Guía Avanzada de Reportes Personalizados en la Plataforma

En Rankmi, entendemos que cada organización tiene necesidades de información únicas. Por ello, la herramienta de reportes personalizados te permite construir y exportar informes a tu medida, asegurando que tengas acceso preciso a los datos que necesitas para tomar decisiones.

Para acceder a esta funcionalidad, dirígete a Gestión > Exportadores Personalizados. Desde aquí, podrás crear y gestionar tus Reportes Personalizados.

Existen dos métodos principales para crear un reporte:

1. Desde la Interfaz: Una opción estándar, ideal para usuarios que necesitan reportes rápidos con las variables más comunes y sin necesidad de conocimientos técnicos.
2. Con Consulta SQL: Una alternativa avanzada para usuarios con conocimientos en SQL, que ofrece máxima flexibilidad para modelar datos, crear campos calculados y aplicar filtros complejos.

Método 1: Crear un Reporte desde la Interfaz

Esta es la forma más sencilla y rápida de construir un reporte. Sigue estos pasos:

1. En la pantalla de
   Reportes Personalizados, haz clic en el botón + Crear reporte.
   
2. Asigna un nombre que identifique claramente tu reporte.
3. Selecciona el "tipo de exportador". Esta elección es crucial, ya que define el conjunto de datos y filtros disponibles para tu reporte. Algunas opciones son:
   
   • Liquidaciones y Contratos: Reportes vinculados a un período de nómina específico.
   • Ausentismos: Filtra por rangos de fechas.
   • Saldo de Vacaciones: Incluye detalles como saldos acumulados, proporcionales y tomados, con un filtro de fecha de corte.
   • Grupo Familiar y Retenciones Judiciales: Para reportes específicos de estos módulos.
4. Una vez seleccionado el tipo, verás las categorías de parámetros disponibles a la izquierda. Selecciona las variables (campos) que deseas incluir en tu reporte.
   
5. A medida que selecciones campos, estos se irán añadiendo a la estructura en la sección "Campos de Reporte". Puedes arrastrarlos para reordenarlos según tus necesidades.
6. Cuando la estructura esté lista, haz clic en Crear reporte.

Método 2: Crear un Reporte Avanzado con SQL

Opta por este método cuando necesites datos que no están disponibles en la interfaz estándar, o si requieres modelar y filtrar la información con una lógica más compleja.

Creación de la Consulta

1. Al crear un nuevo reporte, selecciona la opción para usar una consulta SQL.
2. En el editor, escribe tu consulta utilizando la sintaxis de PostgreSQL.

Campos Calculados

Puedes crear columnas personalizadas directamente en tu consulta. Por ejemplo, para unificar el nombre y apellido de un colaborador en un solo campo, puedes usar la función CONCAT:

SQL

SELECT 
    employee.firstname,
    employee.lastname,
    CONCAT(employee.firstname, ' ', employee.lastname) AS "Nombre Completo"
FROM 
    employees

💡 Consejo de experto: Agente IA ¿No estás seguro de la sintaxis SQL o necesitas optimizar tu consulta? Utiliza el Agente IA integrado en el editor. Puede ofrecerte sugerencias de código, explicarte funciones y ayudarte a construir tu reporte de forma más rápida y precisa.

Filtros Dinámicos e Interactivos

Para hacer tus reportes interactivos, puedes vincular variables de tu consulta a filtros en la interfaz.

1. Usa la sintaxis de dos puntos (:) en tu cláusula WHERE para definir una variable dinámica. Por ejemplo: WHERE contracts.area_id = :area.
2. Configura el filtro en la interfaz: Debajo del editor de SQL, aparecerá una sección para configurar la variable :area. Aquí puedes definir su tipo y comportamiento:
   • List: Despliega una lista de opciones predefinidas, ideal para áreas, cargos o compañías.
   • Rango de Fechas: Permite al usuario seleccionar un "desde" y un "hasta". Tu consulta debe usar la estructura BETWEEN :fecha1 AND :fecha2.
   • Text o Number: Muestra un campo de texto libre para que el usuario ingrese el valor a filtrar.

Ejemplo de Consulta con Filtros Dinámicos:

SQL

SELECT
    e.firstname AS "Nombre",
    e.lastname AS "Apellido",
    p.name AS "Cargo",
    c.start_date AS "Fecha Contratación"
FROM
    employees e
JOIN
    contracts c ON e.id = c.employee_id
JOIN
    positions p ON c.position_id = p.id
WHERE
    c.area_id = :area_id 
    AND c.start_date >= :fecha_inicio

En este caso, deberás configurar dos filtros en la interfaz: uno de tipo "Lista" para :area_id y otro de tipo "Fecha" para :fecha_inicio.

Gestión de tus Reportes

Una vez creado tu reporte, ya sea por interfaz o SQL, aparecerá en el listado de Reportes Personalizados. Desde aquí podrás:

• Descargar: Haz clic en el botón Descargar. Si tu reporte incluye filtros dinámicos, el sistema te pedirá que ingreses los valores antes de generar el archivo.
  
• Editar: Si necesitas ajustar las columnas o la consulta, selecciona la opción de editar para modificar su estructura.
• Eliminar: Si un reporte ya no es necesario, puedes eliminarlo para mantener tu listado organizado.

Preguntas Frecuentes

• P: ¿Por qué no encuentro un campo o variable específica en la interfaz del reporte estándar? R: La interfaz estándar ofrece las variables más comunes para reportes rápidos. Si necesitas acceder a un campo que no está en la lista, deberás utilizar el método de consulta SQL, que te da acceso directo a más información de la base de datos.
• P: ¿Qué significa el prefijo de dos puntos (:) antes de una variable en mi consulta SQL, como :area? R: El prefijo : indica que es una variable dinámica que se vinculará a un filtro interactivo. Una vez escrita la consulta, debes configurar el filtro correspondiente en la sección inferior para que los usuarios puedan ingresar un valor y filtrar el reporte sin necesidad de modificar el código SQL.
• P: Mi consulta SQL es muy grande y da error o tarda mucho. ¿Existe algún límite? R: Sí, para garantizar el buen rendimiento de la plataforma, las consultas SQL tienen un límite de filas. Si necesitas un reporte muy extenso, como uno anual, te recomendamos aplicar filtros (por ejemplo, por rango de fechas o por área) para acotar la cantidad de datos y asegurar que la descarga se complete exitosamente.
• P: He creado un reporte, pero otro usuario no puede verlo. ¿A qué se debe? R: Para los usuarios no administradores, la visibilidad de los reportes se gestiona mediante segmentos. Asegúrate de que tanto el reporte como el usuario pertenezcan al mismo segmento. Los usuarios con rol de Administrador tienen acceso a todos los reportes, sin importar la segmentación.