Etapa: Qué son las solicitudes de cambio
En múltiples ocasiones es necesario que los aprobadores soliciten cambios a los solicitantes o aprobadores previos en los formularios que han completado para poder continuar con la aprobación. Para estos casos sirve la funcionalidad Solicitar cambios, la que permite al aprobador actual indicarle a un usuario anterior que debe hacer un cambio en sus respuestas.
Configuración
Esta configuración está disponible por defecto en todas las etapas de aprobación de todas las categorías de solicitud, con la excepción de las solicitudes de all in one y de nómina.
Podrás editar la configuración para que etapas específicas no puedan solicitar cambios en cualquier categoría (con excepción de las indicadas).
Para esto dirígete al tipo de solicitud y etapa específica que desees editar, desde aquí podrás habilitar/inhabilitar la opción de Solicitud de cambios.
Visualización
Cuando la funcionalidad esté activa, los aprobadores podrán solicitar cambios a etapas anteriores desde una solicitud en específico > Detalle > Etapa en la que se desea solicitar el cambio > Solicitar cambios.
Y deberás incorporar un comentario con el detalle del cambio que se desea solicitar.
El aprobador de esta etapa recibirá una notificación con la solicitud de cambios y podrá realizar la edición del formulario.
Importante
- La solicitud de cambios no genera cambios en los estados de las etapas. Es decir, si la etapa 5 solicita cambios a la etapa 2 que ya se encontraba aprobada, esta se mantendrá aprobada durante la solicitud de cambios. Así mismo las etapas entre la 2 y la 5 se mantendrán igualmente aprobadas.
- Por otra parte, los cambios son dirigidos a una etapa no alternando la aprobación de las etapas intermedias, es decir, si la etapa 5 solicita cambios a la etapa 2, cuando la etapa 2 realice los cambios no pasará nuevamente por la validación de las etapas 3 y 4. Estas etapas se mantendrán aprobadas sin alteraciones.
- Cuando un aprobador pide cambios, y hay varios aprobadores en esa etapa la solicitud queda en pausa hasta que la corrección esté lista. Mientras tanto, los demás aprobadores de esa etapa ven un aviso y no pueden aprobar ni derivar, pero sí pueden rechazar la solicitud. También pueden anularla o eliminarla, solo si ya tenían esas acciones. Cuando se aplica la corrección, la solicitud vuelve a la etapa que pidió los cambios para que todos resuelvan con la información actualizada.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Qué hace la funcionalidad “Solicitar cambios” en una solicitud?
R: Permite que un aprobador solicite a un usuario de una etapa anterior que edite sus respuestas en el formulario, sin afectar el estado de aprobación de las etapas ya completadas.
P: ¿La solicitud de cambios reinicia el flujo de aprobación o las etapas ya aprobadas?
R: No. Las etapas aprobadas conservan su estado, sin necesidad de revalidarlas. La solicitud queda en pausa hasta que se complete la corrección y, al aplicarla, vuelve a la etapa que pidió los cambios.
P: ¿Puedo aprobar la solicitud si hay una corrección pendiente?
R: No. Puedes aprobarla cuando se complete la corrección. Si la corrección no llega, puedes rechazar la solicitud.
P: ¿Puedo hacer que la solicitud continúe aunque no se realice la corrección?
R: No hay una opción para eso. Si la corrección no se va a realizar, la salida es rechazar la solicitud.
P: ¿En qué categorías no está disponible esta funcionalidad por defecto?
R: Las categorías que no permiten las solicitud de cambios son todas las que están ligadas a all in one y del producto nómina:
- Requisición por posición
- Baja de personal
- Cambios organizacionales
- Cambio de ficha
- Requisición por cargo
- Alta sin contrato
- Alta con contrato en latam
- Alta con contrato México
- Referidos
- Haberes y Descuentos
- Aprobación de nómina