Etapa: Cómo derivar una solicitud

En ciertos casos, un aprobador puede no tener las atribuciones necesarias para resolver una etapa del flujo, y debe derivarla a otra persona de la organización. Esta funcionalidad permite reasignar la responsabilidad de aprobar una solicitud sin detener el flujo, manteniendo la trazabilidad y el control del proceso.

La opción de Derivar puede ser utilizada por administradores o managers con permisos de aprobación y debe estar activada previamente en la configuración del tipo de solicitud.

Configuración

1. Activar la opción de derivación

• Al configurar las etapas de un tipo de solicitud, activa la opción “Se habilita derivar”.
• Puedes definir si los aprobadores podrán derivar a cualquier usuario de la organización o solo a usuarios del mismo subdominio que el aprobador y el solicitante.
  
  
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2. Derivar una solicitud en revisión

• Cuando estés revisando una solicitud, además de las opciones “Aprobar” o “Rechazar”, aparecerá el botón “Derivar solicitud”.
• Al hacer clic, podrás seleccionar uno o más usuarios a quienes deseas derivar la etapa.
  
  
  

3. Seguimiento y notificaciones

• La solicitud se marcará con un ícono especial de Solicitud derivada.
• Los nuevos aprobadores recibirán una notificación y podrán resolver la solicitud como si fueran los aprobadores originales.
• Una vez resuelta, quien derivó la solicitud recibirá una notificación por correo electrónico.
  
  
  

Consideraciones importantes

• Todo administrador o manager con permiso de aprobación puede derivar solicitudes.
• Los aprobadores originales mantendrán su facultad para aprobar o rechazar en todo momento.
• Los nuevos aprobadores podrán derivar nuevamente la solicitud.
• El aprobador que derivó la etapa recibirá un email de notificación cuando el usuario derivado la haya resuelto. 

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿En qué casos debería usar la opción de Derivar?

R: Cuando el aprobador original no tiene atribuciones para resolver (por ejemplo, por el monto involucrado) o cuando desea delegar la revisión a otro miembro del equipo.

P: ¿Quiénes pueden derivar una solicitud?

R: Cualquier administrador o manager con permisos de aprobación sobre la solicitud.

P: ¿Puedo derivar una solicitud a cualquier usuario de la empresa?

R: Por defecto, se puede derivar solo a usuarios del mismo subdominio del aprobador y del solicitante, aunque esto puede configurarse para permitir derivación a cualquier usuario.

P: ¿Qué pasa si la solicitud fue derivada y luego resuelta?

R: El aprobador original recibirá una notificación cuando el usuario derivado haya resuelto la etapa. Además, el historial de la derivación quedará registrado en la vista de etapas.

P: ¿Los nuevos aprobadores pueden volver a derivar la solicitud?

R: Sí, cualquier aprobador al que se le haya derivado una solicitud puede volver a derivarla si así lo requiere.