Cómo enviar documentos a firmar desde un proceso
En Rankmi, puedes enviar documentos a los candidatos para que los firmen digitalmente dentro del proceso de selección. Esta funcionalidad requiere el módulo de "Firma y Documentos" y se activa desde los ajustes generales. Una vez habilitada, podrás seleccionar candidatos y enviarles plantillas de documentos para firma electrónica con verificación por clave OTP. El estado del documento firmado se puede revisar en el perfil del candidato.
Configuración
¿Cómo enviar un documento al candidato para que lo firme?
Para realizar esta acción, ve al proceso y selecciona a él o los candidatos a los que deseas enviar las pruebas:
Luego haz clic en los 3 puntitos de la esquina superior derecha de la etapa y luego en "Enviar documento a firmar".
Podremos ver un modal en el que debes elegir la plantilla del documento que quieres enviar a firmar. (Si no has creado este documento, puedes leer como crear plantillas en este artículo). Luego haz click en "Enviar".
Los postulantes recibirán un correo con el documento a firmar y luego una clave OTP para concluir el proceso de firma del documento.
El encargado del proceso podrá ver en el perfil del candidato, en la sección de "Archivos" el estado de firma del documento enviado.
¿Cómo configurar la funcionalidad?
En el caso de que no veas la opción "Enviar documento a firmar", es porque no lo tienes activo. Primero que todo, debes tener contratado el módulo de "Firma y Documentos", si no es así, te recomiendo que hables con tu ejecutivo comercial para poder contratar este.
Si lo tienes contratado, debes ir a Ajustes generales y debes tener la red de "Firma de documentos" activa.
También en la categoría de archivos debes ver la categoría "Documentos firmados", esta aparecerá cuando tengas más de un documento firmado en el módulo de "Firma y documentos".
Preguntas Frecuentes
P: ¿Cómo se envía un documento para firma a un candidato?
R: Debes ir al proceso, seleccionar uno o más candidatos, hacer clic en los tres puntos de la etapa y luego en “Enviar documento a firmar”. Luego eliges la plantilla del documento y haces clic en “Enviar”.
P: ¿Qué necesita estar activo para usar la firma de documentos?
R: Debes tener contratado el módulo de "Firma y Documentos" y activar la red de "Firma de documentos" en los ajustes generales. Si no lo tienes, contacta a tu ejecutivo comercial.
P: ¿Dónde puedo ver el estado de firma del documento?
R: En el perfil del candidato, dentro de la sección "Archivos", puedes revisar el estado del documento enviado para firma. También verás la categoría “Documentos firmados” cuando tengas más de un documento firmado en el sistema.