Etapa: Qué es el vencimiento en una solicitud

El módulo de Solicitudes permite establecer un tiempo máximo para resolver cada etapa de aprobación, con el fin de mantener los flujos activos y bajo control. Una vez superado este plazo, defines qué hace el sistema: enviar notificaciones recurrentes al aprobador o aprobar la etapa para que el proceso continúe. Ambas opciones están disponibles en todos los módulos que permiten un tiempo límite por etapa, incluido Rankmi Form. No dependen del tipo de formulario.

Esta funcionalidad mejora la trazabilidad y eficiencia de los procesos, permitiendo a administradores y managers monitorear si las aprobaciones están ocurriendo dentro de los tiempos esperados.

Configuración

1. Ingresar a la configuración del tipo de solicitud

Dirígete al módulo de Solicitudes > Administración > Tipos de solicitudes y selecciona el tipo que deseas editar.

2. Seleccionar la etapa a configurar

Dentro del flujo, haz clic sobre la etapa en la que deseas establecer el tiempo límite.

3. Activar la opción “Se habilita tiempo límite”

Marca esta opción para activar la funcionalidad de control por tiempo.

4. Establecer el plazo máximo

Define el tiempo en horas, días o semanas. Este comienza a correr cuando se activa la etapa, es decir, cuando se aprueba la etapa anterior.

5. Elegir la acción al vencer el plazo

Selecciona entre:

• Notificación: el aprobador recibirá alertas periódicas indicando que tiene una solicitud pendiente.
• Aprobación automática: al vencer el plazo, el sistema aprueba la etapa igual que si la hubiera aprobado una persona. El flujo sigue. Si esa aprobación tiene integraciones configuradas, también se ejecutan. Si la etapa tenía un formulario, queda sin respuestas. La opción aparece siempre que la etapa permita tiempo límite.

6. Visualización del estado

• En la vista general de Solicitudes y en la vista de Etapas, se mostrará un ícono de alerta para etapas vencidas.
• Si se aprueba automáticamente, se mostrará el mensaje: “Etapa aprobada automáticamente por exceder el tiempo máximo de resolución”.
• También se puede ver esta información al exportar el reporte Excel de solicitudes.
  
  

Visualización

1) Notificación

Desde la vista de Solicitudes, los aprobadores podrán identificar rápidamente si su etapa de aprobación se encuentra a tiempo o vencida con el ícono alerta ubicado al lado derecho de cada solicitud.

También podrás identificarlo desde la vista de Etapas de la solicitud: 

2) Aprobación

Se podrá identificar las etapas aprobadas automáticamente por vencimiento del tiempo máximo desde la vista Etapas de la solicitud, desde aquí aparecerá el mensaje: “Etapa aprobada automáticamente por exceder el tiempo máximo de resolución”

3) Visualización en Reporte excel

Los administradores y managers podrán descargar el estado de vencimiento de cada etapa en el reporte excel. Esto les permitirá realizar análisis más profundos de las etapas en las que se resuelven sus solicitudes fuera o dentro del tiempo estipulado.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué pasa si el aprobador no resuelve dentro del tiempo definido?

R: Depende de la acción configurada en la etapa. Con Notificación, el aprobador recibe alertas periódicas. Con Aprobación automática, el sistema aprueba la etapa al vencer el plazo y el flujo continúa.

P: ¿En qué flujos está disponible la aprobación automática por tiempo vencido?

R: En todos los módulos de Solicitudes que permiten configurar un tiempo límite por etapa. Si el módulo no ofrece la opción «Se habilita tiempo límite», tampoco ofrece la acción al vencer.

P: ¿Cómo se define el tiempo máximo?

R: Se puede definir en horas, días o semanas, y empieza a correr una vez que la etapa es activada por la aprobación de la etapa anterior.

P: ¿Qué ocurre si la etapa vencida tenía un formulario?

R: Si la etapa es aprobada automáticamente, el formulario se aprueba sin respuestas: todos los campos quedan vacíos.

P: ¿Dónde puedo ver si una etapa fue aprobada automáticamente?

R: En la vista de Etapas de la solicitud verás la etiqueta: “Etapa aprobada automáticamente por exceder el tiempo máximo de resolución”. También se refleja en el reporte Excel de solicitudes.

P: ¿Cuál es la acción inicial cuando activo el tiempo límite?

R: Notificación. Si no cambias la acción, el aprobador recibe avisos y la etapa no se aprueba sola.

P: Cambié la acción en el tipo de solicitud. ¿Cambia las solicitudes que ya están en curso?

R: No. El cambio vale para las solicitudes nuevas creadas desde esa versión del tipo. Las que ya existían conservan la acción que tenían al crearse.

P: Elegí aprobación automática y la etapa tenía una integración al aprobar. ¿Se ejecuta?

R: Sí. La etapa se aprueba igual que si la hubiera aprobado una persona, y se ejecuta lo que esa etapa tenga configurado para aprobar.