Gestión y configuración de Categorías

Claro, aquí tienes el artículo consolidado sobre las categorías de solicitudes, incluyendo toda la información que me indicaste.

Categorías de Solicitudes

Las categorías de solicitudes en Rankmi son la base del módulo de Solicitudes, ya que permiten organizar los diferentes tipos de requerimientos y definen su comportamiento final al vincularse con otros módulos de la plataforma. Cada tipo de solicitud debe estar asociado a una categoría, y cada vez que se necesite un flujo con aprobadores, formularios o etapas de aprobación distintas, se debe crear un nuevo tipo de solicitud.

A continuación, se detallan las categorías de solicitudes disponibles y sus funcionalidades:

Requisición

Las categorías de Requisición están asociadas al módulo de Selección (ATS) y permiten la creación de procesos de reclutamiento cuando la solicitud es aprobada. Dependiendo de las necesidades de la empresa, se pueden implementar dos tipos de Requisición:

• Requisición por Posición: Permite generar una solicitud para cubrir una posición específica de la organización. Al seleccionar una posición, se autocompletan datos como Razón social, Subdominio, Sucursal, Centro de costo, Estructura organizativa, Modalidad de trabajo, posición padre, Cargo y descripción del cargo, agilizando la toma de decisión al momento de resolver la solicitud. También es posible habilitar la creación de solicitudes masivas a través de Excel para múltiples posiciones.
• Requisición por Cargo: Permite generar una solicitud basada en un cargo específico de la organización. Esta opción autocompleta todos los datos asociados a la descripción del cargo.

Configuración: Para configurar una solicitud de Requisición, se debe definir la categoría (por cargo o posición), las etapas, los aprobadores y los formularios para cada una de ellas. Los formularios de cada etapa pueden construirse con campos del Core de la empresa, campos opcionales de la posición, campos de Selección y preguntas personalizadas. Al aprobar la solicitud, se creará automáticamente un nuevo proceso de Selección en estado Pendiente.

Ausencia Laboral

Esta categoría está asociada al módulo de Vacaciones/Nómina y permite generar flujos para solicitudes de Vacaciones y Licencias.

Configuración: Se debe definir la categoría 'Nómina'. Para las vacaciones, se sugiere utilizar el formulario específicamente diseñado para esto, ya que incluye lógicas de días disponibles administrados por el módulo de vacaciones, como la identificación de días hábiles, tipo de política del colaborador y reglas de bloqueo de políticas. Para licencias, se usa un formulario manual que incluye por defecto un set de campos requeridos por el módulo de Nómina para registrar exitosamente la información.

Para esta categoría, se deben asignar dos acciones gatillantes:

• Solicitud de Vacaciones/Licencias: Registra la solicitud en el módulo de Nómina y debe asignarse en la primera etapa de la Solicitud.
• Aprobación de Vacaciones/Licencias: Descontará los días aprobados del colaborador en el módulo de Nómina y debe asignarse en la etapa de aprobación definitiva del flujo.

Es posible habilitar la creación de solicitudes masivas de ausencia laboral a través de Excel, permitiendo a los solicitantes crear solicitudes de vacaciones para múltiples fechas o para múltiples usuarios de la organización simultáneamente.

Cambios Organizacionales y de Ficha

Estas categorías permiten automatizar y optimizar el proceso de cambios organizacionales y de datos personales de los colaboradores. Permiten modificar información en el Core de la plataforma y programar la aplicación de este cambio a una fecha futura.

• Cambios Organizacionales: Enfocado en empresas con y sin posiciones, permite realizar modificaciones sobre la información personal del colaborador y sobre atributos básicos de su relación laboral. En empresas con posiciones, solo se podrá reasignar una nueva posición al colaborador, heredando toda la información de la nueva posición. En empresas sin posiciones, se permitirá la modificación de Cargo, Unidad y Jefe directo.
• Cambios de Ficha: Enfocado solo en empresas con posiciones, permite realizar cambios sobre la información personal del colaborador y sobre los atributos detallados de la posición asignada (ej., unidad, área padre, centro de costo, sucursal, modalidad de trabajo). Las modificaciones se aplicarán a todos los colaboradores asignados a dicha posición.

Características Transversales: Los flujos son de tipo lineal para asegurar el viaje de la información entre todas las etapas de aprobación. Ambas categorías permiten programar los cambios a una fecha futura. El campo estructurado 'Gestión de cambios' (Fecha del cambio, Motivo de cambio, Generar anexo de contrato) se puede aplicar en cualquier etapa del flujo y es obligatorio donde se incluya. El 'Solicitante' es el usuario que crea el requerimiento, y el 'Colaborador asignado' es el usuario sobre el cual se realizarán las modificaciones.

Offboarding de un Colaborador / Baja de Personal

La categoría 'Baja de personal' está asociada al módulo Máster de colaboradores y permite generar flujos programables de desactivación de usuarios en la plataforma.

Configuración: Los tipos de Baja de Personal se configuran en el módulo de Solicitudes. Se puede definir si el solicitante puede seleccionar la baja de cualquier colaborador o solo a los que dependen de sí mismo. El formulario cuenta por defecto con campos obligatorios predeterminados (Colaborador, Motivo, Fecha de salida) y puede incluir campos adicionales predefinidos, informativos o personalizados. El 'Solicitante' crea la solicitud, y el 'Asignado' es el usuario afectado por la baja. Los flujos de Offboarding permiten configurar etapas paralelas. La desactivación del colaborador y el archivado de la posición son acciones gatillantes. También permite generar plantillas que posteriormente sigan el flujo de firmas del módulo de Documentos.

Aprobación de Nómina

La categoría 'Aprobación de nómina' es una categoría asociada al módulo de Payroll que permite la gestión masiva de aprobaciones de nóminas completas para un período específico.

Configuración: Se debe activar la categoría y configurar el tipo de solicitud. Esta categoría de solicitud diferencia los roles de 'Iniciador' (usuario que genera la solicitud de aprobación desde el módulo de Nómina) y 'Solicitante' (usuario afecto a la nómina). Se puede incorporar la previsualización de la liquidación del solicitante añadiendo una pregunta de tipo HTML con el nombre "payroll_pdf". La etapa 1 corresponde a la etapa del iniciador y no debe editarse desde Solicitudes. A partir de la etapa 2, se pueden utilizar las lógicas de aprobadores y configurar formularios con campos que no migran al módulo de Nómina. Estos flujos son lineales y todas sus etapas son obligatorias. Es posible configurar etapas para aprobación masiva. La aprobación de la solicitud solo se notifica a Nómina tras la aprobación de la última etapa.

Haberes y Descuentos

La categoría 'Haberes y Descuentos' es una categoría asociada al módulo de Nómina que permite la gestión masiva de aprobaciones en el módulo de Solicitudes para estos conceptos.

Configuración: Se debe activar la categoría y crear el flujo de aprobación. Este flujo debe utilizar obligatoriamente el formulario de Haberes y Descuentos y se debe asignar el gatillante a la etapa definitiva de aprobación. En Nómina, se deben crear los conceptos asociados a los flujos de aprobación y cargar los conceptos de forma masiva vía Excel.

Selección [dado de baja]

La categoría 'Selección' estaba asociada al módulo de Selección y permitía la creación de un proceso de ATS cuando el requerimiento era aprobado.

Importante: Esta categoría se ha dado de baja y solo continúa operando en clientes implementados antes de Abril 2025.

Configuración: Se definía la categoría 'Selección'. Se debía definir la etapa cuya aprobación gatillaba el proceso de Selección, asignando el gatillante 'Proceso de Selección'. Opcionalmente, si existían etapas posteriores, la actualización realizada en estas se reflejaba en el proceso ya creado.

Ausencia Laboral (Solicitudes Masivas)

La categoría 'Ausencia laboral', para el caso de Vacaciones, tiene la posibilidad de habilitar la creación de solicitudes masivas. Un solicitante puede crear solicitudes de vacaciones de forma masiva vía Excel, para múltiples fechas o para múltiples usuarios de la organización.

Configuración: En los tipos de solicitud de la categoría 'Ausencia laboral', se activa la configuración "Permitir realizar solicitudes masivas". La plantilla de carga contiene campos como Solicitante (identifier), Tipo (código de la política de vacación), Fecha de inicio y Fecha de fin. Los aprobadores de estas solicitudes serán notificados cuando tengan solicitudes pendientes por resolver en la sección 'Solicitudes masivas > Pendientes'.

Canal de Denuncias

El Canal de Denuncias es una funcionalidad del módulo de Solicitudes de Rankmi que permite a las organizaciones habilitar un espacio seguro y confidencial para la recepción de denuncias relacionadas con acoso y violencia laboral.

Principales características:

• Confidencialidad total: La identidad del denunciante está protegida y no es visible para ningún usuario, incluyendo aprobadores y administradores.
• Flujos personalizados: Las organizaciones pueden configurar el flujo para adaptarlo a sus políticas internas y procesos de investigación.
• Seguimiento seguro: Los denunciantes pueden recibir actualizaciones del estado de su solicitud de manera anónima.

Configuración: El administrador debe crear un nuevo flujo dentro del módulo de Solicitudes y seleccionar la categoría "Canal de Denuncias". Todos los flujos creados bajo esta categoría son confidenciales. Se deben definir los aprobadores y personalizar el formulario (con un formulario preestablecido para las etapas 1 y 2). Se debe seleccionar la opción 'Canal de Denuncias' en el gatillante de la última etapa para identificar el fin de la solicitud.

Categoría Referidos

Las categorías de referidos están integradas al módulo de Selección y permiten la creación automática de candidatos referidos en el ATS una vez que la solicitud es aprobada.

Configuración: Se define la categoría 'Referidos'. El formulario de referidos debe incluir campos obligatorios como Primer nombre, Primer apellido, Correo electrónico y Currículum vitae (CV). Se pueden añadir campos opcionales (Segundo nombre, Segundo apellido, Teléfono, URL de LinkedIn, Proceso de selección al que se desea referir) y preguntas personalizadas. Una vez que una solicitud de referido es completada y aprobada, los candidatos referidos aparecerán en la pestaña "Candidatos" del ATS, dentro de un subtítulo llamado "Referidos".

Altas de Colaboradores

Alta de Colaborador sin Contrato: La categoría 'Alta sin Contrato' está asociada al módulo Máster de colaboradores y permite generar flujos de creación de nuevos colaboradores tanto desde Selección como directamente desde el módulo de Solicitudes. Este flujo no permite la edición de información de colaboradores ya existentes.

Configuración: Se define la categoría 'Alta de Personal'. El formulario de solicitud de Alta permite definir los campos que se deberán completar en cada etapa del flujo de aprobación, incluyendo campos transversales de la Ficha del colaborador y campos opcionales del ámbito colaborador. En empresas con posiciones, se puede seleccionar la posición asociada al nuevo colaborador. La aprobación de la última etapa gatillará la creación del usuario en el máster de personas.

Categoría: Alta Global Payroll México: Esta categoría está asociada al módulo de Selección, Máster de personas y Global Payroll México, permitiendo generar flujos de aprobación para la creación de un nuevo colaborador que deba ser dado de alta tanto en el máster de colaboradores como en Payroll para sus pagos de nómina.

Configuración: Se define la categoría 'Alta con contrato en latam / Alta MX'. El formulario de solicitud de Alta México es un formulario estándar no configurable, con campos requeridos para crear el nuevo usuario en el máster de colaboradores y en Payroll México. El gatillante se genera automáticamente tras la última aprobación del flujo. Los flujos son lineales.

Categoría: Alta de Personal [dado de baja]: Esta categoría estaba asociada al módulo de Selección y Máster de personas, y permitía generar flujos a partir de un candidato de Selección cuya aprobación generaba la activación de este usuario en el máster de personas.

Importante: Esta categoría se ha dado de baja y solo continúa operando en clientes implementados antes de Abril 2025.