Cómo gestionar solicitudes pendientes de aprobación
Como aprobador, puedes solicitar cambios a etapas anteriores si detectas errores, y quienes reciban la solicitud de cambio podrán corregir y actualizar la información antes de continuar con la aprobación.
Configuración
1. Dirígete al módulo Solicitudes desde el Home
2. En Solicitudes, haz clic en Solicitudes pendientes
3. Busca la solicitud que desees revisar y haz clic en Revisar al costado derecho del nombre y luego en la pestaña Detalles
4. En caso de encontrar información incorrecta o que deba ser modificada para que realices tu aprobación, podrás agregar comentarios al respecto y luego hacer clic en Solicitar cambios
5. Esto generará una notificación al usuario asociado a esta etapa para que realice los cambios requeridos. Podrás revisar el historial de cambios en el cuadro de diálogo que se generará tras tu solicitud.
¿Cómo realizar un cambio?
Cuando se soliciten cambios en tu etapa, ya sea como solicitante o como aprobador, recibirás una notificación vía email con los cambios requeridos.
Para revisar los cambios solicitados y realizarlos, sigue estos pasos:
1. Dirígete a Solicitudes desde el Home
2. En Solicitudes, haz clic en Solicitudes pendientes
3. Busca la solicitud que debes revisar identificándola con el ícono de solicitud de cambios (lista con signo de exclamación) y haz clic en Revisar
4. En la pestaña Aprobaciones de la solicitud, visualizarás el cambio solicitado y tendrás los campos de tu etapa disponibles para ser editados. Cuando hayas finalizado los cambios deberás hacer clic en Realizar cambios.
¿Cómo aprobar una vez que el cambio ha sido realizado?
Cuando se hayan realizado los cambios, el usuario que solicitó dichos cambios será notificado por medio de un email.
En la vista Detalle podrá visualizar los cambios efectuados en los campos del formulario, además de revisar el comentario ingresado por quien hizo la modificación.
En caso de requerir un nuevo cambio, este podrá solicitarse siguiendo los mismos pasos anteriores.
Si necesitas aprobar o rechazar, este podrá hacerse como de costumbre con los botones de Continuar y Rechazar.
Importante
- La solicitud de cambios no genera cambios en los estados de las etapas. Es decir, si la etapa 5 solicita cambios a la etapa 2 que ya se encontraba aprobada, esta se mantendrá aprobada durante la solicitud de cambios. Así mismo las etapas entre la 2 y la 5 se mantendrán igualmente aprobadas.
- Por otra parte, los cambios son dirigidos a una etapa no alternando la aprobación de las etapas intermedias, es decir, si la etapa 5 solicita cambios a la etapa 2, cuando la etapa 2 realice los cambios no pasará nuevamente por la validación de las etapas 3 y 4. Estas etapas se mantendrán aprobadas sin alteraciones.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Cómo solicito un cambio en una etapa anterior del flujo?
R: Desde “Solicitudes pendientes”, revisa la solicitud, agrega un comentario indicando el cambio necesario y haz clic en “Solicitar cambios”. Esto notificará al usuario responsable para que realice la corrección.
P: ¿Cómo realizo los cambios cuando me los solicitan?
R: Recibirás una notificación por email, luego en “Solicitudes pendientes” busca la solicitud con el ícono de cambio solicitado, edita los campos indicados y haz clic en “Realizar cambios”.
P: ¿La solicitud de cambios afecta el estado de aprobación de las etapas intermedias?
R: No. La etapa solicitante y las intermedias mantendrán su estado aprobado mientras se realizan los cambios, sin necesidad de pasar nuevamente por validación.