Cómo monitorear las solicitudes de la empresa
Como Administrador o Manager, puedes monitorear todas las solicitudes creadas en la organización, visualizar su estado, etapa de aprobación y acciones realizadas, así como descargar un reporte detallado en Excel. Este seguimiento se realiza desde la sección Administración > Todas las solicitudes del módulo de Workflows.
¿Cómo configurar el monitoreo de solicitudes?
- Ingresa al módulo de Workflows/Solicitudes desde tu Home.
- Dirígete a la pestaña Administración.
- Haz clic en Todas las solicitudes.
- Filtra o navega según tus necesidades (subdominios, área, fecha, etc.).
Las solicitudes se organizan por áreas de la organización. Cada una se aloja en el área actual del usuario que ha realizado la solicitud, esto implica que si se elimina un área del Máster la solicitud migrará a la nueva área del usuario, no perdiendo la información de los paneles de Solicitudes.
Desde el monitoreo podrás ver:
- Nombre e identificador de la solicitud
- La categoría a la que corresponde
- El usuario que realizó la solicitud
- La fecha de creación
- El avance, es decir, la cantidad de etapas que han avanzado del total del flujo
- La cantidad de acciones gatilladas y el total de acciones asignadas a ese flujo
- El estado actual de la solicitud
- La fecha de activación de la última etapa disponible
- El acceso a revisar el detalle de la solicitud.
De acuerdo a la información que te sea más relevante podrás mantener todas estas columnas activas o podrás ocultar las que no utilices:
Al hacer clic en Revisar podrás ver el detalle de la solicitud, incluyendo formularios, etapas y comentarios de resolución.
Las solicitudes se organizan por área organizacional, donde el área asociada a cada solicitud corresponde al área que posee el solicitante en el máster de personas al momento de realizar el requerimiento.
Estados de una solicitud
Para facilitar el seguimiento de una solicitud es que esta irá tomando diferentes estados en la medida que va avanzando dentro de su flujo.
De esta forma puede tomar 5 estados:
Estado | Detalle |
En progreso | Estado de toda solicitud mientras no se haya rechazado o completado el 100% de sus etapas. |
Rechazado | Estado de la solicitud cuando se ha rechazado alguna etapa del flujo crítico* |
Aprobado parcial | Estado de la solicitud cuando el flujo crítico fue aprobado, pero el flujo no crítico* fue rechazado. Este estado incluye la creación del proceso de selección. |
Aprobado | Estado de la solicitud cuando el 100% de sus etapas han sido aprobadas. Este estado incluye la creación del proceso de selección. |
| Anulado | Estado de una solicitud cuando es Anulada por el solicitante. En este estado el flujo pendiente |
Respecto a las solicitudes En progreso, en la vista de etapas se podrá diferenciar entre aquellas etapas que se encuentren Activas y aquellas que estén Pendientes:
Adicionalmente, podrás visualizar rápidamente si las etapas que gatillan acciones fuera del módulo ya fueron aprobadas al revisar la columna Acciones:
*Diferencia entre flujo crítico y no crítico:
- Flujo crítico: Secuencia de etapas que tiene como consecuencia la etapa que gatilla del proceso de Selección
- Flujo no crítico: Secuencia de etapas que no culminan en la etapa que gatilla el proceso de Selección.
Ejemplo
Detalle de acciones que generan cambio de estado y acción:
Escenario | Estado Global | Acción ATS | Acción Vacaciones | Acción General |
Solicitud enviada | Pendiente | 0/1 | 1/2 | 0/1 |
Flujo Crítico pendiente + Flujo No Crítico pendiente | Pendiente | 0/1 | 1/2 | 0/1 |
Flujo Crítico aprobado + Flujo No Crítico pendiente | Pendiente | 1/1 | 2/2 | 1/1 |
Flujo Crítico rechazado + Flujo No Crítico pendiente | Rechazado | 0/1 | 2/2 | 0/1 |
Flujo Crítico pendiente + Flujo No Crítico aprobado | Pendiente | 0/1 | 1/2 | 0/1 |
Flujo Crítico pendiente + Flujo No Crítico rechazado | Pendiente | 0/1 | 1/2 | 0/1 |
Flujo Crítico aprobado + Flujo No Crítico rechazado | Aprobado Parcial | 1/1 | 2/2 | 1/1 |
Flujo Crítico rechazado + Flujo No Crítico aprobado | Rechazado | 0/1 | 2/2 | 0/1 |
Flujo Crítico aprobado + Flujo No Crítico aprobado | Aprobado | 1/1 | 2/2 | 1/1 |
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Qué pasa si elimino un área del máster de personas?
R: Las solicitudes asociadas a esa área migrarán automáticamente al área actual del solicitante, sin perder trazabilidad ni datos.
P: ¿Qué información muestra la columna de “Acciones”?
R: Muestra cuántas acciones han sido gatilladas y cuántas están pendientes dentro del flujo de una solicitud (por ejemplo, generación de proceso ATS, vacaciones, etc.).
P: ¿Puedo ocultar columnas del panel de monitoreo?
R: Sí. Puedes personalizar la vista ocultando las columnas que no necesites para concentrarte solo en la información relevante para tu análisis.