Cómo crear y firmar PDFs de solicitudes
Podrás generar PDFs personalizados con la información de cada solicitud la que podrá ser descargada tanto por solicitantes como por aprobadores y roles de administración, por medio de la funcionalidad de Plantillas de Rankmi.
Además, podrás almacenar y firmar los archivos generados en el módulo de Documentos en una carpeta específica del Solicitante.
Esto permitirá que los distintos participantes del flujo puedan generar respaldos o informes asociados a las solicitudes en las que se habilite esta funcionalidad.
⚠️ Importante: Esta funcionalidad excluye los parámetros de confidencialidad, por lo que todo usuario que pertenece al flujo podrá descargar estos documentos con el 100% de la información configurada, independiente si se ha establecido confidencialidad en alguno de los campos utilizados en la plantilla.
Configuración
Podrás configurar Plantillas en cualquier Tipo de Solicitud que hayas creado, con excepción de las categorías Requisición, Alta de personal y Vacaciones.
Para esto dirígete al tipo de solicitud y luego a Configurar documentos:
Ahora selecciona Configurar plantilla, lo que te llevará a la creación del template del archivo que luego podrá ser descargado:
Desde aquí podrás:
- Añadir un nombre a la plantilla (obligatorio)
- Seleccionar la carpeta de Documentos en la que se almacenará el reporte.
- Configurar el contenido con el editor de contenido utilizando las variables disponibles en la sección Variables.
Conexión al módulo de Documentos
Podrás almacenar las plantillas generadas en una carpeta específica del Solicitante en el módulo de Documentos tras la aprobación final de la solicitud (solo solicitudes aprobadas generarán esta acción).
Para esto, dirígete a la configuración de la plantilla y selecciona una carpeta específica de almacenamiento. En caso de dejar este campo vacío, la plantilla solo estará disponible en el módulo de Solicitudes.
¿Cómo descargar el archivo?
Los participantes de la solicitud, al igual que managers, auditores y administradores, podrán descargar los documentos generados desde el listado de solicitudes y desde el detalle de la solicitud:
Flujo de firma
Podrás incorporar adicionalmente el flujo de firma en la configuración de la plantilla, lo que permitirá que el colaborador y/o contrapartes firmen el documento una vez que la solicitud sea aprobada. Encontrarás esta sección al final de la configuración de la Plantilla de Solicitudes.
Documentos
Los archivos cargados durante un flujo de solicitud podrán ser almacenados a Carpetas del módulo de Documentos del usuario Solicitante una vez que la solicitud haya sido aprobada.
Esta funcionalidad aplica para todas las categorías de Solicitudes con excepción de Vacaciones y Requisición.
Configuración
Configura las carpetas en las que se almacenarán los archivos desde el Tipo de Solicitud > Configuración de documentos:
Y luego ingresa a Ubicación de Archivos:
Y para cada archivo existente en el tipo de solicitud, selecciona la carpeta en la que deseas que el documento se almacene una vez que la solicitud sea aprobada:
*Las preguntas de tipo archivo del módulo de Workflows permiten la carga de documentos en formato .msg .pdf .png .txt .csv .jpg .jpeg .gif .doc .docx .xls .xlsx .ppt .pptx, con un tamaño recomendado de 30MB (máximo de 50MB)
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Quiénes pueden descargar los PDFs generados de las solicitudes?
R: Los solicitantes, aprobadores y roles de administración (managers, auditores y administradores) pueden descargar los PDFs desde el listado y detalle de las solicitudes.
P: ¿En qué casos se almacenan automáticamente los PDFs en el módulo de Documentos?
R: Solo las solicitudes aprobadas generan el almacenamiento automático de los PDFs en la carpeta específica del solicitante dentro del módulo de Documentos, si se configuró esta opción en la plantilla.
P: ¿Puedo agregar un flujo de firma para que los documentos sean firmados tras la aprobación?
R: Sí, en la configuración de la plantilla puedes habilitar un flujo de firma para que colaboradores y contrapartes firmen el documento después de que la solicitud sea aprobada.