Cómo realizar cargas masivas de datos en Nómina

La funcionalidad de Cargas Masivas del módulo de Nómina te permite importar grandes volúmenes de datos mediante plantillas estandarizadas. Este proceso agiliza el registro y la actualización de información clave, eliminando la carga administrativa y el riesgo de errores asociados al ingreso manual de datos.

El propósito principal es procesar información de muchos colaboradores simultáneamente para ahorrar tiempo, mejorar la precisión y facilitar la actualización de datos ante cambios legales o internos.

Acceso a la Funcionalidad

Para comenzar, dirígete al menú principal del módulo de Nómina y sigue esta ruta:

• Gestión > Cargas Masivas

[Insertar imagen de la navegación en el módulo de Nómina. alt-text: Menú lateral del módulo de Nómina con la opción "Cargas Masivas" resaltada.]

Desde esta sección, podrás gestionar todas las importaciones de datos para el módulo.

Proceso General de Carga en 4 Pasos

El proceso para importar datos es secuencial y está diseñado para minimizar errores. Sigue siempre estos cuatro pasos:

Paso 1: Generar la Plantilla

Antes de poder descargar, debes generar una nueva plantilla.

1. Dentro de la sección Cargas Masivas, ubica el tipo de carga que deseas realizar (por ejemplo, "Carga de Personas") y haz clic en el botón ↑ Cargar.
2. En la ventana que aparece, haz clic en Generar plantilla de carga.

Importante: Este paso es crucial porque la plataforma se actualiza constantemente. Generar una nueva plantilla te asegura trabajar con la última versión del documento, que incluye las columnas y formatos correctos, evitando así posibles errores de carga.

Paso 2: Descargar y Completar la Plantilla

Una vez generada, el botón Descargar plantilla de carga se activará.

1. Descarga el archivo Excel.
2. En la misma ventana de la plataforma, encontrarás un Instructivo de llenado con una lista de las columnas y una breve descripción de cómo completarlas.
3. Completa la plantilla con tu información. Muchas plantillas incluyen pestañas adicionales con códigos de referencia (ej: comunas, regiones, etc.) para facilitar el llenado.

Paso 3: Cargar el Archivo

Cuando tu archivo esté listo, súbelo a la plataforma:

1. Arrastra el archivo completado al recuadro de carga o haz clic para seleccionarlo desde tu computador.
2. El sistema comenzará a procesar el archivo y te redirigirá automáticamente a la sección Historial de importación, donde podrás monitorear el progreso de la carga.

No existen restricciones de tamaño para los archivos a importar.

Paso 4: Monitorear en el Historial de Importación

El historial te informa el resultado de tu carga a través de diferentes estados:

• Finalizado: La carga fue 100% exitosa. Todos los registros se importaron correctamente.
• Finalizado con errores: Se realizó una carga parcial. El sistema procesó todas las filas correctas y generó un reporte de errores (disponible para descargar) que contiene únicamente las filas que fallaron. Para corregir, simplemente ajusta los datos en este archivo de errores y súbelo de nuevo.
• Formato incorrecto: La carga no se procesó. Esto ocurre si el archivo está desactualizado, tiene un formato incorrecto (ej: PDF en lugar de Excel) o intentaste subirlo en un importador equivocado (ej: una plantilla de "Personas" en el cargador de "Grupo Familiar"). Descarga el reporte de errores para identificar el problema.

Al finalizar, recibirás un resumen de la carga en el historial.

Tipos de Cargas Masivas Disponibles

El módulo de Nómina te permite importar una gran variedad de datos, organizados en las siguientes categorías:

• Carga de personas:
  • Carga de Personas
  • Carga de datos de Empleados
  • Carga de grupo familiar
  • Carga de Contratos
  • Carga de vacaciones Acumuladas
  • Finiquitos
  • Carga de valores de centros de costo
  • Carga de información bancaria
  • Asignación de grupos de contrato a contratos
  • Carga de beneficiarios
  • Retenciones judiciales
• Carga de ausentismos:
  • Vacaciones
  • Ausencias
• Carga de datos de empresa:
  • Carga de empresas
  • Carga de centros de costo
  • Carga de cuentas contables
  • Carga de grupos de contrato
• Carga de datos de Nómina:
  • Carga de conceptos
  • Carga masiva de conceptos en período
  • Carga masiva de nominas historicas por periodo
  • Carga de conceptos APVs
• Carga de conceptos programados:
  • Creación de conceptos programados
  • Edición de conceptos programados
• Carga de préstamos:
  • Creación de préstamos
  • Edición de préstamos
• Carga de atributos personalizados:
  • Carga de atributos personalizados
• Carga de actividades:
  • Carga de actividades
• Carga de cuentas centralización:
  • Carga de cuentas centralización
• Carga de sobretiempos:
  • Carga de sobretiempos
• Cargas experimentales:
  • Carga integral de empleados

Caso Especial: Carga Masiva de Avatares desde el Directorio

A diferencia de las cargas anteriores, la importación masiva de fotos de perfil (avatares) para los colaboradores se gestiona desde la administración general de la plataforma, no desde el módulo de Nómina.

Para realizar esta carga, sigue estos pasos:

1. Desde el Home de Rankmi, haz clic en la tuerca de Administración.
2. En el menú lateral, selecciona Directorio.
3. Haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Cargar Avatares.
4. En la ventana que aparece, sube un archivo .zip que contenga las imágenes de los colaboradores.

Requisitos del archivo:

• El archivo debe estar en formato .zip.
• Cada foto debe estar en formato .jpg o .png.
• El nombre de cada archivo de imagen debe ser el identifier (número de colaborador) correspondiente. Por ejemplo: 1001.jpg.

Una vez procesado el archivo, el sistema te notificará por correo electrónico si la carga fue exitosa.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Puedo guardar una plantilla de carga en mi computador y reutilizarla en el futuro? R: No se recomienda. La plataforma se actualiza periódicamente, lo que puede cambiar la estructura o las columnas de las plantillas. Para evitar errores, siempre debes generar y descargar la última versión de la plantilla desde el módulo antes de cada carga masiva.
• P: Mi carga finalizó "con errores". ¿Significa que no se cargó ningún dato? R: No. Este estado indica que se realizó una carga parcial. Todos los registros que estaban correctos en tu archivo se importaron exitosamente a la plataforma. Solo fallaron las filas que se detallan en el reporte de errores.
• P: El sistema me entregó un archivo de errores. ¿Debo corregir el archivo original completo y volver a subirlo? R: No es necesario volver a subir el archivo completo. El reporte de errores es una guía que te indica exactamente qué filas y campos fallaron. Lo más eficiente es usar ese reporte para identificar los problemas, corregirlos en tu archivo de carga original y, a continuación, subir un nuevo archivo que contenga únicamente las filas corregidas. El sistema no duplicará la información, ya que ignorará a los colaboradores que se cargaron correctamente en el primer intento.
  
• P: ¿Qué es el "identifier" que se pide en muchas plantillas? R: El identifier (o número de colaborador) es un código único que identifica a cada persona en la plataforma Rankmi. Es fundamental para que el sistema sepa a qué colaborador debe asociar la información que estás cargando. Puedes encontrar el identifier de cada usuario en el Directorio (Master de Personas).