Cómo Solicitar y Gestionar Vacaciones en la Web de Rankmi

El proceso para solicitar vacaciones en Rankmi está diseñado para ser simple y transparente, integrando los módulos de

Solicitudes y Vacaciones (Nómina) para asegurar que todo el flujo, desde el requerimiento inicial hasta la aprobación y el descuento de días, quede correctamente registrado.

Este artículo te guiará a través de las distintas etapas del proceso, según tu rol en la plataforma.

1. Para el Colaborador: Cómo Realizar una Solicitud de Vacaciones

Como colaborador, tienes varias formas de iniciar tu solicitud, asegurando un acceso rápido y conveniente.

Puntos de Acceso para la Solicitud:

• Desde el Home: Puedes acceder a través del Widget de Vacaciones, que te muestra tu saldo disponible y te permite iniciar la solicitud directamente.
  
• Desde el Módulo de Solicitudes: En el menú lateral de aplicaciones, puedes ingresar al módulo de Solicitudes y hacer clic en "Crear solicitud" para iniciar el proceso.
  
• Desde el Perfil General: En tu perfil, puedes ver un resumen de tus vacaciones y desde allí acceder a las funcionalidades de solicitud.
  

Paso a Paso para la Solicitud:

1. Iniciar la Solicitud: Utiliza cualquiera de los puntos de acceso mencionados.
2. Completar el Formulario: Se desplegará un formulario de solicitud de Ausencia Laboral. Este formulario es inteligente y está conectado con tus políticas de vacaciones asignadas.
   
   • Selección de Fechas: Al elegir las fechas de inicio y fin, el sistema calculará automáticamente los días a descontar, considerando si tu política usa días hábiles o corridos, y excluyendo los feriados correspondientes.
     
   • Reglas de Solicitud: El sistema validará automáticamente las reglas de tu política, como:
     
     • Anticipación Mínima: Si tu empresa requiere solicitar vacaciones con cierta antelación, el sistema no te permitirá seleccionar fechas que no cumplan esta regla.
       
     • Días Mínimos y Máximos: Si existe un límite de días que puedes solicitar por vez, el formulario lo validará.
       
     • Medios Días: Si tu política lo permite, podrás marcar la opción para solicitar medio día, ya sea solo para una jornada o para todo el período.
       
3. Enviar para Aprobación: Una vez completado, envía el formulario. Tu jefatura directa (o el aprobador designado) recibirá una notificación para revisar tu solicitud.
   

Seguimiento y Anulación:

Puedes monitorear el estado de tus requerimientos en el panel

"Mis solicitudes". Desde allí, podrás ver si tu solicitud está pendiente, aprobada o rechazada. Si necesitas cancelar una solicitud que aún no ha sido gestionada, puedes hacerlo desde el menú de acciones de la solicitud correspondiente.

2. Para la Jefatura: Cómo Aprobar Solicitudes de Vacaciones

Como aprobador, tienes la responsabilidad de gestionar las solicitudes de tu equipo de manera oportuna.

Canales de Notificación y Aprobación:

• Notificación por Email: Recibirás un correo electrónico cada vez que un miembro de tu equipo envíe una solicitud de vacaciones.
  
• Módulo de Solicitudes: En la sección "Solicitudes pendientes", encontrarás un listado de todos los requerimientos que esperan tu revisión.
  
• Calendario de Ausencias: Esta herramienta te ofrece una vista unificada de las ausencias programadas y pendientes de tu equipo. Desde aquí, puedes identificar rápidamente las solicitudes pendientes y aprobarlas directamente, facilitando la planificación.
  

Proceso de Revisión y Decisión:

1. Revisar la Solicitud: Accede a la solicitud desde cualquiera de los canales mencionados para ver los detalles, como las fechas y la justificación.
   
2. Aprobar o Rechazar:
   • Aprobar: Si estás de acuerdo, aprueba la solicitud. El sistema registrará la aprobación, notificará al colaborador y descontará automáticamente los días de su saldo de vacaciones.
     
   • Rechazar: Si no es posible otorgar las vacaciones, puedes rechazar la solicitud. Tienes la opción de añadir un comentario para explicar el motivo de tu decisión.
     

3. Para el Administrador: Monitoreo y Gestión Centralizada

El rol del administrador se centra en la supervisión global y la configuración de las políticas que rigen el comportamiento del módulo.

Herramientas de Monitoreo:

• Calendario de Ausencias: Permite a los administradores tener una visión completa de las ausencias en toda la organización, facilitando la supervisión de la planificación de equipos.
  
• Detalle de Vacaciones por Colaborador: Desde el módulo de Vacaciones, los administradores pueden acceder a la ficha de cualquier empleado para ver un historial detallado de todas sus solicitudes y saldos.
  
• Monitoreo de Solicitudes: En la sección de administración del módulo de Solicitudes, los administradores pueden ver y monitorear el estado de todas las solicitudes realizadas en la organización.
  

Ejemplo Práctico para un Colaborador y su jefatura (Versión Web):

Sofía quiere tomarse una semana libre para un viaje familiar. Enciende su computador e inicia sesión en la plataforma de Rankmi.

En la página de inicio, ubica el Widget de Vacaciones, donde ve que tiene 15 días disponibles. Pulsa el botón "Solicitar", lo que la dirige al formulario de ausencias. Elige las fechas de su viaje en el calendario y nota que el sistema calcula automáticamente que se descontarán 5 días hábiles. Antes de finalizar, añade un breve comentario: "Vacaciones familiares", y envía la solicitud. Para su tranquilidad, luego navega al módulo de Solicitudes en la barra lateral y en la pestaña "Mis solicitudes" confirma que su requerimiento aparece con el estado "En progreso".

Ricardo, el jefe de Sofía, está trabajando en su computador cuando ve que el ícono de la campana en la esquina superior derecha de Rankmi tiene una notificación nueva. Al hacer clic, ve la solicitud de vacaciones de Sofía y accede a ella directamente. Ve las fechas y el comentario que dejó. Para asegurarse de que no se solape con otras ausencias, abre en una nueva pestaña el Calendario de Ausencias desde el menú de aplicaciones y confirma que la planificación del equipo lo permite. Al ver que todo está en orden, vuelve a la pestaña de la solicitud, hace clic en "Revisar" y luego en el botón "Aprobar". Inmediatamente, Sofía recibe una notificación por correo y en la plataforma, confirmando que sus vacaciones fueron aprobadas.

4. Casos específicos

A continuación, abordamos situaciones particulares que pueden surgir durante la gestión de vacaciones, explicando cómo la plataforma las maneja y qué acciones puedes tomar.

Anular una solicitud para reutilizar las mismas fechas

Este es un caso común cuando un colaborador comete un error en una solicitud ya enviada (por ejemplo, marcó un día completo en lugar de medio día) o simplemente cambia de planes y necesita registrar una nueva solicitud en el mismo período.

¿Cómo configuro que si el colaborador anula una solicitud de vacaciones, pueda hacer una nueva tomando el mismo rango de fechas ?

No se requiere una configuración especial para esto; el sistema está diseñado para permitirlo por defecto. El flujo correcto es el siguiente:

1. Anular la Solicitud Original: El colaborador debe ir a la sección "Mis solicitudes", ubicar el requerimiento que desea cambiar y seleccionar la opción "Anular" en el menú de acciones.
2. Confirmar el Estado: Es crucial esperar a que el estado de la solicitud cambie a "Anulada". Esto libera las fechas y le indica al sistema que ya no existe una solicitud activa en ese período.
3. Crear la Nueva Solicitud: Una vez confirmada la anulación, el colaborador puede crear una nueva solicitud de ausencia utilizando el mismo rango de fechas sin ningún problema.

¿Qué pasa si el sistema muestra un error?

Si un colaborador intenta crear una nueva solicitud con las mismas fechas y recibe un error de "solapamiento" o similar, las causas más probables son:

• La anulación no se completó correctamente: La causa más común es que la solicitud original no fue anulada, sino que sigue en estado "Pendiente" o incluso "Aprobada". El colaborador debe verificar en "Mis solicitudes" que el estado sea efectivamente "Anulada".
• Error del sistema: En raras ocasiones, podría haber un retraso en la actualización del sistema. Si el colaborador confirma que la solicitud está anulada pero el error persiste, se recomienda esperar unos minutos e intentarlo de nuevo. Si el problema continúa, debe ser reportado al administrador o al canal de soporte técnico para su revisión.

Aprobadores Ausentes o Delegación

Un escenario frecuente es cuando un colaborador necesita la aprobación de su jefatura, pero esta se encuentra de vacaciones o ausente.

• Flujos de Aprobación: Los administradores pueden configurar flujos con múltiples niveles de aprobación o escalamiento automático. Si el aprobador principal no responde en un plazo determinado, la solicitud puede derivarse (por ejemplo, al gerente del área).
• Aprobadores Suplentes: Es posible designar aprobadores delegados que puedan gestionar las solicitudes en ausencia del titular. Como jefatura, es una buena práctica asegurarte de que exista un delegado asignado antes de tomar tus propias vacaciones.
• Acción del Colaborador: Si tu solicitud es urgente y tu jefatura está ausente, consulta con el área de RRHH para conocer el procedimiento de escalamiento establecido en tu organización.

Sistema bloquea solicitud de vacación a trabajador

En algunas situaciones, un colaborador puede intentar solicitar vacaciones, pero encuentra que la ventana o formulario de solicitud (el 'modal') aparece bloqueado o inhabilitado. No puede seleccionar fechas, y los campos no se pueden editar, impidiendo por completo el inicio del requerimiento.

(Nota: Puedes reemplazar esto con una captura de pantalla real si la tienes)

¿Cuál es la causa de este problema?

Este comportamiento no se debe a una regla de la política de vacaciones (como la falta de saldo o anticipación mínima). Generalmente, la causa es un problema técnico de fondo relacionado con la integridad de los datos del colaborador:

• Perfiles Duplicados: La razón más frecuente es que el colaborador tiene un perfil duplicado en el sistema (Core).
• Contrato mal asociado: Su contrato activo está vinculado al perfil incorrecto o inactivo. Cuando el módulo de Vacaciones intenta cargar la información (políticas, saldos, etc.), no puede encontrarla en el perfil correcto y, como medida de seguridad, bloquea la funcionalidad para evitar inconsistencias.
• Origen del problema: Esto suele ocurrir por un error o desfase durante la sincronización de datos entre los distintos módulos de la plataforma.

¿Qué hacer en este caso?

Debido a que es un problema de configuración de datos en el backend del sistema, no puede ser solucionado por el colaborador ni por su jefatura.

La acción correcta es reportar el caso inmediatamente al soporte técnico designado. El equipo de soporte podrá identificar y corregir la duplicidad de perfiles, asociando el contrato al perfil correcto para restaurar la funcionalidad.

Recomendación: Al reportar, es útil incluir el nombre completo y el RUT/ID del colaborador afectado para agilizar el diagnóstico y la solución por parte del equipo de soporte.

5. Gestión de Múltiples Contratos

En caso de que un trabajador cuente con más de un contrato activo dentro de la organización (por ejemplo, si trabaja en dos roles o áreas distintas), el sistema de Rankmi maneja esta situación de manera transparente.

Proceso con Múltiples Contratos:

Cuando el colaborador inicia el formulario de solicitud de vacaciones:

• Selección Automática o Asistida: El sistema está diseñado para permitir al colaborador seleccionar a qué contrato o relación laboral desea aplicar la solicitud de vacaciones.
• Información Clara: El formulario presentará la información de saldo y políticas de manera diferenciada para cada contrato, permitiendo al usuario elegir la relación laboral correcta para el descuento de los días.
• Aplicación Transparente: Una vez que el colaborador selecciona el contrato, el sistema aplicará la solicitud únicamente a ese contrato, descontando los días de su saldo correspondiente y siguiendo el flujo de aprobación asociado a ese contrato específico.

6. Recomendación sobre Plantillas de Solicitud (Administrador)

Respecto a la configuración de los formularios de solicitud de vacaciones, la recomendación inmutable es utilizar la plantilla estándar o nativa de Rankmi para garantizar la funcionalidad óptima y la precisión del sistema.

Plantilla Estándar (Recomendada al 100%)

Esta plantilla está integrada de forma nativa con el módulo de Vacaciones, lo que garantiza el correcto funcionamiento de las validaciones y cálculos:

• Validaciones Completas: Realiza validaciones automáticas y exhaustivas.
• Información Anticipada: Despliega información crucial al usuario, como el saldo disponible, el cálculo exacto de días a descontar (considerando días hábiles, corridos, feriados y políticas de fin de semana).
• Parametrización Automática: Está vinculada a las políticas de vacaciones asignadas a cada colaborador, minimizando errores.

Plantillas Personalizadas por Política (No Recomendada)

Si bien es técnicamente posible armar un formulario de solicitud de vacación con una estructura distinta a la plantilla estándar (por ejemplo, para generar un flujo específico por política):

• Alto Riesgo de Fallo: Esta opción no es recomendable, ya que la solicitud puede fallar en el sistema o generar errores.
• Validaciones Limitadas: Las validaciones de las reglas de negocio son mucho menos robustas.
• Falta de Información Clave: El formulario personalizado es muy básico, no anticipa la información crítica (saldo, días a gozar) y no realiza los cálculos complejos que sí hace la plantilla estándar.
• Conclusión: Se debe priorizar siempre la plantilla estándar. La creación de formularios personalizados solo es una opción para casos demasiado específicos, pero debe hacerse con la advertencia de sus limitaciones y la falta de optimización para el usuario final.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Dónde puedo ver cuántos días de vacaciones me quedan?

R: Puedes consultar tu saldo de días disponibles directamente en el Widget de Vacaciones en el Home de la plataforma o ingresando a la sección

Vacaciones de tu Perfil General.

P: ¿Por qué no puedo seleccionar fechas que comienzan mañana?

R: Es probable que la política de vacaciones de tu empresa exija un período mínimo de anticipación para realizar una solicitud. El sistema te impedirá seleccionar fechas que no cumplan con esta regla.

P: ¿Qué sucede si mi jefe no aprueba ni rechaza mi solicitud? 

R: La solicitud permanecerá en estado "pendiente" en tu panel de "Mis solicitudes" y en el de tu aprobador hasta que se tome una acción.

P: ¿Puedo cancelar una solicitud que ya envié?

R: Sí, puedes anular tus solicitudes desde el panel "Mis solicitudes" siempre que aún no hayan sido gestionadas por completo.

P: Si tengo más de un contrato activo, ¿Cómo garantiza el sistema que las vacaciones se descuenten solo del contrato correcto y no afecten el saldo del otro?

R: El sistema de Rankmi maneja esta situación de forma transparente y segura. Al iniciar la solicitud de vacaciones, el colaborador debe seleccionar explícitamente a qué contrato desea aplicar la ausencia. El formulario diferencia claramente los saldos y las políticas por cada contrato, asegurando que los días se descuenten únicamente de la relación laboral elegida y siguiendo su flujo de aprobación específico.

P: ¿Es recomendable que el administrador cree plantillas de solicitud de vacaciones personalizadas, diferentes a la estándar de Rankmi? 

R: No es para nada recomendable. Aunque es técnicamente posible, se recomienda siempre utilizar la plantilla estándar nativa al 100%. La plantilla estándar realiza todas las validaciones necesarias (saldo, días a gozar, cálculos de políticas, etc.) y anticipa información al usuario, evitando errores y garantizando la funcionalidad óptima.  

P: ¿Es posible ordenar cronológicamente la visualización de la cartola de vacaciones? 

R: Sí, es posible. Tanto en el Perfil General del colaborador como en el módulo de Payroll (dentro de la ficha del trabajador), el sistema permite ordenar la información de la cartola de vacaciones para facilitar la revisión histórica de los movimientos y días gozados por año. Además, si descargas el documento de cartola de vacaciones en formato PDF, este ordenamiento ya viene configurado por defecto para mostrar la información de los registros y no cuenta con una configuración.