Etapa: Qué es el vencimiento en una solicitud
El módulo de Solicitudes permite establecer un tiempo máximo para resolver cada etapa de aprobación, con el fin de mantener los flujos activos y bajo control. Una vez superado este plazo, puedes definir si el sistema debe enviar notificaciones recurrentes al aprobador o, en ciertos flujos, aprobar automáticamente la etapa para que el proceso continúe.
Esta funcionalidad mejora la trazabilidad y eficiencia de los procesos, permitiendo a administradores y managers monitorear si las aprobaciones están ocurriendo dentro de los tiempos esperados.
Configuración
1. Ingresar a la configuración del tipo de solicitud
Dirígete al módulo de Solicitudes > Administración > Tipos de solicitudes y selecciona el tipo que deseas editar.
2. Seleccionar la etapa a configurar
Dentro del flujo, haz clic sobre la etapa en la que deseas establecer el tiempo límite.
3. Activar la opción “Se habilita tiempo límite”
Marca esta opción para activar la funcionalidad de control por tiempo.
4. Establecer el plazo máximo
Define el tiempo en horas, días o semanas. Este comienza a correr cuando se activa la etapa, es decir, cuando se aprueba la etapa anterior.
5. Elegir la acción al vencer el plazo
Selecciona entre:
- Notificación: el aprobador recibirá alertas periódicas indicando que tiene una solicitud pendiente.
- Aprobación automática: solo disponible para flujos de Requisición, Alta sin contrato, Cambios y Baja. El sistema aprueba la etapa al vencer el plazo y la deja sin respuestas si existía un formulario.
6. Visualización del estado
- En la vista general de Solicitudes y en la vista de Etapas, se mostrará un ícono de alerta para etapas vencidas.
- Si se aprueba automáticamente, se mostrará el mensaje: “Etapa aprobada automáticamente por exceder el tiempo máximo de resolución”.
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También se puede ver esta información al exportar el reporte Excel de solicitudes.
Visualización
1) Notificación
Desde la vista de Solicitudes, los aprobadores podrán identificar rápidamente si su etapa de aprobación se encuentra a tiempo o vencida con el ícono alerta ubicado al lado derecho de cada solicitud.
También podrás identificarlo desde la vista de Etapas de la solicitud:
2) Aprobación
Se podrá identificar las etapas aprobadas automáticamente por vencimiento del tiempo máximo desde la vista Etapas de la solicitud, desde aquí aparecerá el mensaje: “Etapa aprobada automáticamente por exceder el tiempo máximo de resolución”
3) Visualización en Reporte excel
Los administradores y managers podrán descargar el estado de vencimiento de cada etapa en el reporte excel. Esto les permitirá realizar análisis más profundos de las etapas en las que se resuelven sus solicitudes fuera o dentro del tiempo estipulado.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Qué pasa si el aprobador no resuelve dentro del tiempo definido?
R: Dependiendo de la configuración, el sistema enviará notificaciones recurrentes o aprobará automáticamente la etapa (solo en algunos tipos de flujo).
P: ¿En qué flujos está disponible la aprobación automática por tiempo vencido?
R: Solo en los flujos de Requisición, Alta sin contrato, Cambios y Baja de personal.
P: ¿Cómo se define el tiempo máximo?
R: Se puede definir en horas, días o semanas, y empieza a correr una vez que la etapa es activada por la aprobación de la etapa anterior.
P: ¿Qué ocurre si la etapa vencida tenía un formulario?
R: Si la etapa es aprobada automáticamente, el formulario se aprueba sin respuestas: todos los campos quedan vacíos.
P: ¿Dónde puedo ver si una etapa fue aprobada automáticamente?
R: En la vista de Etapas de la solicitud verás la etiqueta: “Etapa aprobada automáticamente por exceder el tiempo máximo de resolución”. También se refleja en el reporte Excel de solicitudes.