Cómo administrar roles y permisos de acceso en  Payroll

La gestión de roles y permisos es una de las tareas más críticas en la configuración de Payroll. Un sistema bien configurado protege la información sensible, previene errores y asegura que cada usuario tenga acceso únicamente a lo que necesita para cumplir su función.

Esta guía te mostrará paso a paso cómo crear, configurar y administrar los roles y permisos dentro del módulo para garantizar la seguridad y eficiencia de tu operación.

Antes de Empezar: Requisito Previo

Para poder acceder a la funcionalidad de Roles y Permisos dentro de Global Payroll, tu cuenta de usuario debe tener un permiso maestro asignado.

• Permiso requerido: admin-acceso a payroll

Este permiso es otorgado por el administrador principal de la plataforma Rankmi en tu organización (a menudo llamado "implementador"). Si no tienes acceso a la sección que se describe a continuación, contacta a tu administrador para que te asigne este permiso.

Acceso y Navegación

Una vez que cuentes con el permiso requerido, sigue esta ruta para llegar a la pantalla de configuración:

1. Desde la pantalla de inicio de Rankmi, haz clic en el ícono del módulo Nómina.
2. Dentro del módulo, ve a la pestaña Configuración General.
3. Busca y haz clic en la opción Roles y Permisos (la identificarás por un ícono de una llave).

[Insertar imagen de la ruta de navegación en Global Payroll. alt-text: Pantalla del módulo de Nómina con las pestañas "Configuración General" y la opción "Roles y Permisos" resaltadas.]

Conceptos Clave: Rol vs. Permiso

Antes de crear tu primer rol, es importante entender dos conceptos básicos:

• Rol: Es una etiqueta o un perfil que agrupa un conjunto de permisos (ej. "Analista de Nómina", "Jefe de Contabilidad"). Un rol se crea una vez y puede ser asignado a múltiples usuarios.
• Permiso: Es la acción específica que un usuario puede (o no puede) realizar sobre una sección del sistema (ej. "Solo ver" la ficha de un empleado, "Editar" los conceptos de nómina).

El flujo de trabajo siempre es el mismo: primero creas un Rol y luego le asignas los Permisos específicos.

Cómo Crear y Configurar un Rol

1. Dentro de la sección Roles y Permisos, asegúrate de estar en la pestaña Roles y haz clic en el botón + Crear Rol.
2. Asigna un nombre claro y descriptivo al rol que estás creando. Por ejemplo, "Administrador de Nómina - Sólo Consulta".
3. Activa el botón principal de Acceso aplicación. Esto habilita el rol para poder ser utilizado.
4. Verás las cuatro secciones de permisos principales que puedes gestionar:
   • Gestión: Controla el acceso a las funciones operativas de la nómina (empleados, contratos, conceptos, periodos, etc.).
   • Configuración General: Controla el acceso a la estructura de la empresa (áreas, cargos, centros de costo, etc.).
   • Reportes Legales: Gestiona quién puede generar y descargar reportes sensibles (recibos de pago, libro de remuneraciones, archivos de transferencia, etc.).
   • Tempo: Administra la integración con el módulo de Asistencia (si aplica).

[Insertar imagen de la pantalla de creación de rol. alt-text: Pantalla de configuración de un nuevo rol mostrando el campo de nombre y las cuatro secciones de permisos principales.]

1. Para configurar los permisos, primero debes activar la sección principal que deseas gestionar moviendo el botón de activación a "Sí".
2. ¡Importante! Cuando activas una sección, todos los módulos que contiene aparecerán por defecto con el permiso "Sin acceso".
3. Ahora, haz clic en el menú desplegable junto a cada módulo dentro de la sección y elige el nivel de permiso que deseas otorgar:
   • Sin acceso: El usuario no verá ni podrá interactuar con este módulo.
   • Solo ver: El usuario podrá ver la información del módulo, pero no podrá hacer ningún cambio.
   • Editar: El usuario tendrá acceso completo para ver y modificar la información en ese módulo.
4. Una vez que hayas configurado todos los permisos, haz clic en Guardar.

Ejemplo Práctico: Crear un Rol de "Analista de Nómina Junior"

Imaginemos que necesitas un rol para un analista que debe ver datos de empleados, pero solo puede modificar bonos o descuentos, y no debe tener acceso a la configuración de la empresa ni a reportes sensibles.

1. Haz clic en + Crear Rol.
2. Nombra el rol: "Analista de Nómina Junior".
3. Activa el Acceso aplicación.
4. Busca la sección Gestión y activa el botón principal ("Sí").
5. Dentro de Gestión, busca el módulo Personas y Contratos y selecciona el permiso "Solo ver".
6. Busca el módulo Conceptos y selecciona el permiso "Editar".
7. Asegúrate de que el resto de los módulos en Gestión permanezcan en "Sin acceso".
8. Asegúrate de que las secciones Configuración General y Reportes Legales tengan su botón de activación principal en "No".
9. Haz clic en Guardar.

¡Listo! Ya tienes un rol listo para ser asignado a tus analistas junior.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Por qué no veo la opción "Roles y Permisos" en el menú de Configuración General?
  R: La causa más probable es que tu usuario no tenga el permiso admin-acceso a payroll. Este es un permiso maestro que debe ser otorgado por el administrador principal de la plataforma o el implementador de Rankmi en tu empresa. Debes contactarlo para solicitar el acceso.
• P: ¿Cuál es la diferencia entre desactivar una sección con el botón de activación y usar el permiso "Sin acceso"?
  R: Desactivar una sección entera (poner el botón en "No") bloquea todo lo que contiene. Cuando la activas (botón en "Sí"), todos los módulos dentro de ella parten por defecto con el permiso "Sin acceso". A partir de ahí, debes cambiar manualmente el permiso de cada módulo que necesites a "Solo ver" o "Editar". Este comportamiento te permite construir el acceso de manera segura y granular.
• P: Si modifico los permisos de un rol, ¿los cambios se aplican automáticamente a los usuarios que ya lo tienen asignado?
  R: Sí. Cualquier cambio que realices en un rol se aplicará de forma inmediata a todos los usuarios que tengan ese rol asignado. Esto garantiza que las políticas de acceso se mantengan consistentes en tiempo real.