Cómo agendar entrevistas en tu calendario
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    • Cómo agendar entrevistas en tu calendario

    No es una integración como tal, pero en el siguiente texto te enseñaremos a integrar herramientas de calendarios externos como Google Calendar, Outlook, Calendly, entre otras, para que los candidatos puedan agendar entrevistas dentro de bloques previamente definidos por los reclutadores. Estos links públicos se insertan en las plantillas de correo de la plataforma, lo que permite automatizar la comunicación y facilitar la autogestión de agendamiento. Además, se puede configurar el envío automático por etapa, asegurando una experiencia más fluida para todos los involucrados.

    Configuración

    Software de Reuniones

    Existen diversas herramientas de calendario que te permiten gestionar tu disponibilidad e incluso definir horarios especiales para personas externas. Si trabajas en selección o reclutamiento, probablemente te ha pasado que quieres que los postulantes vean tus espacios disponibles y puedan agendar su entrevista en el horario que más les acomode, siempre dentro de los bloques que tú ya definiste previamente para ellos.

    Si ya trabajas con una de estas empresas y tienes un link público, puedes saltarte el primer paso de "Crear link público" e ir directamente al paso 2 de "Insertar link en la plataforma".  

    Las empresas más conocidas que manejan estos links externos son: 


    Crear link público 

    Si tu empresa usa Google o Microsoft, ¡no importa! En ambos sistemas también puedes crear links públicos, aquí te enseñaremos como: 

    Google Calendar
    1. Abre Google Calendar.
    2. Haz clic en cualquier espacio libre en tu calendario y selecciona “Agenda de citas” o “Appointment schedule”.


    3. Configura tu disponibilidad (horarios, duración, si quieres tiempo entre reuniones, etc.). Por ejemplo, en la siguiente imagen yo elegí slots de 2 horas en las mañanas y en las tardes. 



    4. Define si quieres que se genere un link de Google Meet automáticamente y otras personalizaciones.
    5. Guarda el evento. Google Calendar te dará un link único para agendamiento (ej: calendar.google.com/book/[tu-nombre]).
    6. ¡Ya tienes tu link!, Pruébalo y visualiza y prueba como lo verían y se agendarían tus candidatos.


    Outlook - Microsoft: Bookings with Me
    1. Ve a Outlook Web.
    2. En el panel izquierdo, selecciona "Bookings con mí" (o "Bookings with Me" si está en inglés).
    3. Crea un tipo de cita (ej: reunión de 30 minutos).
    4. Define tu disponibilidad, duración y otras preferencias.
    5. Obtendrás un link como https://outlook.office.com/book/[tu-nombre].
    6. Ya tienes tu link!, Pruébalo y visualiza y prueba como lo verían y se agendarían tus candidatos. 


    Insertar link en la plataforma

    Ahora que ya tenemos nuestro link veremos donde es el mejor lugar para ingresarlas. La verdad esto es muy sencillo, por ahora solo tenemos comunicación con los candidatos a través de correos, por eso abriremos la sección de plantillas  y crearemos una para que el postulante pueda agendar su entrevista. 

    Importante: Espacio de trabajo es igual a Emails y recuerda insertar tu link público. 

    Recuerda que puedes usar las variables y agregar botones con HTML. Para leer más sobre la construcción de emails, puedes hacer clic aquí. 


    Configuraciones de automatización

    Para automatizar este correo, te recomiendo tener una etapa llamada, por ejemplo; "Entrevista con Psicóloga" y crear una plantilla especial para esa etapa que tenga el link público de agendas de la psicóloga. Después puedes hacer lo mismo con otra etapa de entrevista, por ejemplo con el Jefe directo (y agregar su link). Lo importante es que puedas automatizar el envío de estas agendas con la configuración de envíos automáticos por etapa. 

    Para leer más sobre donde encontrar la "Configuración de etapas", puedes hacer clic aquí. 


    Correo que recibirá el candidato

    El candidato recibirá un correo y podrá agendarse haciendo clic en el enlace. Veamos el correo: 
    _


    Al hacer clic en el enlace, podrá ver de esta forma el calendario: 

    Importante: Si alguien te agenda una reunión encima de esos slots asignados para las agendas, automáticamente ese slot ya no le aparecerá al postulante como disponible. 


    Preguntas Frecuentes

    P: ¿Qué herramientas se pueden usar para que los candidatos agenden entrevistas?

    R: Puedes usar herramientas como Google Calendar, Outlook (Bookings with Me), Calendly, Acuity Scheduling, Simplybook.me o Zoho Bookings. Todas permiten generar links públicos para compartir tu disponibilidad.

    P: ¿Cómo se inserta un link de agendamiento en Rankmi?

    R: Debes crear una plantilla de correo en la sección de "Emails", insertar tu link público en el contenido (puedes usar botones en HTML) y usarla en la etapa correspondiente del proceso.

    P: ¿Es posible automatizar el envío de estos links a los candidatos?

    R: Sí. Puedes automatizar el correo creando una plantilla asociada a una etapa específica, como “Entrevista con Psicóloga”, y configurar el envío automático desde esa etapa. Así, el candidato recibirá el enlace justo cuando llegue ese momento del proceso.