Cómo procesar la nómina periódica

Esta guía te mostrará, paso a paso, cómo ejecutar el ciclo completo de procesamiento de la nómina periódica en el módulo de Global Payroll. Desde la configuración inicial hasta el cierre final y la publicación de las liquidaciones para tus colaboradores.

Paso 1: Preparar el Entorno (Configuración Inicial)

Antes de poder calcular una nómina, debes asegurarte de que tanto los grupos como el periodo de pago estén correctamente configurados.

A. Crear un Grupo de Nómina

El Grupo de Nómina es el contenedor que agrupa contratos con una misma periodicidad y tipo de pago. Si aún no lo has creado, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Nómina > Configuración General > Grupos de nómina.
2. Haz clic en el botón “+ Agregar Nómina”.
3. Completa los campos del formulario:
   • Nombre: Un nombre identificable para el grupo (ej: "Nómina Mensual Administrativos").
   • Código: Un código único para el grupo.
   • Nómina a y Periodicidad: Define la legislación y la frecuencia de pago (ej: Mensual, Quincenal).
   • Privacidad: Selecciona si será un grupo privado o general.
   • Día de pago: El día en que se realizará el pago.
4. Guarda los cambios.

Una vez creado, debes asociar los contratos de tus colaboradores a este grupo. Este paso es obligatorio al momento de crear o editar un contrato.

B. Crear el Periodo de Pago

El periodo es la instancia específica en la que procesarás la nómina (ej: "Pago de Junio 2024").

1. Ve a Gestión > Periodos y, en el menú Acciones, selecciona “Crear periodo”.
2. Completa el formulario de creación:
   • Tipo de proceso: Selecciona Nómina (Payroll). Esta es la única opción que permite procesar nóminas periódicas.
   • Periodicidad y Grupo de nomina: Elige la periodicidad y el grupo que creaste anteriormente.
   • Periodo para el cálculo: Se listarán automáticamente las fechas correspondientes a la periodicidad seleccionada.
   • Flujo de aprobación: Si tu empresa utiliza flujos formales, actívalo y selecciona el workflow correspondiente.
3. Haz clic en “Crear”.

Los colaboradores asociados al grupo de nómina se añadirán automáticamente al periodo. Puedes agregar o quitar contratos manualmente si es necesario.

Paso 2: Cargar Novedades (Datos Variables)

Las novedades son todos los datos que varían mes a mes, como bonos, comisiones, horas extra o descuentos. Antes de calcular, debes cargarlas.

1. Dentro del periodo que creaste, ve a la pestaña Contratos.
2. Haz clic en el botón de Acciones y selecciona "Importar masivamente historia".
3. En la ventana de carga, selecciona los conceptos que deseas cargar (ej: "Bono de Desempeño", "Anticipo").
4. Haz clic en “Generar Plantillas” para descargar un archivo Excel.
5. Completa la plantilla con los datos de tus colaboradores y guárdala.
6. Sube el archivo guardado en el asistente de importación.

[Insertar imagen del botón "Importar masivamente historia" en la pestaña Contratos. alt-text: Vista de la pestaña Contratos dentro de un periodo de nómina, con el botón de Acciones desplegado y la opción "Importar masivamente historia" resaltada.]

Paso 3: Calcular la Nómina

Una vez cargadas las novedades, es momento de que el sistema realice los cálculos.

A. Procesamiento Masivo

Para calcular la nómina de todos los colaboradores del periodo a la vez, haz clic en el botón principal “Procesar sueldos”.

B. Procesamiento Individual

Si solo necesitas calcular o recalcular la nómina de una persona, haz clic en los tres puntos (...) junto a su nombre y selecciona “Procesar”.

C. Monitorear el Progreso

Puedes seguir el estado del cálculo de dos formas:

• En la columna “Estado” de la lista de contratos.
• Haciendo clic en el botón “Avance de procesamientos” para ver un resumen del progreso general.

Paso 4: Revisar y Validar los Resultados

Una vez que el estado cambia a "Procesado", es fundamental verificar que los cálculos sean correctos.

A. Revisión Masiva (Reporte)

1. Ve a la pestaña “Resumen y reportes” dentro del periodo.
2. Busca la opción “Nómina calculada” y haz clic en “Generar”.
3. Una vez generado, descarga el archivo Excel para una revisión detallada de todos los colaboradores.

B. Revisión Individual (Detalle)

1. En la lista de contratos, haz clic en los tres puntos (...) junto al nombre del colaborador.
2. Selecciona “Ver proceso”. Se abrirá una vista detallada con el desglose de todos los conceptos y valores calculados para esa persona.

Paso 5: Gestionar la Aprobación del Pago

El siguiente paso depende de si tu organización utiliza un flujo de aprobación formal o no.

A. Proceso con Flujo de Aprobación Formal

1. Dentro del periodo, ve al menú Acciones y selecciona “Solicitar aprobación”.
2. Esto iniciará el workflow que definiste. Los aprobadores recibirán una notificación y deberán aprobar la solicitud desde el módulo de Solicitudes.

B. Proceso sin Flujo de Aprobación Formal

Si no usas un workflow, un usuario administrador puede aprobar manualmente.

1. Selecciona uno o varios contratos.
2. En el menú de acciones que se activa, elige “Cambiar estado de aprobación”.
3. Selecciona el estado “Aprobada”.

Paso 6: Finalizar el Proceso (Cierre y Publicación)

Una vez que todo está calculado y aprobado, solo quedan los pasos finales.

A. Cerrar y Consolidar el Periodo

1. Dirígete a Gestión > Periodos.
2. Haz clic en los tres puntos (...) del periodo que deseas finalizar y selecciona “Cerrar periodo”.
3. El sistema te preguntará: ¿Desea consolidar las nominas con los procesos calculados?.
   • Cerrar sin consolidar: Finaliza la etapa de cálculo. El periodo ya no se puede procesar, pero la acción no es definitiva.
   • Cerrar y consolidar: Es el cierre final e irreversible. Una vez consolidado, nada puede ser editado. Marca esta opción solo cuando estés 100% seguro de que todo es correcto.

Nota Importante: Antes de intentar cerrar el periodo, asegúrate de que el procesamiento de todos los contratos haya finalizado correctamente. Revisa el modal de "Avance de procesamientos". Si intentas cerrar un periodo con cálculos pendientes o con errores, el sistema no te lo permitirá.

B. Publicar las Liquidaciones de Sueldo

Para que tus colaboradores puedan ver sus liquidaciones en su portal:

1. Entra al periodo procesado.
2. Ve al menú Acciones y selecciona “Publicar todas las boletas de nómina”.

Consideraciones Especiales para México

El proceso en México tiene particularidades clave relacionadas con el timbrado fiscal.

Al Crear el Periodo

Es obligatorio completar los siguientes campos específicos para México:

• Estrategia ISR: Determina cómo se calculará el impuesto.
• Habilitar fechas de declaración: Permite activar declaraciones vencidas si es necesario.

El Proceso de "Pagar y Timbrar"

En México, la finalización del proceso se gestiona desde la pestaña “Pagar & Timbrar”. Para poder timbrar un recibo de nómina, se deben cumplir las siguientes condiciones:

• Si el periodo usa un flujo de aprobación formal: El estado de la nómina debe ser "Aprobado".
• Si el periodo NO usa un flujo de aprobación: El periodo debe estar "Cerrado", pero no consolidado.

El timbrado es el proceso de certificar fiscalmente el recibo de pago, y solo puede realizarse cuando se cumplen estas condiciones, garantizando que el cálculo ha sido revisado y finalizado.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Cuál es la diferencia entre un periodo "Cerrado" y uno "Consolidado"? R: Un periodo "Cerrado" finaliza la etapa de cálculo y permite iniciar los procesos de pago o timbrado, pero aún no es el cierre definitivo. Un periodo "Consolidado" es el cierre final e irreversible del proceso; una vez que consolidas la información, ya no puede ser editada ni revertida.
• P: ¿Hasta qué momento puedo editar los datos o volver a procesar el sueldo de un colaborador? R: Puedes realizar modificaciones en los cálculos, como cargar novedades o hacer ajustes, siempre que el pago aún no haya sido aprobado dentro del flujo de aprobación. Si un periodo está "Cerrado" pero el flujo no está aprobado, puedes usar la opción de "Restaurar Periodo" para reabrirlo y aplicar los cambios. Una vez que el pago alcanza el estado "Aprobado", los cálculos se bloquean y ya no es posible realizar modificaciones.
• P: No veo la opción "Cambiar estado de aprobación" en el menú, ¿por qué? R: La capacidad para cambiar manualmente el estado de una aprobación es una función de administrador. Si no visualizas esta opción, significa que tu rol de usuario no cuenta con los permisos necesarios para esta acción.
• P: ¿Puedo descargar las liquidaciones de un trabajador? R: Si, esta descarga se puede hacer desde el desde el perfil del trabajador, en el apartado de liquidaciones (o boletas), acciones>descargar.