Cómo configurar el módulo de Reconocimientos y sus participantes

Para poner en marcha el módulo de Reconocimientos en tu organización, es necesario realizar una configuración inicial que definirá cómo funcionará, quiénes podrán utilizarlo y qué aspectos se podrán destacar. Esta guía te llevará paso a paso a través de las tres etapas fundamentales para dejar el módulo listo para su uso.

Paso 1: Configuración General

El primer paso es ajustar las opciones generales que controlan el comportamiento del módulo. Aquí definirás aspectos clave como las notificaciones y la visibilidad por áreas de la empresa.

1. Desde el Home, navega al panel de Administración (el ícono de engranaje en la esquina superior derecha).
2. En el menú lateral izquierdo, busca la sección Aplicaciones y haz clic en Reconocimientos.

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Dentro de esta sección, te recomendamos revisar las siguientes opciones prioritarias:

• Notificaciones: Activa o desactiva las notificaciones por correo electrónico. Puedes decidir si los colaboradores recibirán un email cuando se publique un nuevo reconocimiento, cuando alguien comente o cuando reaccionen a una publicación. Esto es clave para mantener a los equipos informados e incentivar la participación.
• Visualización por Subdominio: Si tu empresa opera en diferentes países o tiene unidades de negocio independientes, puedes activar esta opción para que los reconocimientos sean visibles únicamente dentro del subdominio correspondiente a cada colaborador.

Paso 2: Definir los Participantes

Una vez ajustada la configuración general, el siguiente paso es determinar quiénes podrán dar y recibir reconocimientos. Accede a la pestaña Participantes para gestionar el alcance del módulo.

Tienes tres métodos para agregar colaboradores:

1. Añadir a toda la empresa: Esta es la forma más rápida de lanzar un programa de reconocimiento para toda la organización. Es una opción dinámica, lo que significa que cualquier nuevo colaborador que se incorpore a la empresa será incluido automáticamente en el módulo.
2. Añadir por segmento: Si prefieres limitar el programa a áreas, equipos o grupos específicos, esta es la mejor opción. Puedes seleccionar uno o varios segmentos previamente creados en el Directorio. Al igual que la opción anterior, es dinámica y se actualizará automáticamente si un colaborador entra o sale del segmento.
3. Añadir por colaborador: Esta opción es ideal para pruebas piloto o para incluir a personas específicas. Es un método estático, por lo que deberás gestionar las altas y bajas de participantes de forma manual.

Paso 3: Personalización del Formulario de Reconocimiento

Finalmente, en la pestaña Preguntas, podrás personalizar el formulario que los colaboradores utilizarán para dar un reconocimiento. Esta es tu oportunidad para alinear el módulo con la cultura y los valores de tu empresa.

Por ejemplo, muchas organizaciones utilizan este espacio para fomentar el reconocimiento basado en sus valores corporativos. Para hacerlo:

1. Haz clic en "Nueva pregunta".
2. Selecciona el tipo de pregunta que mejor se adapte. Una "pregunta de selección" es ideal para listar valores.
3. En las opciones de respuesta, añade cada uno de los valores de tu empresa.
4. Para hacerlo más visual y atractivo, te recomendamos asociar una imagen o ícono a cada valor. Esto refuerza la identidad de tu cultura y hace que la experiencia sea más amigable.

Una vez completados estos tres pasos, ¡el módulo de Reconocimientos estará listo para ser utilizado por tus colaboradores!

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Quiénes pueden dar y recibir reconocimientos? 

R: Solo los colaboradores que hayan sido añadidos al módulo como participantes, ya sea de forma individual, por segmento o al incluir a toda la empresa.

P: Si configuro los participantes para 'toda la empresa' o por 'segmento', ¿los nuevos colaboradores se añaden automáticamente? 

R: Sí, ambas opciones son dinámicas. Cualquier nuevo colaborador que se incorpore a la empresa o a un segmento seleccionado será incluido automáticamente como participante en el módulo de Reconocimientos.

P: ¿Puedo configurar el módulo para que solo lo use un área específica de la empresa? 

R: Sí, puedes lograrlo utilizando la opción 'Añadir por segmento'. Primero, debes crear un segmento en el Directorio que incluya únicamente a los colaboradores de esa área, y luego seleccionar ese segmento al configurar los participantes.

P: ¿Que sucede con los reconocimientos anteriores si borro valores en el formulario? 

R: No se eliminan, se mantienen los reconocimientos con los valores anteriores

P: ¿Los valores son segmentables por subdominio? 

R: No, todos los valores son configurador por empresa