Cómo gestionar los conceptos de nómina y sus fórmulas

Introducción

En el módulo de Global Payroll, un concepto es cada una de las partidas que componen la liquidación de sueldo de un colaborador. Entender cómo gestionarlos es fundamental para asegurar que tus cálculos de nómina sean precisos y cumplan con la normativa vigente.

Un concepto puede representar:

• Haberes: Ingresos para el colaborador, como el sueldo base, bonos, comisiones o gratificaciones.
• Descuentos: Deducciones del sueldo, como impuestos, cotizaciones previsionales, préstamos o ausencias.
• Aportes: Contribuciones realizadas por la empresa, como aportes a seguros complementarios.
• Datos Estadísticos: Valores que no afectan el monto líquido pero son útiles para reportes o cálculos internos.

La plataforma te permite crear conceptos cuyo valor puede ser un monto fijo (manual) o calculado automáticamente a través de una lógica específica (formulado). Esta guía te enseñará a crear, configurar y gestionar ambos tipos.

Guía de Tareas: Creación y Configuración de un Concepto

Sigue estos pasos para crear un nuevo concepto de nómina desde cero.

Paso 1: Acceder a la Gestión de Conceptos

1. En el menú principal, haz clic en el ícono de Nómina.
2. En el menú lateral izquierdo, dentro de la sección Gestión, selecciona Conceptos.

Paso 2: Iniciar la Creación

Haz clic en el botón Crear un concepto para abrir el formulario de configuración.

[Insertar imagen de la pantalla de Gestión de Conceptos con el botón "Crear un concepto" resaltado. alt-text: Pantalla de listado de conceptos de nómina con el botón para crear uno nuevo destacado.]

Paso 3: Completar la Información Básica

• Tipo de concepto: Selecciona si será un Haber, Descuento, Dato estadístico o Aporte. Esta elección es fundamental, ya que define cómo se comportará en el cálculo.
• Nombre: Asigna un nombre claro y descriptivo. Por ejemplo, "Bono de Desempeño" o "Descuento por Atraso".
• Código: Este campo no es editable. La plataforma asigna un código único automáticamente para la identificación interna.
• Descripción: Aunque es opcional, te recomendamos añadir una breve descripción sobre el propósito del concepto para futuras referencias.

Paso 4: Definir el Valor del Concepto

En el campo Tipo de valor, debes decidir si el monto será fijo o calculado.

• Opción A: Concepto Manual Si el valor es un monto que se ingresará manualmente en cada liquidación, selecciona la opción que te permita introducir un valor fijo.
• Opción B: Concepto Formulado
  1. Para que el valor se calcule automáticamente, selecciona la opción Fórmula.
  2. Al hacerlo, se habilitará el asistente de fórmulas. Aquí es donde construirás la lógica del cálculo.
  3. Utiliza el Glosario de parámetros (accesible a través de un tooltip) como ayuda para encontrar las variables que puedes usar en tu fórmula (ej: sueldo_base, dias_trabajados, etc.).
  4. Una vez escrita la fórmula, usa el botón Validar fórmula. Esta herramienta revisará que la sintaxis sea correcta y no tenga errores de escritura, pero no te mostrará un resultado numérico.

[Insertar imagen del asistente de fórmulas. alt-text: Editor de fórmulas de conceptos de nómina mostrando el campo para escribir la fórmula y el tooltip del glosario de parámetros.]

Paso 5: Configurar las Propiedades del Concepto

Estas casillas de verificación definen el comportamiento legal y contable del concepto:

• Imponible: Marca esta opción si el monto debe ser considerado para el cálculo de las cotizaciones previsionales y de salud (AFP, Isapre/Fonasa, etc.).
• Tributable: Habilita esta opción si el monto está sujeto al cálculo del impuesto a la renta.
• Líquido: Representa el monto final que recibe el trabajador. No es una base de cálculo, sino el resultado de las operaciones de la nómina.
• Embargable: Indica si el concepto puede ser considerado al aplicar una orden de embargo judicial.
• Cantidad de decimales: Configura la cantidad de decimales a considerar si el "Tipo de Valor" es un monto calculado.

Paso 6: Definir el Alcance de Aplicación

En el campo Aplicar, define a quiénes y cómo se asignará el concepto:

• Todos: Ideal para conceptos que se aplican una única vez a un grupo grande de colaboradores. Por ejemplo, un "Aguinaldo de Fiestas Patrias" para toda la empresa en un período específico.
• Programado: Perfecto para conceptos recurrentes que tienen una duración definida. Por ejemplo, un "Bono de Movilización" que se pagará durante 12 meses. Una vez cumplido el plazo, el concepto dejará de aplicarse automáticamente.

Paso 7: Finalizar la Creación

Una vez que hayas revisado todas las configuraciones, haz clic en Crear para guardar el nuevo concepto.

Simulación y Pruebas: Cómo Usar el Simulador de Fórmulas

El Simulador de Fórmulas es una herramienta avanzada diseñada específicamente para los administradores de nómina. Su función principal es permitirte probar el resultado de una fórmula usando los datos reales de un colaborador, pero sin afectar de ninguna manera los cálculos oficiales de la nómina. Es un entorno de prueba seguro para garantizar que las fórmulas complejas funcionen como esperas antes de guardarlas. Debido a su naturaleza, esta potente funcionalidad solo está disponible para usuarios con el rol de Administrador.

Para usarlo:

1. Ve a un Período de nómina abierto.
2. Haz clic en Ver período.
3. Busca el contrato de un colaborador con el que desees probar y haz clic en los tres puntos (...) a la derecha.
4. Selecciona Simular fórmula.
5. En el asistente, podrás probar tu fórmula y ver el resultado exacto que generaría para ese colaborador en ese período.

Gestión de Conceptos Existentes

Desde el listado principal de Gestión > Conceptos, puedes realizar las siguientes acciones de mantenimiento:

• Editar: Te permite modificar cualquier campo de un concepto ya creado, como su nombre, tipo, fórmula o propiedades (imponible, tributable, etc.).
• Desactivar: En lugar de eliminar, puedes desactivar un concepto. Un concepto inactivo ya no aparecerá como opción para ser utilizado en nuevos cálculos de nómina, pero se conservará su historial en los períodos ya procesados. Esta es la práctica recomendada para retirar un concepto, ya que la eliminación permanente no está permitida para mantener la integridad de los datos.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Cuál es la diferencia entre "Validar fórmula" y "Simular fórmula"? R: "Validar fórmula" es una herramienta que revisa la sintaxis de tu cálculo para asegurar que esté escrito correctamente, sin errores de formato. En cambio, "Simular fórmula" es una herramienta de prueba que ejecuta el cálculo usando datos reales de un colaborador para mostrarte el resultado final en dinero, sin afectar la nómina oficial.
• P: ¿Puedo eliminar un concepto que ya no necesito? R: No es posible eliminar conceptos para mantener la integridad del historial de nóminas. La acción correcta es "Desactivar" el concepto. Esto lo ocultará de futuros cálculos pero conservará su registro en los períodos donde fue utilizado.
• P: ¿Por qué no veo la opción "Simulador de fórmulas" en mi cuenta? R: El Simulador de Fórmulas es una herramienta avanzada y potente. Por seguridad y para prevenir errores en la nómina, su acceso está restringido únicamente a usuarios que tienen asignado el rol de "Administrador".
• P: ¿Qué ocurre si edito la fórmula de un concepto ya existente? ¿Cambiará los cálculos de nóminas pasadas? R: No. Las modificaciones en un concepto solo se aplicarán a los cálculos de nóminas futuras. Los períodos que ya han sido cerrados y procesados no se alteran, garantizando la consistencia de tu información histórica.
• P: ¿Dónde puedo consultar las variables para formular conceptos? R: En la formulación del concepto hay un tooltip con el Glosario de parámetros disponibles para construir la formula.