Cuales son los roles y permisos en solicitudes
El módulo de Solicitudes cuenta con 3 tipos de roles de gestión: administrador, manager y auditor.
Administrador
Permite administrar todas las categorías que tenga habilitada la empresa para todos los subdomnios. Este rol podrá administrar los tipos de solicitud, ver el monitoreo y tomar rol de aprobador en todas las etapas. Este rol podrá ver el 100% del contenido de las solicitudes independiente de las configuraciones de confidencialidad.
Si deseas saber cómo asignar este rol, revisa este artículo.
Manager
Permite acceder a categorías de solicitud específicas a las que un administrador le haya dado acceso.
Este rol puede:
- Administrar: el manager puede administrar los tipos de solicitud asociados a la categoría en la que tiene permisos y cuenta con acceso al monitoreo (excluye acceso a Todas las solicitudes)
- Aprobar: el manager puede acceder a la sección de Todas las solicitudes, con la posibilidad de aprobar/rechazar/derivar en cada etapa del flujo
El rol de manager se segmenta por subdominios, lo que permite que un usuario tenga permisos diferenciados en cada subdominio de la empresa.
Este rol podrá ver el 100% del contenido de las solicitudes a las que tiene acceso independiente de las configuraciones de confidencialidad.
Si deseas saber cómo asignar este rol, revisa este artículo.
Importante
- Cada solicitud emitida pertenece al segmento del solicitante, por lo que solo los administradores y managers con permiso al subdominio específico del solicitante tendrán acceso a revisarla.
- Cada tipo de solicitud está asociado a un subdominio el cual se configura al momento de crear el tipo de solicitud, por lo que solo los administradores y managers con permiso a ese subdominio tendrán acceso a revisar las solicitudes de ese tipo en específico.
- Los administradores y managers podrán cambiar entre un subdominio y otro con el selector de subdominios en la esquina superior derecha de la sección Administración.
- La visualización por subdominios solo aplica a las vistas de Administración, ya que la vista de Solicitudes está enfocada en usuarios finales. Es decir, los solicitantes y aprobadores accederán directamente al total de sus solicitudes, sin filtros de por medio.
Auditor
El rol de auditor permite administrar las solicitudes de un tipo de solicitud en específico. Este tipo de rol y permiso se asigna directamente en la configuración del Tipo de solicitud y no en la sección de Usuarios de la administración general.
Este rol permite:
- Acceder a la pestaña Todas las solicitudes en Administración dentro del módulo
- Visualizar todas las solicitudes del tipo de solicitud asociado al usuario
- Derivar en todas las etapas de todas las solicitudes del tipo de solicitud asociado al usuario
- Descargar archivo excel con las solicitudes solo del tipo de solicitud al que tiene permiso
- Este rol podrá ver el 100% del contenido de las solicitudes a las que tiene acceso independiente de las configuraciones de confidencialidad.
Un usuario auditor no podrá:
- Acceder a configurar Tipos de solicitud
- Acceder a Reportes
- Acceder a tipos de solicitud en los que no es auditor
- Descargar solicitudes de las que no es auditor
- Aprobar/Rechazar solicitudes
Managers de segmento como auditores
Además de nombrar auditores uno a uno, puedes habilitar que los managers de segmento definidos en el Máster de personas observen las solicitudes de las personas de su segmento.
Esta opción se activa por tipo de solicitud, en el paso General, con el interruptor Managers de segmento como auditores. Nace apagado. Encenderlo no reemplaza ni borra a los auditores que ya hayas seleccionado: ambos modos pueden convivir.
Quién observa
- El recorte usa el colaborador de referencia de la solicitud: si hay un sujeto o beneficiario confidencial, se usa esa persona; si no, el solicitante.
- El usuario ve la solicitud si es manager de al menos un segmento de esa persona en el Máster.
- Si la persona pertenece a varios segmentos, todos los managers correspondientes la ven.
- No ve solicitudes de otros segmentos, aunque sean del mismo tipo.
Dónde la ve
- En Administración → Todas las solicitudes (botón Revisar).
- No aparece en la bandeja Solicitudes → Pendientes solo por este rol. Esa bandeja es para quien debe aprobar.
Qué puede hacer (y qué no)
- Puede consultar la solicitud, incluyendo el detalle de etapas, con la misma lógica de observación que el auditor nombrado del tipo.
- No aprueba, rechaza ni deriva solo por ser manager de segmento auditor.
- Si en una etapa del mismo tipo también está configurado Manager de segmentos como aprobador, esa persona sí podrá resolver esa etapa desde Pendientes. Son dos configuraciones distintas: una observa, la otra aprueba.
- Este interruptor no envía notificaciones al manager.
Requisito
Los managers deben estar asignados al segmento en el Máster. Un desfase de sincronización puede retrasar que el usuario vea solicitudes nuevas hasta que el Máster y Solicitudes estén alineados.
Roles superiores de administración
No obstante los permisos anteriores, la plataforma cuenta con roles superiores de administración, y los usuarios que cuenten con ellos se comportarán como Administradores del módulo de Solicitudes de forma independiente al permiso específico que tengan en el módulo. Estos roles se brindan desde Roles y Permisos de la administración general de la plataforma y son:
- Administrador de la plataforma
- Rol con administración de Solicitudes
Políticas de seguridad del módulo Solicitudes
Para resguardar el acceso a la información del módulo de Solicitudes, solo usuarios con roles específicos en Solicitudes podrán acceder a sus solicitudes asociadas tanto desde Solicitudes como desde los demás módulos relacionados.
Estos roles son:
- Administradores y managers de Solicitudes
- Auditores
- Solicitantes
- Aprobadores
Cualquier usuario de la plataforma que no cuente con alguno de estos permisos no podrá acceder a las solicitudes ya que no cuenta con permisos explícitos a ellas.
Esto implica que un usuario con rol de gestión en ATS, Nómina, máster de personas o Centro de Aprendizaje que no cuente con un rol explícito en el módulo de Workflows no podrá acceder a las solicitudes desde sus módulos.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Cuál es la diferencia principal entre el rol de Administrador y el rol de Manager en el módulo de Solicitudes?
R: El Administrador puede gestionar todas las categorías y tipos de solicitud en todos los subdominios, monitorear y aprobar en todas las etapas sin restricciones. El Manager tiene acceso limitado a categorías específicas asignadas por un Administrador, puede administrar y aprobar solicitudes solo dentro de esos permisos y subdominios.
P: ¿Cómo puedo asignar el rol de Auditor a un usuario para un tipo de solicitud específico?
R: El rol de Auditor se asigna directamente en la configuración del tipo de solicitud, no en la sección general de usuarios. Debes configurar el permiso dentro del tipo de solicitud correspondiente para asignar este rol.
P: ¿Puede un Manager aprobar solicitudes en cualquier subdominio o solo en aquellos a los que tenga acceso?
R: Un Manager solo puede aprobar, rechazar o derivar solicitudes en los subdominios específicos a los que le haya sido otorgado permiso por un Administrador.
P: ¿Qué permisos específicos tiene un usuario con rol de Auditor que no tiene un Manager?
R: Un Auditor puede derivar solicitudes en todas las etapas del tipo de solicitud asignado y descargar un reporte Excel con dichas solicitudes, pero no puede aprobar o rechazar solicitudes ni administrar tipos de solicitud.
P: ¿Qué roles superiores existen y cómo afectan los permisos dentro del módulo de Solicitudes?
R: Existen roles superiores como el Administrador de la plataforma, que tienen permisos totales en el módulo de Solicitudes, funcionando como Administradores del módulo independientemente de los permisos específicos asignados.
P: ¿Cómo hago que los managers de segmento vean las solicitudes de su gente sin nominarlos como auditores?
R: En el tipo de solicitud, paso General, activa Managers de segmento como auditores. Quien sea manager del segmento de la persona de referencia (beneficiario confidencial o, si no hay, solicitante) verá esas solicitudes en Administración → Todas las solicitudes.
P: Activé el interruptor y el manager no ve nada en Pendientes. ¿Está mal configurado?
R: No. Como auditor de segmento observa en Administración → Todas las solicitudes. Pendientes solo lista lo que debe aprobar. Si además debe aprobar, configura Manager de segmentos en la etapa correspondiente.
P: ¿El manager de segmento ve todas las solicitudes del tipo, como el auditor que nombro en la lista?
R: No. El auditor nombrado ve todas las del tipo. El manager de segmento solo las de su segmento.
P: ¿Puedo usar auditores nombrados y managers de segmento al mismo tiempo?
R: Sí. La visibilidad es la unión: el auditor nombrado sigue viendo todo el tipo; cada manager ve solo su recorte.
P: ¿El manager recibe un correo o una notificación al crearse una solicitud de su segmento?
R: No por este interruptor.
P: Encendí el interruptor y desaparecieron los auditores que había elegido.
R: No debería ocurrir. El interruptor no limpia la lista de auditores ni de revisores. Si la lista cambió, revisa que hayas guardado el paso General sin modificar esos selectores.