Cómo registrar ausentismos

Registrar los ausentismos de tu equipo es un proceso clave para garantizar la precisión de la nómina y mantener un control operativo eficiente. Al llevar un registro actualizado de las ausencias, te aseguras de que el sistema pueda realizar los cálculos de pago de manera correcta y automática.

El propósito principal de esta función es:

• Ajustar pagos: Permite que la plataforma identifique y contabilice los periodos en que un colaborador no trabajó para ajustar automáticamente el pago de su salario, aplicar descuentos o calcular compensaciones.
• Garantizar el cumplimiento: Facilita la gestión contractual y el cumplimiento de las normativas laborales vigentes.
• Generar indicadores clave: Actualiza en tiempo real los reportes de asistencia y ausentismo, información vital para la toma de decisiones.

En esta guía, te mostraremos las distintas formas de registrar, gestionar y consultar los ausentismos en la plataforma.

Formas de registrar un ausentismo

Puedes registrar ausencias de forma individual o masiva. A continuación, te explicamos las tres vías disponibles.

Opción 1: Desde la Ficha del Empleado (Registro Individual)

Este método es ideal cuando necesitas registrar una ausencia para un colaborador específico.

1. En el módulo de Nómina, dirígete a la sección de Contratos en el menú lateral.
2. Busca y haz clic sobre el nombre del colaborador para acceder a su ficha.
3. Navega a la pestaña de Asistencia.
4. Haz clic en el botón "+ Registrar Ausencia".

[Insertar imagen de la pestaña de Asistencia en la ficha del empleado, con el botón "+ Registrar Ausencia" resaltado. alt-text: Pestaña de Asistencia mostrando el botón para registrar una nueva ausencia.]

Opción 2: Desde la Gestión de Periodos (Registro Individual)

Esta ruta es útil si ya te encuentras trabajando dentro de un periodo de nómina específico.

1. En el módulo de Nómina, ve a Gestión > Periodos.
2. Busca el periodo en el que deseas registrar la ausencia y haz clic en "Ver Periodo".
3. En la tabla de colaboradores, ubica a la persona correspondiente.
4. Haz clic en el menú de los tres puntos (...) en su fila y selecciona la opción "Registrar Asistencia".

Completar el formulario de registro

Ambas opciones individuales abrirán una ventana emergente llamada "Registro de ausencia", donde deberás completar la información del ausentismo.

[Insertar imagen del formulario modal "Registro de ausencia". alt-text: Formulario para registrar un ausentismo con campos como Tipo de ausencia, Contrato, Fechas y Número de folio.]

Los campos a completar son los siguientes (los campos con * son obligatorios):

• *Tipo de ausencia: Selecciona la categoría principal (ej: Incapacidad, Falta, Permiso).
• *Contrato: Elige el contrato del colaborador al que se le aplicará.
• *Rama de incapacidad: Si aplica, especifica el tipo de incapacidad (ej: Enfermedad general, Maternidad, Riesgo de trabajo).
• *Número de folio: Ingresa el número de folio o identificador de la licencia o permiso.
• *Fecha de inicio: Fecha en que comienza la ausencia.
• *Fecha de término: Fecha en que finaliza la ausencia.
• Comentario: Un campo de texto libre para añadir cualquier detalle relevante.
• Fecha de aplicación (Opcional): Úsala si necesitas que la ausencia impacte en la nómina en una fecha distinta a la de inicio.

Una vez que hayas llenado la información, haz clic en el botón Guardar para finalizar.

Opción 3: Carga masiva de ausentismos

Si necesitas registrar ausencias para múltiples colaboradores a la vez, puedes utilizar el importador masivo. Puedes iniciar este proceso desde dos lugares:

• La ruta Nómina > Gestión > Carga de ausentismos.
• El botón de Acciones Masivas, disponible en la tabla de empleados del periodo.

El método de carga, que implica descargar una plantilla, completarla y subirla, es idéntico en ambas rutas. Para acceder a la guía paso a paso sobre cómo utilizar el importador, te invitamos a consultar nuestro artículo: "Cómo realizar cargas masivas de datos".

Cómo visualizar, editar y eliminar ausentismos

Visualización

Puedes ver un resumen de los ausentismos registrados directamente en la tabla de empleados de cada periodo. El sistema mostrará columnas específicas, como Faltas e Incapacidades, con los días correspondientes.

Edición y Eliminación

Para modificar o borrar un registro de ausencia, debes hacerlo desde la ficha del colaborador:

1. Accede a la ficha del empleado y ve a la pestaña de Asistencia.
2. Busca en el listado el ausentismo que deseas gestionar.
3. Haz clic en el menú de los tres puntos (...) de ese registro.
4. Selecciona:
   • Ver detalles para abrir el formulario y editar la información.
   • La opción de Eliminar para borrar el registro permanentemente.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Puedo editar o eliminar un ausentismo una vez que lo he guardado? R: Sí. Ambas acciones se realizan desde la ficha del empleado en la sección de "Asistencia". Ubica el ausentismo que deseas gestionar, haz clic en el menú de los tres puntos y selecciona "Ver detalles" para editarlo o la opción correspondiente para eliminarlo.

P: ¿Para qué sirve el campo opcional "Fecha de aplicación"? R: Este campo te permite diferenciar la fecha en que ocurrió el ausentismo (Fecha de inicio) de la fecha en que deseas que su impacto se refleje en la nómina. Es útil para registrar eventos de periodos pasados o futuros sin afectar el cálculo del periodo actual, ayudando a evitar descuadres.

P: ¿Qué sucede si registro un ausentismo en un periodo de nómina que ya está cerrado? R: Para mantener la integridad de los datos, el sistema no permite modificar periodos de nómina que ya han sido cerrados. Si necesitas registrar una ausencia de un periodo anterior, generalmente deberás hacerlo en el periodo actual o contactar a tu administrador de nómina, ya que podría ser necesario un proceso especial de ajuste o reliquidación.