios por normativas generales.
  • Surgen de acuerdos individuales o beneficios otorgados por la empresa.
  • Requieren el consentimiento del trabajador antes de aplicar la retención.
• ¿Cuándo usarlo?: Cuando necesites retener cuotas específicas autorizadas por un trabajador para saldar préstamos, copagos u otros convenios.

Requisito Previo: Crear el Concepto Base

Antes de poder programar un pago o un descuento para un colaborador, el único prerrequisito es que el concepto ya exista y esté activo en la plataforma.

Puedes crear y configurar todos tus conceptos desde la ruta: Gestión > Crear Conceptos > Clic en el botón “+Crear Conceptos"

Cómo Asignar un Concepto o Descuento

Tienes dos formas de asignar estos conceptos a tus colaboradores: de forma masiva para varios a la vez, o de forma individual.

1. Asignación Masiva

Este método es ideal para asignar un mismo concepto a un grupo grande de personas.

1. Dirígete a la ruta: Gestión > Periodos.
2. Busca el período de nómina en el que quieres cargar los conceptos y haz clic en Ver periodo.
3. Dentro del período, ve al menú Acciones y selecciona importar masivamente historia.
4. En el modal “Carga de nóminas” que aparecerá, utiliza el buscador para encontrar y seleccionar los conceptos que deseas cargar. [Insertar imagen del modal 'Carga de nóminas'. alt-text: Modal para importar conceptos masivamente, mostrando el buscador y el botón para generar plantilla.]
5. Haz clic en Generar plantilla.
6. Descarga el archivo Excel, completa los datos de los colaboradores, montos y cuotas según corresponda.
7. Finalmente, sube el archivo completo en el mismo modal para finalizar la carga.

2. Asignación Individual

Utiliza este método para asignar conceptos específicos a un solo colaborador.

1. Ingresa a la ficha del colaborador.
2. Ve a la pestaña Contratos y busca la sección Conceptos en periodo.
3. Haz clic en el botón +Agregar.
4. Completa los datos en el modal "Agregar un concepto":
   • Tipo de cuota: Elige si será un pago único o se dividirá en varias cuotas.
   • Contrato: Selecciona el contrato del colaborador al que se le asignará el concepto.
   • Tipo de nómina: Elige el proceso donde se debe pagar (nómina, finiquitos, anticipos, etc.).
   • Periodo: Selecciona el período de pago correspondiente.
   • Tipo de concepto: Define si es un aporte, descuento o percepción.
   • Concepto: Selecciona el concepto específico que quieres asignar.
   • Referencia adicional (Opcional): Añade una descripción si necesitas dar más contexto. [Insertar imagen del modal 'Agregar un concepto'. alt-text: Modal para agregar un concepto individualmente, mostrando los campos de selección de cuota, contrato, tipo de nómina y concepto.]
5. Haz clic en Guardar para confirmar.

Cómo Gestionar Conceptos ya Asignados

Una vez que un concepto ha sido asignado, toda la gestión (edición o eliminación) se debe realizar de manera individual desde la ficha del colaborador. No existe un método masivo para esta acción.

1. Dirígete a la ficha del colaborador.
2. Ve a la pestaña Contratos y ubica la sección Conceptos en periodo. [Insertar imagen de la sección 'Conceptos en periodo' en la ficha del empleado. alt-text: Vista de los conceptos programados para un empleado, con íconos para editar y eliminar.]
3. Allí encontrarás el listado de todos los conceptos programados. Desde esta vista podrás:
   • Visualizar: Ver el detalle completo de cada concepto.
   • Editar: Modificar las condiciones (como el monto o el número de cuotas) haciendo clic en el ícono de edición (lápiz).
   • Eliminar: Quitar por completo una programación (por ejemplo, si se asignó por error) usando el ícono de eliminación (basurero).
   • Consultar: Revisar el estado de las cuotas (cuántas se han pagado y cuántas quedan pendientes) para un seguimiento claro.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: Programé un concepto para un colaborador, pero no se vio reflejado en su liquidación. ¿Qué pudo haber pasado? R: Revisa estos puntos clave:
  1. Fecha de Inicio: Asegúrate de que la fecha de inicio que configuraste sea igual o anterior al período de pago que procesaste.
  2. Tipo de Nómina: Verifica que asignaste el concepto al tipo de nómina correcto (nómina, finiquitos, anticipos u otro tipo de proceso) que corresponde al cálculo.
  3. Estado del Concepto: Confirma que el concepto base sigue "activo" en la configuración general de conceptos de la plataforma.
  4. Reprocesamiento: Si agregaste el concepto después de que el período de nómina ya estaba creado, debes asegurarte de procesar nuevamente al colaborador para que el cambio se actualice en su contrato.
• P: ¿Puedo editar o eliminar un concepto programado para varios empleados a la vez? R: No. La gestión (editar o eliminar) de un concepto ya asignado debe realizarse de forma individual para cada colaborador, accediendo a su ficha a través de la ruta Ficha del empleado > Contratos > Conceptos en periodo.
• P: Si programo un descuento en 6 cuotas, ¿el sistema dejará de aplicarlo automáticamente después del sexto pago? R: Sí. El sistema aplicará el concepto únicamente durante el número de cuotas que definiste. Una vez que se complete el ciclo, el concepto dejará de incluirse en los períodos de pago siguientes de forma automática.