Cómo administrar y asignar las políticas de vacaciones

Para garantizar una gestión eficiente y ordenada de las vacaciones en tu organización, es fundamental asignar correctamente las políticas a tus colaboradores. Esta guía te mostrará cómo acceder al módulo, los métodos disponibles para asignar políticas y cómo monitorear su aplicación en la plataforma.

1. Acceso y Permisos del Módulo

El módulo de Vacaciones se encuentra dentro de

Global Payroll y puedes acceder a él desde Gestión > Vacaciones.

Los permisos para administrar el módulo se distribuyen de la siguiente manera:

• Administradores: Los usuarios con el rol de Administrador de Payroll, o aquellos con permisos explícitos para el módulo de Vacaciones, tienen acceso completo a todas las configuraciones.
• Colaboradores: Cualquier colaborador que tenga una política de vacaciones asignada puede solicitar sus días (si cuenta con los permisos en el módulo de Solicitudes) y consultar su resumen de saldos desde su Perfil General.

2. Cómo Asignar Políticas de Vacaciones

La asignación de políticas se realiza desde Vacaciones > Políticas. Desde allí, puedes seleccionar una política específica y definir qué colaboradores estarán afectos a ella. Existen tres métodos de asignación que son excluyentes entre sí:

• Toda la organización: Asigna la política a todos los colaboradores del país, incluyendo usuarios activos e inactivos (útil para implementaciones iniciales). Cualquier nuevo colaborador que se incorpore a la empresa será añadido automáticamente a esta política. Se recomienda este método para las vacaciones legales.
• Por colaborador: Permite seleccionar manualmente a los colaboradores específicos que tendrán esta política. Tanto la asignación como la desasignación son procesos manuales y se recomiendan para casos puntuales.
• Por segmento: La política se asigna de forma dinámica a todos los colaboradores que cumplan con las reglas de uno o más segmentos (creados en Payroll o en el máster de personas). Si un colaborador entra o sale de un segmento, la política se le asignará o desasignará automáticamente.

Para realizar la asignación manual o por segmento, el sistema te mostrará un modal donde podrás seleccionar a las personas o los segmentos correspondientes.

3. Cómo Monitorear las Asignaciones

Una vez que has asignado las políticas, puedes supervisar su correcta aplicación desde la pestaña Personas en el módulo de Vacaciones.

Esta sección te permite monitorear de manera centralizada la asignación de vacaciones para todos los colaboradores de la organización (activos e inactivos) y qué políticas tiene asignada cada uno. Esta vista es

solo de consulta; cualquier cambio o reasignación debe hacerse desde la sección Políticas.

4. Consulta de Detalle Individual (Ficha del Empleado)

Si necesitas revisar en profundidad el historial de un colaborador, puedes hacerlo desde la misma pestaña Personas, seleccionando al colaborador y luego haciendo clic en Ver ficha. Esto te dará acceso a un perfil detallado con las siguientes secciones:

• Resumen: Muestra una vista consolidada de todas las políticas asignadas al colaborador y sus saldos. También permite proyectar los días a futuro.
• Vacaciones solicitadas: Contiene el registro histórico de todas las solicitudes de vacaciones del colaborador.
• Historial de acumuladas: Presenta un desglose de la acumulación de días para cada política que el usuario tenga asociada.
• Tipo de vacaciones asociadas: Muestra las fechas de referencia utilizadas para el devengo de días de vacaciones.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Puedo asignar o quitar una política desde la pestaña Personas? R: No, la pestaña Personas es únicamente para monitorear y consultar las asignaciones. Toda la gestión de asignar o quitar políticas debe realizarse desde la sección Políticas.

P: Si un colaborador cambia de política (por ejemplo, al salir de un segmento), ¿qué sucede con su saldo de vacaciones acumulado? R: El saldo no se transfiere a la nueva política. Sin embargo, el sistema conserva los saldos acumulados y proporcionales de la política que fue desasignada, asegurando que no se pierdan los días ganados.

P: Si uso la asignación por Segmento, ¿la asignación de la política es inmediata cuando un colaborador nuevo ingresa al segmento? R: Sí, la asignación es dinámica y automática. En el momento en que un colaborador cumple las condiciones para entrar en un segmento (o para salir de él), el sistema le asigna o desasigna la política correspondiente sin necesidad de una acción manual.

P: ¿Rankmi permite configurar políticas de vacaciones negativas? R: Sí, el producto permite incorporar vacaciones con saldo negativo si es configurada esta política. Por ejemplo, si tengo 5 días disponibles y solicito 7, tras la aprobación quedaré con un saldo de -2 días.