Cómo enviar documentos a firmar desde un proceso
En Rankmi, puedes enviar documentos a los candidatos para que los firmen digitalmente dentro del proceso de selección. Esta funcionalidad requiere el módulo de "Firma y Documentos" y se activa desde los ajustes generales. Una vez habilitada, podrás seleccionar candidatos y enviarles plantillas de documentos para firma electrónica con verificación por clave OTP. El estado del documento firmado se puede revisar en el perfil del candidato.
Puedes enviar el documento desde dos lugares: desde el proceso (seleccionando uno o varios candidatos) o desde el perfil individual del candidato.
Configuración
¿Cómo enviar un documento al candidato para que lo firme desde el proceso?
Para realizar esta acción, ve al proceso y selecciona a él o los candidatos a los que deseas enviar el documento:
Luego haz clic en los 3 puntitos de la esquina superior derecha de la etapa y luego en "Enviar documentos a firmar".
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Podrás ver un modal en el que debes elegir la plantilla del documento que quieres enviar a firmar. (Si no has creado este documento, puedes leer cómo crear plantillas en este artículo). Antes de enviarlo, podrás revisar y editar el contenido de la carta directamente (haciendo clic en el botón "editar"), lo que te permite ajustar cualquier detalle puntual sin necesidad de crear una plantilla nueva. Una vez que esté lista, haz clic en "Enviar" y el candidato recibirá el documento junto con la clave OTP para firmarlo
El encargado del proceso podrá ver en el perfil del candidato, en la sección de "Archivos", el estado de firma del documento enviado.
¿Cómo enviar un documento a un solo candidato para que lo firme?
También puedes enviar el documento a un solo candidato haciendo clic en los 3 puntitos.
Al elegir la plantilla, Rankmi rellenará automáticamente los campos personalizados del documento (como nombre, cargo / posición, fecha, etc. (todas las variables personalizadas de tu plantilla)) con la información de ese candidato en particular. Antes de enviarlo, podrás revisar y editar el contenido de la carta directamente (haciendo clic en el botón "editar"), lo que te permite ajustar cualquier detalle puntual sin necesidad de crear una plantilla nueva. Una vez que esté lista, haz clic en "Enviar" y el candidato recibirá el documento junto con la clave OTP para firmarlo.
Esta funcionalidad de autocompletado de variables solo está disponible para documentos que requieren firma y que se envían a un usuario específico (no aplica para envíos masivos). En este caso también tendrás un botón para descargar como documento.
¿Cómo configurar la funcionalidad?
En el caso de que no veas la opción "Enviar documento a firmar", es porque no la tienes activa. Primero que todo, debes tener contratado el módulo de "Firma y Documentos"; si no es así, te recomendamos hablar con tu ejecutivo para contratarlo.
Si lo tienes contratado, debes ir a Ajustes generales y activar la red de "Firma de documentos".
También en la categoría de archivos debes ver la categoría "Documentos firmados"; esta aparecerá cuando tengas más de un documento firmado en el módulo de "Firma y documentos".
¿Cómo es el proceso de firma para el candidato?
El candidato recibirá un correo donde estará el documento que debe firmar:
Y podrá ver el documento y los firmantes.
Preguntas Frecuentes
P: ¿Cómo se envía un documento para firma a un candidato?
R: Puedes hacerlo de dos formas: (1) Desde el proceso, seleccionando uno o más candidatos, haciendo clic en los tres puntos de la etapa, luego editar la plantilla para finalizar haciendo clic en "Enviar documento a firmar", o (2) desde el perfil individual del candidato, donde además podrás revisar y editar la carta con los campos personalizados ya completados antes de enviarla.
P: ¿Cuál es la ventaja de enviarlo desde el perfil del candidato?
R: Al hacerlo desde ahí, los campos personalizados del documento se rellenan automáticamente con la información de ese candidato, y puedes revisar y editar la carta antes de enviarla, lo que te da mayor control sobre el contenido final.
P: ¿Qué necesita estar activo para usar la firma de documentos?
R: Debes tener contratado el módulo de "Firma y Documentos" y activar la red de "Firma de documentos" en los ajustes generales. Si no lo tienes, contacta a tu ejecutivo comercial.
P: ¿Dónde puedo ver el estado de firma del documento?
R: En el perfil del candidato, dentro de la sección "Archivos", puedes revisar el estado del documento enviado para firma. También verás la categoría "Documentos firmados" cuando tengas más de un documento firmado en el sistema.